Выдача трудовой книжки при увольнении: порядок и образец заполнения, уведомление и доверенность на получение, штрафы за нарушение сроков

Доверенность на получение трудовой книжки другим лицом

Трудовое законодательство гласит, что работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Однако последний не всегда может за ней прийти, к примеру, если он болен или переехал в другой город. Тогда можно воспользоваться способом получения трудовой по доверенности другим лицом.

Положения законодательства

Трудовая выдается бывшим нанимателем работнику обязательно. Об этом сказано в ст. 84.1 ТК РФ. Правила ведения и хранения трудовых книжек — ими руководствуются все работодатели — введены в работу Пост. Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Пункт 10 этих Правил утверждает, что в день расторжения договора надо внести в документ всю нужную информацию.

В Пункте 12 указано, что увольняемый должен удостоверить все записи книжки, расписавшись в личной карточке. Кроме того, Пункт 41 Правил гласит об обязательности проставления подписи увольняемого гражданина в журнале учета трудовых книжек.

Таким образом, считается, что экс-работник должен лично прийти за своей трудовой книжкой. Кроме того, прямого указания на то, что можно вернуть трудовую книжку по доверенности, нигде не зафиксировано. Как и то, что ее получить таким образом нельзя.

Нормы составления доверенности зафиксированы в ст. 185-189 ГК РФ. В соответствии со ст. 185.1. ГК РФ увольняемый может удостоверить документ у нотариуса или работодателя (если он юридическое лицо).

Особенности получения документа

Доверенное лицо должно представить доверенность работодателю доверителя. Не исключено, что работодатель захочет сделать ее копию. Важно проверить, что период действия бумаги не истек.

Гражданин, названный в доверенности, должен забрать трудовую, проверить все записи в ней, поставить подписи в личной карточке и журнале учета трудовых книжек и написать расписку, удостоверяющую, что он забрал документ.

Внимание! Не все руководители соглашаются выдать трудовую книжку другому лицу по доверенности. Это обусловлено тем, что в законодательстве такая возможность не прописана. В названной ситуации работнику придется согласиться на отправку документа почтой.

Пишем доверенность

Не запрещено составлять доверенность от руки. Но, как правило, у нотариуса уже есть готовые бланки. Документ имеет стандартную структуру:

  • название бумаги;
  • место создания;
  • дата создания (указывается обязательно прописью);
  • паспортные данные, дата рождения и место регистрации доверителя и доверенного лица;
  • суть действия, на которое перекладываются полномочия;
  • дополнительные действия, которые может осуществлять по доверенности гражданин;
  • период действия бумаги (если таковой не обозначен, то документ действует в течение года со дня заверения (ст. 186 ГК РФ));
  • подписи обоих лиц.

После формирования доверенности и постановки всех подписей ее заверяет нотариус своей подписью и печатью. Далее он вносит номер документа в специальный реестр. С этого времени доверенность начинает «работать».

Образец

тринадцатое марта две тысячи девятнадцатого года

Я, Леонтьева Варвара Ивановна, 17 февраля 1978 года рождения, паспорт: серия 9400 №123456, выдан 12 мая 2005 года Первомайским РОВД г. Ижевска, код подразделения 111-222, зарегистрирована по адресу: г. Ижевск, ул. Партизанская д. 200, кв. 200, настоящей доверенностью передаю полномочия Горбунову Михаилу Тарасовичу, 23 мая 1980 года рождения, паспорт: серия 9000 №112233, выдан 10 сентября 2000 г. Устиновским РОВД г. Ижевска, код подразделения 222-333, зарегистрированному по адресу: г. Сарапул, ул. Грибоедова д. 300, кв. 300, получить в Обществе с ограниченной ответственностью «Меркурий» (ООО «Меркурий») мою трудовую книжку для передачи ее мне.

Кроме того, М.Т. Горбунов в рамках данной доверенности вправе осуществлять все действия относительно получения моей трудовой книжки:

  • получить трудовую книжку Леонтьевой В.И. в ООО «Меркурий»;
  • поставить подпись в ее получении;
  • проверить сведения, внесенные в документ ООО «Меркурий»;
  • осуществлять все другие требуемые действия, относящиеся к этому поручению.

Документ выдан на один месяц, без права передоверия.

Доверенное лицо: Горбунов / Михаил Тарасович Горбунов

Доверитель: Леонтьева / Варвара Ивановна Леонтьева

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день). А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования .

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правила выдачи регламентируются ст 84.1 ТК РФ, а также положениями Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках”.

