Служебная записка: как написать, правила оформления и образец 2019 год

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

    Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

    Это интересно:  Ответственный за электрохозяйство: требования по новым правилам, кого можно назначить, должностные обязанности и права, порядок назначения и образец приказа 2019 год

    Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

    Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

    • информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
    • содержит выводы и предложения составителя
    • информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
    • содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение

    В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо в п. 1 ст. 252 НК РФ , например:

    • служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн о Постановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
    • для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр а п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани й Письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
    • объяснительная записка может пригодиться:
    • для получения вычета по НДФЛ на ребенк а подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ы Письмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ ;
    • для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ы Письмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

    Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ а п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

    Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

    Утверждена приказом по ООО «Альфа»
    от 27.12.2011 № 123

    4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

    4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

    • наименование структурного подразделения — составителя записки;
    • наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
    • дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
    • адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
    • заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
    • отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
    • подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

    4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

    В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

    Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

    4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

    Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

    Генеральному директору
    ООО «Альфа»
    И.И. Стасову

    Начальнику отдела кадров
    С.В. Климовой
    Причины, указанные в объяснительной,
    признать неуважительными.
    Применить дисциплинарное взыскание
    в форме замечания к Т.И. Богдановой

    Главному бухгалтеру
    А.Д. Жаровой
    Принять меры к восстановлению ГТД

    30.08.2012

    ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
    от 30.08.2012 № 12

    О причинах утраты оригинала ГТД

    Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

    Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

    Служебная записка — это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т. п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки — дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать. В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.

    Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка — это инструментарий общения внутри предприятия.

    Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.

    Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.

    Это интересно:  Образец заявления в комиссию по трудовым спорам 2019 год

    Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.

    Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.

    • на премирование сотрудника;
    • на отправление работника в командировку;
    • сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
    • служебная записка на приобретение;
    • уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
    • просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.

    Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей — это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

    Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

    • в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
    • вариантов написания даты два — как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
    • в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
    • информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.

    В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

    Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком — допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.

    Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

    Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.

    Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация — ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца. Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.

    Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

    Самые распространенные ошибки это:

    • служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
    • о повышении заработной платы;
    • о повышении в должности.

    Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.

    Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

    Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

    «Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
    Служебная записка
    № 19-43/102
    От 13 апреля 2015 года
    О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.

    Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»

    Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 21-45/104
    От 16 апреля 2015 года
    О списании неработоспособного ПК
    Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходили регулярные сбои в работе. Проведенная вследствие этого диагностика специалистами подразделения информационных технологий показала следующее: ПК не надлежит дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать вышеуказанное оборудование по неработоспособности.

    Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»

    Помимо нее, понадобится еще одна записка — на замену списанного оборудования.

    «Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
    Служебная записка
    № 22-46/104
    От 17 апреля 2015 года
    О замене неработоспособного ПК
    Персональный компьютер специалиста отдела, Максименко Р. Д. был списан и нуждается в замене по причине его неработоспособности (по док. № 20-44/103 от 15.04.2015). Прошу предоставить новое оборудование, соответствующее по параметрам списанному. О выполнении прошу сообщить в письменном виде. К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах.

    Начальник отдела Л. А. Кудрявцев»

    Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что «путаница» между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).

    В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное.

    Это интересно:  Характеристики и особенности договора поставки 2019 год

    Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг — шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.

    В общем и целом, служебная записка — очень удобный инструментарий, овладеть которым не составляет труда и при правильном использовании которого наблюдается слаженная и четкая работа коллектива организаций. Она помогает поддерживать целостную связь между отделами, а также укрепляет структуру, которую они составляют.

    Служебные записки являются широко используемым внутренним документом в организациях.

    Это наиболее доступный способ получения необходимой информации от параллельных структур компании.

    Далее рассмотрим, как составляется данный документ, каковы требования к его оформлению.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

    Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

    Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

    Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

    Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

    «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

    Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

    Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

    Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

    Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

    По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

    Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

    С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

    Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

    Основное содержание. В содержании записки может быть текст, таблица, анкета. Повествование обычно включает в себя два раздела: мотивировочный (основания и цели направления СЗ) и заключительный (итоги и просьбы).

    Далее следует указание на приложенные к СЗ дополнения (если они имеются) и проставляется подпись лица, от чьего имени направляется СЗ.

    Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

    Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

    • он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
    • Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
    • Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
    • Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
    • Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

    Пример документа на фото ниже:

    Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

    Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

    В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

    1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
    2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
    3. Не поддающиеся прочтению;
    4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
    5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
    6. И другие.

    Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, glavkniga.ru, businessman.ru, 101million.com.

    «

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий