Срок хранения графика отпусков в организации: законодательство, правила и особенности

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Где должен храниться график отпусков

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков – образец.

Обратите внимание! Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.

Сколько хранится график отпусков в организации

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). В п. 453 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 3 года.

Началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2020 год, будет храниться в организации на протяжении 2021 – 2023 годов. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2024.

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением.

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

П. 434 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.

Важно! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.

Цели хранения графика отпусков

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 3 лет? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на следующие годы;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущие периоды;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

Как уничтожается график отпусков

Обратите внимание! Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной.

Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется приказом директора.

Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

В акте обычно содержатся следующие сведения:

  • название документа с истекшим сроком хранения;
  • период его хранения;
  • порядок и сроки его утилизации.

Итак, срок хранения графика отпусков составляет 3 года после завершения периода его действия. Обеспечение сохранности документа позволяет спланировать даты дней отдыха работников на предстоящий период, а также предотвратить возможные конфликтные ситуации на производстве.

График отпусков на 2020 год: топ-10 важных вопросов

Syda_Productions / Depositphotos.com

Приближается конец года, но для того, чтобы завершить его по всем правилам, установленным Трудовым кодексом, кадровикам уже сейчас необходимо наметить планы на следующий календарный год. Для этого, в первую очередь, нужно утвердить график отпусков работников организации.

До окончания нормативного срока утверждения графиков отпусков на 2020 год осталось меньше недели. Мы составили топ-10 ключевых вопросов, касающихся графика отпусков, некоторые из которых являются проблемными и до сих пор не имеют однозначных ответов.

Когда утверждать график отпусков?

ТК РФ предписывает работодателям утверждать график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Обычно этот срок приходится на 17 декабря, о чем указывает в своих разъяснениях и Минтруд России (письмо Минтруда России от 8 декабря 2017 г. № 14-2/ООГ-9399). При этом в силу ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день срока выпадает на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день. По мнению Минтруда России, это правило актуально и для срока утверждения графика отпусков.

Однако в целях недопущения нарушения трудового законодательства, связанного с несвоевременным утверждением графика отпусков, целесообразно все же не затягивать его оформление. Тем более, что ТК РФ не запрещает утверждать график отпусков в более ранние сроки, чем за две недели до Нового года. Фактическая дата готовности документа должна быть указана в графе “Дата составления”. Если же организация создана в течение календарного года, на который утверждается график отпусков, то последний следует составлять и дополнять по мере трудоустройства работников.

Локальный нормативный акт или нет?

На этот вопрос до сих пор нет однозначного ответа ни в законодательстве, ни в судебной практике. Не вносят ясность по нему и представители уполномоченных органов. Правовая природа графика отпусков в ТК РФ не определена – в действующих нормах закона он рассматривается как ежегодно оформляемый документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Между тем, в ч. 1 ст. 123 ТК РФ дан намек на отнесение графика отпусков к локальным нормативным актам (указано, что работодатель при утверждении графика отпусков должен руководствоваться порядком учета мнения профсоюза, установленным для принятия локальных нормативных актов). В пользу отнесения графика отпусков к локальным нормативным актам говорит и положение о том, что график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6).

ФОРМА

В свою очередь, приверженцы противоположной точки зрения отмечают, что норма локального нормативного акта устанавливает правило общего характера, адресованное неопределенному кругу лиц, а график определяет время отпуска конкретных работников, поэтому данные понятия не соотносятся между собой. Кроме того, форма Т-7 “График отпусков” утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 как форма первичной учетной документации. Помимо общего признака – разработка работодателем – других совпадений в определениях терминов “график отпусков” и “локальный нормативный акт” нет. Документы преследуют разные цели – локальный нормативный акт направлен на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей сторон трудовых отношений, а график отпусков – на систематизацию информации по отпускам. Кроме того, если первый рассчитан на неоднократное применение в отношении неопределенного круга лиц, то второй относится к конкретным работникам и актуален в течение календарного года, на который утверждается.

Знакомить работников с графиком отпусков или нет?

Решение указанного вопроса напрямую зависит от ответа на предыдущий вопрос. Так, если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков (Определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014).

Однако, если учесть, что отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

График отпусков может составляться либо по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (она носит рекомендательный, а не обязательный характер), либо по иной форме, разработанной в организации. График составляется в виде таблицы с указанием в отношении каждого работника дат (или месяцев) ухода в отпуск в конкретном календарном году. Документ подписывается начальником отдела кадров и руководителем или уполномоченным им лицом.