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

  1. Работником издается приказ об увольнении.
  2. В трудовую книжку вносится запись о расторжении трудового договора с указанием даты, причины, увольнения со ссылкой на статьи ТК, а также – номером приказа об увольнении.
  3. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями работодателя и сотрудника, а также печатью.
  4. Информация об увольнении и выдаче трудовой книжки вносится в личное дело работника, где последний расписывается.
  5. В журнал движения трудовых книжек также вносится пометка о выдаче книжки конкретному работнику, который подтверждает этот факт личной подписью в журнале.
  6. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику.

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Расписка о получении трудовой книжки

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

21 декабря 2020 года Иванов И.И.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

  1. Работник не увольняется, а просто хочет получить на руки трудовую для предоставления ее, к примеру, в Пенсионный фонд или банк при оформлении кредита. Скачать образец заявления на выдачу трудовой для оформления пенсии.
  2. Сотрудник после увольнения хочет получить документ посредством почтовой связи, поэтому составляет заявление о передаче трудовой книжки по почте. Установленной формы такого заявления нет. В самом упрощенном виде оно может выглядеть так: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте». Обязательно в конце необходимо указать дату составления и свою подпись с расшифровкой. Если Вы хотите, чтобы письмо направили не по тому адресу, с которого будете отправлять заявление, не забудьте уточнить этот момент и новый адрес.
  3. Бывший сотрудник пишет исковое заявление о выдаче трудовой книжки в суд, потому что работодатель не отдает ее добровольно.

Подавать иск в суд нужно после того, как Вы попробовали урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке, но получили отказ. Желательно, чтобы этот факт можно было подтвердить (ведь ответчик может попросту заявить, что Вы не приходили за документ и его вины в этом нет). Так как работодатель сам не напишет Вам письменный отказ, поскольку это явное нарушение закона, и скорее всего, он об этом знает, рекомендуем направить на адрес учреждения заказное письмо с заявлением выдать трудовую книжку. Предоставив суду копию этого заявления и уведомление о получении, Вы докажете судье, что предпринимали попытки забрать трудовую.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

  1. Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
    • Лично в инспекцию;
    • по почте;
    • на сайте онлайнинспекция.рф

По факту Вашей жалобы должны провести проверку и предоставить письменный ответ в течение 30 дней. В случае удовлетворения жалобы – на работодателя наложат штраф, а Вам выдадут книжку. Если же Вы получите отказ – можно попробовать обжаловать его старшему инспектору или же обратиться далее в прокуратуру или суд. Скачать образец жалобы в трудовую инспекцию

  • Прокуратура. По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. Скачать образец жалобы в прокуратуру.
  • Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). Скачать образец иска в суд.
  • Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

    Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

    Если сотрудник не может забрать лично: как быть

    Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

    Отправка по почте

    Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

    Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

    Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

    Также рекомендуем составить опись вложения, которая заверяется сотрудниками почтового отделения, где укажите, что работнику высылаете требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Нередки случаи, когда в суде работодатель предъявляет уведомление о вручении, на что получатель заявляет, что письмо получал, однако в нем не содержалось требования – вместо него был вложен чистый лист или открытка. Если будет опись – уже никак не схитришь.

    Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

    Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

    Выдача представителю по доверенности

    Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

    Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

    1. Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
    2. Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
    3. Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
    4. Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

    Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

    Выдача родственникам

    Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

    Ответственность работодателя за невыдачу книжки

    Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

    1. Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
      • От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
      • От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
      • От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

    Штраф уплачивается в пользу государства.

  • В пользу сотрудника, которому не была выдана трудовая или ее выдача была задержана по вине работодателя, согласно ст. 234 ТК РФ выплачивается компенсация в размере не полученного им заработка за период с момента увольнения до дня выдачи соответствующего документа.
  • Сотрудник вправе также взыскать моральную компенсацию, если докажет, что пережитый стресс отразился на его здоровье.
  • Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

    • несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. “а” п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ;
    • при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

    Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

    Порядок выдачи уведомления о получении трудовой книжки при увольнении. Образец письма

    Трудовая книжка является основным источником сведений о работе на протяжении всей жизни работника. Она также необходима для продолжения им трудовой деятельности. Поэтому работодатель должен обеспечить увольняемому лицу возможность своевременно получить этот документ.

    Что представляет собой извещение о необходимости получить документ?

    Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка выдается увольняемому в последний день его нахождения на рабочем месте. За допущенное нарушение предусмотрены наказания по статье 5.27 КоАП РФ – предупреждение или штраф в размере до 50 тыс. рублей.

    Также при этом работник не сможет устроиться на новое место работы. Тогда виновный должен возместить ему весь неполученный за этот период заработок. Однако часть 6 статьи 84.1 предусматривает ряд исключений из этого правила. К ним относятся случаи, когда последний день фактического выхода на работу не совпадает с датой увольнения по следующим основаниям:

    • прогул;
    • невозможность продолжить работу в связи с приговором суда;
    • истечение срока трудового договора, если он продлевался до окончания беременности или отпуска по беременности и родам.

