Документы для командировки: бумаги, подтверждающие командировочные расходы на проживание, проезд, можно ли сдать отчет и не подтверждать траты документально? 2019 год

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

1. Типы командировочных расходов

2. Как правильно отразить порядок

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника

3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.

При командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

  • оплата сервиса в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Это интересно:  Приказ о распределении функциональных обязанностей по охране труда на предприятии: образец, как распределяются функции между должностными лицами организации? 2019 год

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Сегодня мы рассмотрим сложные вопросы, касающиеся подтверждения расходов на командировки.

Можно ли учитывать в расходах суточные, выплаченные сотруднику, который направлен в командировку на территории РФ по командировочному удостоверению?

: С 2015 г. обязательные командировочные удостоверения отменен ы подп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 . И организация должна направлять работника в командировку на основании письменного решения работодателя, в котором должны быть указан ы п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение) :

  • срок командировки;
  • ее цель (служебное поручение);
  • место командировки.

Таким образом, рекомендуем вам издать приказ руководителя о направлении работника в командировку (например, по форме № Т-9).

Если не будет приказа руководителя на направление работника в командировку, то проверяющие могут счесть ваши командировочные расходы документально не подтвержденными и вам придется отстаивать их в судебном порядке.

В случае если в вашей организации применяется и командировочное удостоверение, само по себе оно помехой для учета расходов не будет. И может служить дополнительным подтверждением числа дней командировки, если в таком удостоверении будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него.

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально.
Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т. д.?

Чтобы учесть в расходах компенсацию, выплачиваемую курьеру для возмещения затрат на проезд, надо включить его должность в перечень сотрудников с разъездным характером работы

: Суточные не облагаются страховыми взносами при условии, что они выплачены в пределах норм, установленных в соответствии с законодательство м подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

Суточные работникам, чья работа носит разъездной характер, предусмотрены ТК ст. 168.1 ТК РФ . А размер суточных и порядок их возмещения работодатель должен установить самостоятельно (коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным акто м) ст. 168.1 ТК РФ . Кроме того, он должен установить перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа носит разъездной характер. Каких-либо иных требований относительно суточных в ТК нет.

Если, к примеру, локальный акт предусматривает оплату суточных по фактическим расходам, подтвержденным документами, то работник должен подтверждать все свои дневные расходы — питание, проезд и т. д.

Если же в локальном акте предусмотрена выплата суточных в твердой сумме без предоставления документов, то ничего подтверждать не нужно.

Соответственно, если работа конкретного лица носит разъездной характер (согласно действующему в организации перечню и трудовому договору работник а ст. 57 ТК РФ ) и суточные выплачены согласно порядку, закрепленному локальным актом, то они не подлежат обложению взносами. Какого-либо дополнительного подтверждения не требуется, Письмо Минтруда от 28.12.2015 № 17-3/В-641 противоречит законодательству.

Командированный работник бронировал гостиницу на интернет-сайте. Онлайн-платеж за услуги проживания сделал с личной банковской карты. К авансовому отчету он прилагает счет гостиницы (не является БСО) и выписку со счета своей карты. Можно ли признать расходы в налоговом учете?

: Да, можно. Расходы по бронированию и проживанию в гостинице учитываются при налогообложении прибыли при условии их документального подтверждени я подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ . При оказании услуг гостиница обязана выдавать чек ККТ или бланк строгой отчетности только в двух случая х пп. 1, 2 ст. 2, абз. 4 п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ ; п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства от 09.10.2015 № 1085 :

  • при расчетах наличными деньгами;
  • при расчетах с использованием платежных карт.

При оплате через Интернет наше законодательство не обязывает гостиницу применять ККТ (выписывать БСО).

  • счетом из гостиницы, оформленным надлежащим образом;
  • банковской выпиской операций по карте, с которой были списаны деньги за проживание в гостинице.
Это интересно:  Как написать претензию в магазин? Образец претензии в магазин 2019 год

Услуги гостиницы оплачены подотчетным лицом с использованием банковской карты. Продавец в таком случае обязан был выдать кассовый чек и чек POS-терминала. Но сотрудник приложил к авансовому отчету только счет гостиницы (не является БСО) и чек POS-терминала. Кассового чека нет. Можно ли принять расходы в целях налога на прибыль?

: Действительно, покупателю, расплатившемуся платежной картой, в общем порядке должен быть выдан кассовый чек, а также документ по операциям с использованием платежной карты (выдаваемый POS-терминалом).

В Положении Центробанка об операциях с использованием банковских карт указано, что чек POS-терминала или слип является основанием для расчетов и служит подтверждением совершения операци й п. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П .

“ Кассовый чек является первичным документом, который продавец обязан выдать покупателю, в том числе и при оплате банковской картой. Таким образом, он должен быть у работника.

Однако если он утерян, можно, конечно, взять счет гостиницы с печатью и пометкой «Оплачено» плюс чек POS-терминала. На основании этих документов и утвержденного авансового отчета расходы на оплату услуг гостиницы можно учесть в составе командировочных расходо в ” .