При необходимости дополнения графика отпусков данными о новых сотрудниках работодатели обычно заполняют еще одну форму, утверждая ее как дополнение к графику отпусков в порядке, аналогичном порядку утверждения самого графика.

Исходя из того, что график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, изменение его по воле одной из сторон недопустимо. Однако, если на корректировку графика отпусков из-за переноса сроков отпуска согласны и работник, и работодатель, то закон этому не препятствует (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15).

Кого можно не включать в график отпусков?

Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то его можно не включать в график отпусков, если его отпуск приходится на весь календарный год. “Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает”, – указывается в п. 20 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28 января 2014 г. № 1 “О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних”. Но не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе “Примечания”.

Однако, если отпуск по уходу за ребенком закончится в том году, на который составляется график отпусков, то невключение работника в график уже будет нарушением.

Требуется ли согласие на разделение отпуска на части при утверждении графика отпусков?

По общему правилу, отпуск предоставляется полностью. Разделение его на части допускается только по соглашению сторон при условии, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Причем работнику и работодателю необходимо согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой его части. Следовательно, утверждение графика отпусков, которым запланировано предоставление отпуска по частям, при отсутствии соглашения сторон о его разделении неправомерно. Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков или с приказом о его предоставлении сама по себе не выражает волю сотрудника, направленную на разделение отпуска на части, в том числе и на разделение именно таким образом.

Читайте также:  Что представляет собой заработная плата по статье 129 ТК РФ? Определение, состав, тарифная и окладная формы

Для нивелирования возможных претензий со стороны инспекторов труда работодателю, помимо ознакомления работника с графиком отпусков под роспись, следует либо получить от него заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение. Еще один вариант – дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии работника с разделением отпуска на части.

Однако, как показывает практика, контролирующие органы и суды могут придерживаться иной позиции по данному вопросу.

Кто имеет преимущественное право при выборе дат в графике отпусков?

При составлении графика отпусков работодатель и выборный профсоюзный орган должны учитывать, что действующее законодательство предоставляет отдельным категориям работников право использовать свой отпуск в летнее или иное удобное для них время. Так, уйти в отпуск независимо от запланированных в графике отпусков дат вправе:

  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
  • один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • инвалиды войны, ветераны боевых действий и некоторые другие категории, предусмотренные Федеральным законом от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ “О ветеранах”;
  • Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы, Герои Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
  • Герои труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Наряду с перечисленными, на отпуск независимо от запланированного графиком могут рассчитывать супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ), мужья и жены военнослужащих. Эти лица вправе использовать отпуск одновременно с отпуском своих супруга или супруги. Равно как могут воспользоваться отпуском не по графику беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), и совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

По просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

При составлении графика отпусков работодателям рекомендуется брать от работников, имеющих право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время, письменное заявление о том, в какое время они хотят использовать свой отпуск. Наличие такого заявления позволит изменить время использования отпуска только по взаимному соглашению сторон.

Большинство работников (те, которые не имеют преимуществ при использовании отпуска) могут отступить от времени использования отпуска, указанного в графике отпусков, только по договоренности с работодателем.

Кто должен отслеживать график отпусков?

Согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе (отделе кадров, службе персонала и т. п.). Именно он должен заблаговременно напомнить работнику о запланированном отпуске, уведомив его об этом в письменной форме под роспись. Причем речь идет именно об уведомлении (или извещении), а не о получении согласия от работника. Для оформления отпуска по графику достаточно оформления отделом кадров приказа о предоставлении отпуска, дополнительного заявления работника не требуется.

Нужно ли хранить график отпусков за прошлый год?

Согласно ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, график отпусков подлежит хранению в организации в течение одного года. Исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 указанного Перечня). Следовательно, график отпусков на 2019 год, который закончит свое действие 31 декабря 2019 года, следует хранить весь 2020 год, а график отпусков на 2020 год – до конца 2021 года.

Чем грозят нарушения при составлении графика отпусков?