    В день увольнения работник может не появиться или под разными предлогами отказаться забрать документы. В этом случае, чтобы избежать неприятных последствий, ему следует направить уволенному уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте.

    С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. При этом нужно приготовиться документально подтвердить факт отправки такого документа, поэтому необходимо бережно хранить все квитанции об оплате почтовых услуг и вторые экземпляры описей вложений, заверенные работником почтовой службы.

    Как правильно составляется?

    Нормативных требований к форме и содержанию уведомления законодателем не установлено, поэтому его можно составить с учетом принятых на предприятии правил документооборота.

    Главная цель уведомления – сообщить бывшему работнику о готовности выдать документ.

    В связи с этим ему предоставляется право выбрать один из двух установленных законодательством способов его получения. Приведем образец его заполнения.

    Содержание письма, уведомляющего о выдаче документа

    Петрову Петру Петровичу

    121614, г. Москва ул. Крылатская, д. 167, кв. 557

    129515, г. Москва, пр-т Мира, д. 157, офис 276

    эл. почта: e-mail@romashka.net

    Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

    г. Москва 26.02.2020 г.

    ООО «Ромашка» уведомляет, что в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. «26» февраля 2020 года вы отсутствовали на работе, что подтверждается актом от 26.02.2020 № 1, поэтому отсутствовала возможность выдать вам её на руки.

    Просим вас явиться в ООО «Ромашка» по адресу 129515, г. Москва, пр-т Мира, д. 157, офис 276 для получения трудовой книжки или дать письменное согласие на её отправление по почте.

    Дополнительно сообщаем, что со дня направления настоящего уведомления ООО «Ромашка» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    Генеральный директор Сорокин /Сорокин Е.П./

    Как направляется?

    Уведомление необходимо направить заказным письмом с описью вложения. В качестве адреса получателя обычно указывается место проживания бывшего работника, которое отражено в трудовом договоре. Однако дополнительным соглашением между сторонами может быть указан иной адрес для обмена корреспонденцией.

    Необходимо выдать документ или отправить его по почте в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника.

    Если сотрудник отказался забрать бумажный вариант

    С 2020 года можно отказаться от традиционного формата учета сведений о работе и полностью перейти на электронную форму. При этом трудовая книжка выдается работнику на руки, а при увольнении ему направляются сведения по форме СТД-Р.

    Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно части 5 статьи 66.1 ТК РФ в ней отражаются все кадровые мероприятия в отношении работника с момента поступления к данному работодателю. Они должны совпадать с записями в трудовой книжке и сведениями по форме СЗВ-ТД, поданными в ПФР.

    Документ, выдаваемый организацией, подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Физическое лицо может подписать его только лично. Если используется печать, то заверение ею подписи обязательно.

    Для направления сведений по форме СТД-Р применяются правила отправки уведомлений. При этом уведомлять уволенного о необходимости получить сведения не требуется.

    Законодатель защищает работодателя от недобросовестных действий бывшего работника. Если уволенному своевременно направить уведомление или сведения о трудовой деятельности, то он освобождается от ответственности и не несет дополнительных расходов.

    Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

    Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения — это документ, составленный в свободной форме, но с учетом определенных правил. Его готовят, если бывший сотрудник в последний рабочий день не получил бумагу о трудовой деятельности. Если работодатель намеренно задерживает книжку, экс-работник вправе через суд потребовать компенсацию.

    Что говорит законодательство о задержке выдачи трудовой

    По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ. Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.

    Алгоритм действий работодателя

    Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.

    Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.

    Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.

    В правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу направить уведомление. Чаще всего письмо отправляют на адрес, указанный в его личной карточке. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, уведомление направляют на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это свидетельствует о том, что руководитель принял все возможные меры для передачи документов.

    Если уведомление о явке за трудовой книжкой уволившийся сотрудник проигнорировал и не отправил в ответ письменное согласие на ее отправку по почте, то документ хранят в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения составляет 75 лет.

    Если человек согласен на отправку почтой России, оформляют заказное письмо с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении отправления. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему документы, связанные с рабочей деятельностью, по почте. Когда письмо пришло, в конверте ничего не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить: суду предоставили квитанцию об отправке письма, но доказательств, что в нем находилась трудовая книжка бывшего работника, не нашлось, поскольку при отправке опись вложения не составлялась.

    Судебная практика

    Судебная практика в этой сфере противоречивая. По Апелляционному определению Верховного Суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

    • пытался трудоустроиться без книжки;
    • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

    Аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

    Но есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств, в том числе уведомление о получении трудовой книжки по почте и ответ на него, для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход в Апелляционном определении Верховного Суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

    Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить

    Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?

    А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.

    Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.

    В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).

    В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.