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г. Белгород)?

: В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основани и п. 7 Положения :

  • служебной записки;
  • документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Сотрудник, направленный в командировку в Москву сроком на 5 дней, остался там на выходные. Как правильно в таком случае учесть расходы на обратную дорогу?

Командированный уехал к месту командирования на поезде, билет имеется, а обратно приехал на попутном транспорте. Чем подтвердить срок его командировки?

: Если у работника нет проездных документов на обратную дорогу, определить срок фактического пребывания в командировке можно на основани и п. 7 Положения :

  • документов по найму жилого помещения в месте командирования (гостиничной квитанции);
  • документа, содержащего подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). Такой документ может сопровождаться служебной запиской.

Работник может задержаться в месте командирования на 2— 3 дня. Если руководитель согласен с этим, то расходы на обратный проезд без проблем можно учесть при расчете налога на прибыль.

ФНС считает, что при отсутствии проездных документов служебная записка может подтверждать срок командировки, если он не выходит за рамки срока, указанного в приказе руководителя о направлении работника в командировк у Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427 .

Сотрудник в командировке арендовал автомобиль. К отчету приложил только квитанцию ПКО. В приказе о направлении в командировку аренда транспорта не прописана. Можно ли принять такие расходы? И надо ли удерживать НДФЛ?

  • при наличии одного только ПКО (без других первичных документов). Минфин указывает, что для списания таких расходов в налоговых целях подтверждающими документами могут быть договор аренды, акт о передаче/ возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличи и) Письмо Минфина от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 ;
  • при отсутствии в коллективном договоре или ином локальном акте условия о возмещении расходов на аренду авто для передвижения в месте командировки (в отличие от его аренды для проезда к месту командировки). Минфин и ФНС считают это необходимым требованием для списания таких расходов в налоговом учет е Письма Минфина от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80 ; ФНС от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246 .

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Но независимо от того, учтете ли вы эти расходы при расчете налога на прибыль, должен быть решен вопрос о возмещении этих затрат работнику.

Само по себе отсутствие договора аренды и актов приема-передачи арендованного авто не может быть причиной отказа работнику в возмещении этих расходов. Ведь он представил подтверждающий документ — ПКО, из которого видно, сколько и за что (текст в строке «Основание») он заплатил.

Однако если аренда машины в командировке заранее не была согласована с руководством и не указана в локальных документах организаци и ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения , работнику нужно написать заявление директору о возмещении расходов на аренду (оно будет приложением к авансовому отчету). Директор должен решить, возмещать ли эти расходы. Если он решит возместить и утвердит авансовый отчет, то тем самым одобрит сделку по аренде авто от имени фирм ы ст. 183 ГК РФ .

Если в командировке работник планирует взять автомобиль напрокат, нужно до отъезда согласовать такие расходы с руководителем.

Для проезда к месту командировки работник воспользовался автобусом пригородного сообщения. В автобусном билете нет информации о маршруте, датах выезда и приезда, указаны только серия, номер и название документа, наименование перевозчика и стоимость. Можно ли учесть такие расходы на проезд в налоговом учете?

: Да, можно, поскольку билет оформлен в соответствии с действующим законодательством. Он содержит все реквизиты, необходимые для билета на пригородный автобус, приобретенный в самом автобус е п. 1 ст. 252 НК РФ; подп. «в» п. 1, п. 4 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112 .

В командировку едет руководитель. Билеты и проживание в гостинице оплачивает секретарь со своей банковской карты. В таком случае отчитываться за руководителя тоже должен секретарь?

Несмотря на то, что в автобусном билете содержится минимум нужной информации, это не помеха для учета расходов на проезд в командировке

: Да, если секретарь тоже направлен в командировку и там он оплачивает затраты на проезд и проживание за руководство. Каждый работник по итогам командировки должен отчитываться только о своих тратах. Секретарь в расходах отразит оплату проживания в гостинице за себя и руководство, а также расходы на билеты. В отчете руководителя таких расходов вообще не будет. И это нормально. Ведь расходы секретаря обоснованны — они сделаны не для личных целей, а для нужд компании.

Если хотите дополнительно подстраховаться, можно попросить секретаря написать пояснительную записку с описанием ситуации.

Если же секретарь не ездил в командировку, а оплатил затраты на билеты и проживание в гостинице со своей банковской карты до начала командировки руководителя, нужно:

  • составить авансовый отчет о расходах секретаря, приложив к нему подтверждающие документы (приобретенные билеты, подтверждение из гостиницы об оплате, выписку с банковской карты). Если аванс не выдавался, нужно написать заявление на имя руководителя на возмещение расходов;
  • утвердить этот авансовый отчет у руководителя или получить его одобряющую визу на заявлении. После чего надо возместить расходы секретарю. Дожидаться начала/ окончания командировки руководителя для этого не нужно.
Это интересно:  Протокол опроса пострадавшего при несчастном случае форма 6: скачать бланк и образец заполнения, правила оформления, сроки составления документа 2019 год

А вот для целей налогообложения прибыли расходы на проезд и проживание в командировке надо будет учесть после окончания самой командировки и утверждения авансового отчета по ней подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Сотруднику перечислили на карту деньги на покупку авиабилета. Но непосредственно сам билет был куплен его другом (не является сотрудником компании). Можем ли мы учесть в расходах стоимость авиабилета?