К работодателям, допустившим нарушения, связанные с оформлением графиков отпусков, могут быть применены санкции ч. 1 ст. 5.27 КоАП – за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Самыми распространенными в данном случае являются такие нарушения, как:

  • несоблюдение срока утверждения графика отпусков;
  • отсутствие в графике отпусков даты утверждения (из-за чего невозможно установить, соблюдены ли сроки утверждения графика отпусков или нет);
  • неознакомление работников с графиком;
  • составление графика отпусков в установленном порядке без последующего его ведения (например, без проставления дат переноса отпуска и дат фактического предоставления отпуска);
  • неуведомление работодателем работника о начале отпуска за две недели.

Указанные нарушения могут повлечь предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., на юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

***

Поскольку многие вопросы, связанные с составлением и утверждением графика отпусков, не имеют однозначного ответа в законодательстве и в правоприменительной практике, их целесообразно урегулировать внутренними актами организации. Ведь обеспечение порядка в кадровых документах позволит не только обезопасить работодателя от необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, но и при необходимости безболезненно разрешить возникшие конфликты с сотрудниками.

Срок хранения графика отпусков в организации (2019 – 2020)

Сколько хранится график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

Согласно п. 453 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 3-х лет после окончания своего действия. Исходя из положений п. 4.1 Инструкции по применению Перечня (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237), за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2024.

ВНИМАНИЕ! До 18.12.2020 сроки хранения документов устанавливал приказ Министерства культуры от 25.08.2010 № 558, согласно которому график отпусков надо было хранить 1 год (п.693 приказа). Пока нет официальных разъяснений о периоде хранения документов, срок хранения которых изменился, рекомендуем применять максимальные сроки.

Как составить график отпусков на 2020 год см. здесь.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлые годы?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыха за прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогодних графиков предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедшие годы в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Приказ составляется в свободной форме. Пример приказа можно скачать по ссылке ниже.

Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Подробнее об уничтожении документов читайте в нашем материале.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2020 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

Читайте также:  Как правильно уволить сотрудника без его желания по закону? Порядок действий, причины, сроки и основания по статье 81 Трудового Кодекса РФ

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

  • 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  • 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) – для работников до 18 лет;
  • 30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) – для инвалидов;
  • 30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  • 42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

График отпусков: от утверждения до уничтожения

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Читайте также:  Увольнение совместителя по собственному желанию: образцы заявления и приказа, порядок отработки и расчета

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере), а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

График отпусков срок хранения

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

  • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
  • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
  • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Где должен храниться график отпусков

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам.

Сколько хранится график отпусков

Документы, которые связаны с организацией трудовых процессов в компании, должны храниться определенное количество времени. Для разных бумаг предусмотрен свой период. В частности, срок хранения графика отпусков определяется перечнем, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 558.

Скачайте документы из статьи

Сроки хранения документов: шпаргалкаDOC файл Пример заполнения графика отпусковDOC файл Форма № Т-7XLS файл Приказ о подготовке графика отпусковDOC файл Приказ о его утвержденииDOC файл Акт об уничтоженииDOC файл

Пунктом 693 Перечня установлен 1 год для хранения графика. Отсчитывать этот период надо с момента истечения срока его действия – 1 января года, следующего за окончанием действия. К примеру, график отпусков на 2017 год окончил действие 31 декабря 2017. С 1 января 2018 по 31 декабря 2018 он должен был храниться, а начиная с января 2019 компания может его уничтожить.

Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.

А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.

Чтобы не допустить подобной ситуации, следует запомнить порядок:

  • График заполняют и утверждают за 2 недели до нового года.
  • Он вступает в силу 01.01 и действует до 31.12 текущего года.
  • Перестает действовать с 01.01 следующего года, и с этой даты начинается отсчет годичного срока хранения – до 31.12.
  • По истечении этого периода документ можно уничтожить.

Отпуск запретят делить на части

Ежегодный оплачиваемый отпуск запретят делить на части, ведь период продолжительностью меньше 28 дней не дает полноценного физического и морального отдыха от работы. Подробнее об этой инициативе депутатов и о том, когда примут закон, читайте в журнале «Справочник кадровика».

Цели хранения

В принципе, юридической силы график отпусков лишается уже по завершении календарного года, на который он составлялся. И руководствоваться им ни одна сторона трудового соглашения уже не будет. Однако на любом предприятии может возникнуть непредвиденная ситуация:

  • спор между сотрудником и руководством;
  • ошибка при составлении приказа о предоставлении отпусков;
  • неверный расчет отпускных, выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Чтобы разрешить проблемную ситуацию, можно посмотреть старый график. Кроме того, он позволяет получить объективную картину отдыха сотрудников в прошлом году, сравнить разницу между запланированными и реально отгулянными отпусками и спрогнозировать предпочтения работников на будущий период. Что, в свою очередь, поможет лучшему планированию трудовых процессов в организации.

В результате, можно выделить следующие основные причины для хранения:

Ситуация, в которой понадобится прошлогодний график

Какие вопросы поможет решить

Выявление ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, начислениях отпускных и пр.

Даст возможность проверить все данные по отдыху сотрудников, станет дополнительным источником информации.

При возникновении спора между коллегами, которые не могут договориться об определенной очередности ежегодного отдыха.

Прошлогодний документ наглядно покажет, как очередность реализовывалась в предыдущем периоде.

Когда нужно быстро получить общую картину по периодам отдыха прошлого года, не поднимая массив приказов о предоставлении отпуска. А также выяснить разницу между запланированными периодами отдыха и реально использованными.

Такая статистика позволит лучше планировать трудовые процессы и предотвратит конфликты между сотрудниками при определении очередности выхода в отпуск.

При составлении нового расписания на следующий год.

Старый бланк за прошедший год позволит предположить предпочтения работников и составить актуальное расписание, в которое в дальнейшем не придется вносить слишком много изменений.

При анализе прошлогодних сбоев в рабочих процессах и попытке устранения их на следующий год.

Прошлогодний график покажет, как совпадающий отдых тех или иных сотрудников отобразился на сбоях в работе компании и, при учете этих данных, позволит составить новый на следующий год для оптимизации процессов.

Важен не только срок хранения графика отпусков в организации, но и условия. Они должны быть такими, чтобы персональные данные сотрудников были в должной мере защищены, как предписано главой 14 ТК РФ и законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Этот локальный акт компании может храниться:

  • В кабинете отдела кадров в отдельном стальном шкафу, ящике, сейфе, другом месте. Главное – возможность запереть на замок.
  • В ящике, сейфе, шкафу, расположенных в специально предназначенной для хранения документов комнате, попасть в которую можно только по пропуску.

Место, где лежат документы, должно быть защищено от пыли, света и выгорания, но при этом не обязательно передавать бланки в архив, учитывая недолгий срок их хранения.

► Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Способы хранения

Хранить расписания отдыха можно в отдельной папке, предназначенной исключительно для этого вида ЛНА, при этом следует разместить документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Но не исключен вариант, когда документы размещаются в папках по срокам хранения.

Некоторые компании хранят графики вместе с приказами о предоставлении отпуска за соответствующий год. Однако поскольку сроки хранения этих ЛНА не совпадают, такой вариант целесообразен только в случае, если не планируется их уничтожение спустя год. Работодатель может решить, сколько хранить график отпусков, ориентируясь на сроки, установленные для других документов. Например, на те же 5 лет, которые по общему правилу должны храниться приказы на отпуск.

► Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Приказ об уничтожении графика отпусков

График отпусков, срок хранения которого истек, нужно уничтожить. Однако просто отправить его в мусорное ведро или сдать в макулатуру нельзя. Есть определенный порядок, которого следует придерживаться, избавляясь от устаревших бумаг.

В конце текущего года начальник отдела кадров или другое ответственное лицо делает опись документов, подлежащих уничтожению. В начале следующего года руководство подписывает приказ о создании комиссии, ответственной за уничтожение документации в компании. Если есть постоянно действующая комиссия, состав которой уже был утвержден, это действие пропускается.

Комиссия составляет проект приказа и акта об уничтожении, которые подписываются руководителем компании. Если уничтожают также иные документы, они все должны быть вписаны в акт. Подробнее о процедуре уничтожения документов .

► Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

Как составить акт об уничтожении графиков отпусков

У этой бумаги нет установленного шаблона, поэтому каждая компания делает собственную форму. При этом лучше придерживаться определенной структуры, чтобы не упустить никаких важных моментов:

  • название предприятия;
  • состав комиссии с ФИО и должностями;
  • основания для утилизации – приказ об уничтожении;
  • перечень уничтожаемых бланков – их можно поделить на категории, если перечень окажется слишком велик;
  • вес или объем ликвидируемых бумаг.

После уничтожения дел на акте делают отметку об этом факте и способе, которым документы были утилизированы.

Добавить комментарий