    Трудовая иностранного гражданина: отправлять по почте или нет

    Утвержденные законодательством правила выдачи трудовой книжки при увольнении требуют в последний рабочий день отдать сотруднику книжку под подпись. Если человек не пришел за документом сам, работодатель готовит уведомление о необходимости его получить и одновременно предлагает направить его по почте. С согласия владельца бумаги отправляются ценным письмом. Но если работник живет за пределами страны, надо ли ему отправлять их почтой?

    В Министерстве труда и социальной защиты РФ считают, что делать это не только не надо, но и запрещено законом. В письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 чиновники напомнили, что сейчас действует порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу, который утвержден Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1. Из него следует, что ни трудовые книжки, ни военные билеты, ни удостоверения личности отправлять за границу нельзя. В таком случае работодатель вправе отказаться пересылать бумаги о стаже уволившемуся иностранному работнику, но должен хранить их «до востребования».

    Как оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения + образец для скачивания

    Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

    Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

    В каких случаях составляется уведомление для работника?

    Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

    Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

    Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

    Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

    1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
    2. Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
    3. Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

    Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

    Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

    В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

    Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

    Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

    В документе следует отразить такую информацию:

    1. Наименование компании, её реквизиты.
    2. Порядковый (регистрационный) номер документа.
    3. Дата оформления этой бумаги.
    4. Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
    5. Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
    6. Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
    7. Дата состоявшегося увольнения.
    8. Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
    9. Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
    10. Печать компании (если используется).

    Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

    Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

    Скачать образец на получение

    Полезное видео

    Особенности получения трудовой книжки при увольнении работником смотрите в видео:

    Выводы

    Таким образом, работодатель обязан уведомить уволенного сотрудника о том, что трудовую книжку ему необходимо забрать.

    Это нужно сделать, если после увольнения бывший работник не приходит за своими документами или вообще отказывается их забирать. Соответствующее уведомление оформляется письменно.

    Отправив физлицу напоминание о необходимости получения, руководство организации снимает с себя ответственность.

    Составление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

    Уведомление о получении трудовой книжки направляет работодатель уволенному сотруднику в том случае, если он сам не выразил желания явиться за ней сразу после полного расчета. Выдать этот документ на руки должна кадровая служба со всеми записями в течение 3-х дней после освобождения лица от выполнения трудовых обязанностей. Нарушение установленного порядка грозит административной ответственностью.

    Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

    Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.

    Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:

    • Трудовой кодекс РФ;
    • Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
    • Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
    • Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
    • Инструкция Минтруда от 2003 года.

    После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.

    При увольнении работодатель делает в документе соответствующую отметку, руководствуясь вышеуказанными положениями, и отдает ее лично сотруднику. Передавать трудовую через третьих лиц недопустимо, если у них нет нотариальной доверенности.

    Важно знать! Если человек не пришел для получения в назначенный день, на его адрес направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

    Выдача трудовой при отсутствии сотрудника

    Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:

    1. В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
    2. Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
    3. Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
    4. Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
    5. Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.

    Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.

    Правила составления уведомления

    Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку направляется работнику почтой или курьером. Строгой формы для документа не предусмотрено, но кадровая служба должна учитывать положения ст. 84.1 ТК РФ. Составляется оно в произвольном виде, с обязательным содержанием требования прийти в кадровый отдел. В извещении должны быть следующие сведения:

    • Исходящий номер документа, дата его составления и место;
    • Реквизиты сторон, а также ссылка на трудовой договор;
    • Сообщение о причине и порядке расторжения контракта;
    • Временной отрезок и место, когда человек обязан забрать трудовую книжку;
    • Информация о том, что отправка документа почтой возможна только при наличии согласия со стороны владельца;
    • Подпись руководителя и печать организации.

    Высылка уведомления курьером является также соблюдением установленного регламента относительно необходимости забрать трудовую книжку и нужные справки. Направление через доверенное лицо требует распечатку извещения в двух экземплярах, на втором гражданин ставит отметку о дате и времени получения.

    Образец уведомления

    Общество с ограниченной ответственностью «Пирожков и компания»

    Исх.№ 35 от 01.02.2003
    Петрову Ивану Дмитриевичу
    г. Ижевск, ул. Еловая, д.8

    УВЕДОМЛЕНИЕ
    О необходимости получения трудовой книжки

    Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

    В соответствии с ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем о необходимости в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пирожков и компания» для получения трудовой книжки, или дать письменное согласие на отправку ее почтой России.

    Копия приказа о расторжении трудового договора.

    Начальник отдела кадров Ильин И.В.

    Сроки отправки

    Уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении направляется сотруднику в течение 3-х дней после расторжения договора. Если она была утеряна, то ответственность за выдачу дубликата возлагается на кадровый отдел.

    Ответственность за неотправку уведомления

    Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.

    Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.

    Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).

    Читайте также:  Выплаты военнослужащим при увольнении: взносы на ипотеку, выходное пособие, расчет дополнительных компенсаций
    Добавить комментарий