Р. Ярошенко, налоговый юрист

В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?

Чем подтвердить проезд?

Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.

Другое дело – затраты на проезд. Их подтверждением служат авиа- или железнодорожные билеты. Но что делать, если работник потерял билеты? Он может написать заявление о том, что билеты утеряны, и попросить возместить понесенные расходы. Но выплата такой компенсации будет иметь определенные налоговые последствия и для предприятия, и для работника.

Прежде всего отметим, что компенсировать всю сумму понесенных работником затрат на проезд скорее всего не получится. Дело в том, что, согласно пункту 19 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках. », оплата проезда при отсутствии подтверждающих документов осуществляется по минимальной стоимости (далее – инструкция № 62).

Иными словами, при утрате работником билетов руководитель фирмы вправе принять решение о возмещении расходов по стоимости самой дешевой транспортировки до места командировки и обратно.

Таким образом, основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление командированного работника с визой руководителя и указанием суммы возмещения, определенной по минимальной стоимости, которую необходимо подтвердить справкой транспортной службы.

Сумму компенсации, выплаченную по заявлению, нельзя принять в налоговом учете. А все потому, что нет первичного документа – следовательно, нет и документального подтверждения. А оно является главным условием для учета расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Начислять на сумму компенсации ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд не нужно. Ведь ЕСН не облагаются выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 3 ст. 236 НК РФ). Страховые взносы в Пенсионный фонд начисляются на те же выплаты, что и ЕСН. Так установлено пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Согласно статье 217 Налогового кодекса, НДФЛ не удерживается с компенсации сотруднику расходов на проезд, фактически произведенных и документально подтвержденных. Таким образом, затраты на оплату проезда, не подтвержденные документами, подлежат включению в налогооблагаемый доход работника.

Простое решение

Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.

Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.

Где вы были, где вы жили?

Вместе с билетом работник может «посеять» и счет за проживание в гостинице.

Ранее – до 1 января 2003 года, – если командированный работник не предъявлял к оплате документы, подтверждающие наем жилого помещения, ему выплачивали компенсацию из расчета 12 рублей в сутки. Такой норматив был установлен приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н. Но с выходом постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 этот документ утратил силу.

Есть еще один нормативный акт, в котором речь идет о размерах выплаты командированным за проживание в случае утери счета из гостиницы, – инструкция № 62. Но указанные в ней суммы до смешного малы.

Вместе с тем, согласно трудовому законодательству, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой. При этом в статье 168 кодекса сказано, что порядок и размеры возмещения затрат определяются коллективным договором. Следовательно, условия выплаты компенсации расходов, не подтвержденных документально, фирма может установить самостоятельно, главное – не забыть все это прописать в договоре.

Независимо от суммы, которую вы выплатите работнику в качестве компенсации, учесть ее при расчете налога на прибыль все равно нельзя. Опять-таки действует правило документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значит, в налоговую базу по ЕСН она тоже не попадет. Что касается НДФЛ, ситуация здесь такая же, как и в случае компенсации стоимости проезда.

Универсальный вариант

Есть вариант, при котором будут соблюдены все требования нормативных документов и работник ничего не потеряет. Для этого нужно сделать следующее.

Во-первых, стоимость утерянных билетов и счетов за проживание можно компенсировать, как требует того инструкция о служебных командировках № 62, по минимуму. С выплат удержать НДФЛ.

Во-вторых, определить денежную «потерю» работника. Сюда входит доплата до фактической суммы расходов и сумма удержанного с компенсации НДФЛ.

И, наконец, в-третьих, выплатить сотруднику премию за профессиональные успехи. Ее сумма должна быть равной сумме доплаты вместе с удержанным НДФЛ плюс 13 процентов (налог, который будет удержан с премии). В этом случае работнику будет компенсирована фактическая сумма затрат.

Докажи, что проживал

Однако наличие документов, подтверждающих проживание, отнюдь не панацея от претензий налоговых инспекторов. Дело в том, что для подтверждения расходов по найму жилого помещения и оплате брони работник должен предъявить счет по форме № 3-г, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Это документ строгой отчетности, заменяющий применение ККТ (Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но иногда в гостиницах в подтверждение оплаты выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ. Вопреки распространенному мнению инспекторов, даже в этом случае затраты по найму жилья можно учесть в составе затрат. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

На самом деле во время командировки работник может проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении.

Но все же лучше, если расходы по найму жилья будут подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на их основании можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Статья написана по материалам сайтов: nalogobzor.info, kadrovyhdel.ru, glavkniga.ru, www.klerk.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий