Замещение на время отпуска временно отсутствующего работника по ТК РФ: возложение обязанностей основного сотрудника, образец служебной записка, заявления 2019 год

Уход основного сотрудника в отпуск всегда негативно сказывается на деятельности предприятия. Чтобы исключить или минимизировать расходы, компания может на время отсутствия основного работника нанять другого человека, который будет исполнять его обязанности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для этого требуется заключить трудовой договор. В нем должны быть прописаны все условия и работа, исполнение которой является обязательным.

Для разрешения данной ситуации в ТК России предусмотрено сразу 4 варианта, позволяющие заменить временно отсутствующего человека:

  • временный перевод другого сотрудника компании на освободившуюся должность. С человека снимаются обязанности по выполнению своей основной работы;
  • работа по совместительству. Данный вариант может быть предложен, как работнику самой компании, так и человеку из другой организации. Новые обязанности человек будет выполнять только в свободное от основной работы время, например, в выходные или после завершения основного рабочего времени;
  • найм нового сотрудника путем подписания срочного договора, действующего до выхода основного работника. Данный вид трудоустройства предполагает полную занятость человека на предприятии;
  • предложение другому человеку о выполнении обязанностей ушедшего в отпуск сотрудника, за что будет вноситься доплата. В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ человек должен производить выполнение своих и дополнительно возложенных на него обязанностей в основное рабочее время.

Какой способ выбрать решает только сам руководитель, в зависимости от того, какой вариант будет более предпочтителен для компании. Независимо от принятого решения, данные действия должны быть официально оформлены.

Замена временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ невозможна без официального оформления и наличия: служебной записки, согласия сотрудника и приказа. К их оформлению нужно отнестись с особой ответственностью, так как при наличии каких-либо ошибок или недостоверной информации документ будет признан недействительным.

На законодательном уровне не установлена единая форма служебной записки, что позволяет использовать фирменный бланк или составлять ее в свободном виде.

Любая служебная записка должна содержать в себе информацию:

  • о человеке, на имя которого составляется документ, чаще всего это гендиректор. В данном пункте необходимо указать ФИО без сокращений, а также полное наименование организации;
  • о дате составления записки;
  • о наименовании документа. Например, «Служебная записка о принятии обязанностей другого сотрудника на время отпуска»;
  • о причинах, по которым возникла необходимость замены сотрудника. В данном пункте указывается факт ухода работника, ранее занимавшего должность, в отпуск;
  • о ФИО человека, который будет временно исполнять обязанности;
  • о ФИО гражданина, составившего записку. Здесь же необходимо указать занимаемую должность и поставить подпись.

После полной проверки всех данных записка должна быть передана руководителю для рассмотрения, подписания и проведения дальнейшей процедуры оформления.

Возложение на человека дополнительной работы в связи с совмещением на время отсутствия основного работника возможно только после получения согласия, оформленного в письменном виде

Они указывают на то, что сотрудник сам согласился взять на себя часть или все обязанности человека, находящего в отпуске. В противоположном случае возложение работы со стороны руководителя будет считаться незаконным.

Сотрудник может сам направить руководителю документ с просьбой возложения новых обязанностей при условии наличия дополнительной платы. В заявлении необходимо указать:

  • наименование организации;
  • ФИО человека, которому адресован документ;
  • ФИО и должность составителя заявления;
  • название документа. Например, «Заявление на замещение на время отпуска»;
  • изложить просьбу с указанием ФИО сотрудника, которого требуется заменить. Например, «По причине ухода в отпуск Смирнова К.Р. прошу возложить на меня его обязанности менеджера по продажам в период с 03.05.2018 по 30.05.2018 за дополнительную оплату в порядке совмещения должностей»;
  • дату составления документа.

В конце должна быть поставлена подпись заявителя. Сам руководитель может направить сотруднику предложение о совмещении должностей на определенный период.

В такой ситуации человек обязан полностью ознакомиться с документом и, в случае согласия, подписать его. В данном документе должен быть указан полный временной период, а также размер положенной доплаты.

Сотрудник может приступать к исполнению новых обязанностей только после издания и вступления в силу приказа. Он издается директоров организации.

В приказе должна быть указана информация:

  • о наименовании компании;
  • о названии и номере документа;
  • о месте и дате составления приказа;
  • об основаниях для издания приказа. Обычно указывается: служебная записка, согласие работника или допсоглашение к ранее заключенному договору трудоустройства;
  • о причинах, по которым происходит замещение отсутствующего работника;
  • о точном периоде, когда сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
  • о наличии доплаты и ее размере. Чаще всего указывается в процентном соотношении от должностного оклада;
  • о ФИО руководителя организацией;
  • о ФИО сотрудника, который будет выполнять дополнительную работу.

В конце документа должна стоять подпись руководителя. Кроме этого, работник должен быть ознакомлен с приказом, о чем будет свидетельствовать подпись.

Расчет доплаты, которую получит человек за выполняемую дополнительно работу, возлагается на бухгалтера организации, в которой производится процедура оформления совмещения должностей или совместительства.

Стандартная формула, используемая при расчете:

Чаще всего оплата производится в зависимости от конечного объема выполненной работы или с учетом отработанного времени.

  • в организации менеджер по продажам ушел в отпуск на 20 дней в мае 2019 года;
  • за это время будет 14 рабочих дней;
  • его оклад составляет 20 000 рублей;
  • на время отпуска его обязанности возлагаются на другого человека в порядке совместительства;
  • за выполнение требуемого объема работы человек будет получать доплату в размере 50% от оклада.
Это интересно:  Выписка из ЕГРП на недвижимое имущество: как оформить, особенности получения и образец 2019 год

От данной суммы требуется вычесть НДФЛ в размере 13%, а также произвести начисление страховых взносов в размере 30%.

Руководитель в качестве своей замены может выбрать любого человека, который обладает достаточными знаниями для решения повседневных задач.

Чаще всего роль такого человека выполняет замдиректора. Ему потребуется проводить заключение и подписание договор, внутренних и внешних документов, отчетов. Иногда круг обязанностей расширяется представлением компании в органах власти или суде.

Для возложения обязанностей на другого человека директор должен издать соответствующий приказ, в котором указывается:

  • причина и точный временной период;
  • суть приказа;
  • дата, когда человек должен приступить к выполнению новой работы.

При желании в приказе указывается точный круг обязанностей человека. В конце документа должна быть подпись руководителя и временного заместителя.

Уход сотрудника в отпуск всегда сопровождается уменьшением объема выполненной работы по контурному направлению деятельности компании.

Чтобы этого избежать руководитель может произвести временную замену ушедшего в отпуск работника другим человека, как новым, так и уже работающим в организации. Вся процедура замещения должна иметь официальное оформление в соответствие с действующим законодательством.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
  5. Регионы — 8 (800) 333-88-93

При уходе работника в отпуск, выполнение его должностных обязанностей может возлагаться на другого сотрудника подразделения. В статье расскажем о том, как правильно оформить перевод, изучим документы для замещения временно отсутствующего сотрудника.

Один сотрудник предприятия может взять на себя выполнение обязанностей другого в случае, если последний временно отсутствует на рабочем месте. Причин для отсутствия может быть несколько: работник ушел в отпуск (ежегодный, дополнительный), заболел (больничный оформлен листом нетрудоспособности), отсутствует на работе по личным причинам (отпуск без сохранения среднего заработка), т.п.

В случае отсутствия работника, работодатель вправе распределить его трудовые обязанности между остальными сотрудниками подразделения.

Если речь идет о небольшом подразделении с двумя-тремя сотрудниками, то распределение между ними должностных обязанностей отсутствующего является нецелесообразным, в связи с высокой трудовой нагрузкой. В таком случае работодатель оформляет замещение временно отсутствующего работника.

Согласно данной процедуре, один из работающих сотрудников полностью выполняет обязанности отсутствующего (на время отпуска, больничного, т.д.), в то время как выполнение его функций приостанавливается или передается на третьего работника. Замещать отсутствующего сотрудника может как работник внутри отдела, так и сотрудник другого подразделения компании. Читайте также статью: → «Порядок замещения работника на время отпуска».

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Процедура оформления замещения отсутствующего работника регулируется трудовым законодательством. Обобщенная информация о действующих законодательных актах – в таблице ниже.

В случае производственной необходимости, при отсутствии одного из работников (отпуск, больничный, т.п.), работодатель может возложить на другого сотрудника компании выполнение обязанностей отсутствующего. При этом работник на замещении не выполняет свои основные должностные функции, а полностью замещает обязанности отсутствующего. Читайте также статью: → «Замещение на время больничного и особенности оформления».

При оформлении замещения временно отсутствующего сотрудника, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Согласование замещения. Работодатель вправе временно перевести сотрудника на замещаемую должность только при его согласии. Получить согласование от работника необходимо в письменном виде, которое, как правило, оформляется в виде заявления. Документ составляется в свободной форме, с указанием следующей информации:

  • период замещения (дата начала и окончания, количество дней);
  • ФИО должность отсутствующего сотрудника;
  • порядок доплаты (указывается в соответствии с внутренними нормативными документами фирмы);
  • основание для замещения (номер и дата приказа об отпуске, листка нетрудоспособности, т.п.).

Также в заявлении должны быть отражены обязательные реквизиты:

  • наименование компании;
  • ФИО и должность руководителя, на имя которого составляется заявление;
  • ФИО и должность заявителя;
  • дата составления документа.

После оформления заявления, сотрудник подписывает документ и передает на согласование руководителю.

Шаг 2. Издание приказа. Заявление на замещение, подписанное работником и согласование руководителем, передается в отдел кадров для издания соответствующего приказа. Компания может применять утвержденный бланк приказа Т-5, либо иную форму, разработанную специально для использования внутри фирмы. Читайте также статью: → «Перевод во время больничного: особенности оформления».

В тексте документа должна быть отражена следующая информация:

  • данные компании;
  • дата и номер документа;
  • информация о сотрудниках (ФИО и должности замещающего и замещаемого);
  • период замещения (в том числе количество дней);
  • порядок доплаты;
  • основание для составления приказа (номер и дата заявления работника).

Документ вступает в силу после его подписания руководителем. Приказ не является основанием для изменения табеля рабочего времени, то есть какие-либо отметки, отражающие факт замещения, в табеле не отражаются.

Шаг 3. Доплата сотруднику за замещение. Сумма доплаты, выплачиваемой сотруднику по факту замещения, устанавливается в соответствии с внутренними нормативными нормами и трудовым договором. Размер доплаты может быть рассчитан исходя из оклада замещаемого сотрудника, либо устанавливаться в фиксированной сумме, независимо от должности временно отсутствующего сотрудника и работника, его замещающего.

Основание для расчета суммы доплаты отражается в приказе на замещение (номер и дата трудового договора, с указанием соответствующего пункта). Выплата дополнительного вознаграждения осуществляется в соответствии с утвержденными нормами (например, Порядок оплаты труда). В общем порядке, сумма доплаты перечисляется сотруднику в день выплаты зарплаты за прошедший месяц.

Это интересно:  Инструкция по организации безопасного проведения газоопасных работ: скачать образец, обязательно ли разрабатывать для охраны труда на предприятии? 2019 год

В исключительных случаях работодатель вправе обязать сотрудника выполнять обязанности отсутствующего без его письменного согласия. Речь идет о чрезвычайных и форс – мажорных ситуациях, а именно:

  • природные, экологические, техногенные катастрофы;
  • эпидемии, голод;
  • землетрясения, наводнения;
  • аварии на производстве.

Полный перечень чрезвычайных ситуаций, при которых работодатель может перевести сотрудника на временно замещаемую должность, приведен в ТК (ст. 72.2).

В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) работник имеет право на отдых, включая отпуск. Отпускам посвящена гл. 19 ТК РФ. В соответствии со ст. 114 указанной главы гражданам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы и среднего заработка.

Об оформлении отпуска и возможности вызова работника из него подробнее читайте в наших материалах:

При уходе сотрудника в отпуск нередко возникает вопрос, кто будет выполнять возложенные на него функции в данный период.

Форму заявления на отпуск с возложением обязанностей на другого сотрудника можно скачать по ссылке: Заявление на замещение во время отпуска — образец.

Правовой режим замещения и необходимость оформления иных документов, помимо приведенного выше заявления, зависят от того, освобождается или не освобождается замещающий сотрудник от выполнения своих основных обязанностей на время отпуска замещаемого им работника.

ТК РФ содержит следующие нормы по данному вопросу:

  1. Для случаев, когда замещающий сотрудник продолжает выполнять свою работу, — ст. 60.2, 151 ТК РФ.
  2. Для случаев, когда замещающий сотрудник освобождается от своей основной работы, — ст. 72.2 ТК РФ.

Далее разберем эти случаи и их оформление по отдельности.

В предыдущем разделе был представлен образец заявления на замещение на время отпуска. Однако предложение уходящего в отпуск сотрудника о том, кто будет его замещать, не единственный необходимый документ. Помимо составленного по образцу заявления о замещении на время отпуска требуется получить письменное согласие замещающего работника и согласовать размер доплаты.

При замещении без отрыва сотрудника от основной работы требуется учитывать положения ст. 60.2 и 151 ТК РФ. В частности, следующее:

  • получение письменного согласия замещающего работника обязательно (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ), что может быть оформлено в виде как отметки на заявлении замещаемого сотрудника, так и, например, допсоглашения к трудовому договору замещающего сотрудника, что представляется более предпочтительным вариантом;
  • дополнительная работа на время отпуска может осуществляться как по той же профессии (должности), по которой трудится замещающий сотрудник, так и по иной (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ);
  • письменному согласованию с замещающим сотрудником подлежат срок, содержание и объем временной работы (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ);
  • соглашением сторон также устанавливается размер доплаты за совмещение, который определяется исходя из содержания и (или) объема работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ).

Также об оформлении совмещения рассказывается в статьях:

В связи с подачей составленного по предложенному образцу заявления на отпуск с возложением обязанностей на другого сотрудника может потребоваться полное освобождение замещающего сотрудника от его основной работы. В этом случае оно будет оформлено исходя из правил ст. 72.2 ТК РФ о временном переводе на другую работу.

Ст. 72.2 ТК РФ устанавливает правила перевода работника как с его согласия (ч. 1), так и в случаях, когда такое согласие не требуется, например для предотвращения катастроф (чч. 2–4). При этом даже в чрезвычайных случаях иногда согласие сотрудника необходимо (при временном переводе на работу более низкой квалификации в порядке ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Вместе с тем подача составленного по образцу заявления на отпуск и предложение возложить обязанности на другого сотрудника чрезвычайными обстоятельствами не являются и требуют соблюдения правил именно ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ. Указанная норма устанавливает, что:

  • требуется оформление письменного соглашения сторон трудовых отношений;
  • временный перевод происходит в рамках той же компании;
  • срок временного перевода — до выхода замещаемого сотрудника из отпуска;
  • если срок перевода окончен, однако предыдущая работа не предоставлена, а замещающий сотрудник не требует ее предоставления, перевод будет считаться постоянным.

Об оформлении приказа о переводе читайте в нашей статье «Образец приказа о переводе на другую должность».

Особые правовые последствия могут возникнуть, если подано заявление на замещение на время отпуска начальника. В частности, специальные правила предусмотрены для руководящего состава в госаппарате:

  • в связи с отпуском руководителей (начальников) органов, организаций, подразделений МВД РФ ими на имя министра направляется комплект документов о замещении (п. 119.2 Порядка организации прохождения службы…, утв. приказом МВД РФ от 01.02.2018 № 50);
  • если в отпуск уходит начальник управления в системе Росавтодора, то его замещает заместитель (п. 1.7 приложения № 3 к распоряжению Росавтодора «О введении в действие должностных регламентов…» от 21.06.2005 № ОБ-151-р);
  • аналогичное правило о замене начальника отдела его заместителем предусмотрено п. 18 положения об Управлении транспортной безопасности Федерального агентства воздушного транспорта, утв. приказом Росавиации от 16.02.2012 № 52;
  • доплата заместителям за исполнение обязанностей начальников в период отпусков законна (на примере Росреестра, определение ВС РФ от 13.02.2017 № 307-КГ16-21431 по делу № А44-658/2016).
  • Помимо рассмотренных вариантов замещения, таких как оформление временного перевода сотрудника данной компании на место отпускника или совмещение работником обязанностей отпускника с выполнением основной работы в компании, Роструд указывает на возможность принятия на работу стороннего человека с заключением с ним срочного договора (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4413-6).
  • При замещении работодатель обязан удостовериться, что замещающий сотрудник может быть допущен к работе, например имеет фармацевтическое образование. В противном случае компания подлежит привлечению к административной ответственности (постановление 7-го ААС от 17.07.2018 № 07АП-5496/2018 по делу № А02-545/2018).
Это интересно:  Справка о неполном рабочем дне: образец для соцзащиты с места работы, как составить правильно? 2019 год

Иные вопросы, связанные с отпусками, раскрыты в наших статьях:

Итак, в настоящей статье был представлен образец заявления на замещение ушедшего в отпуск сотрудника и раскрыт ряд нюансов, связанных с замещением.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

В то время, когда начинается пора отпусков, деятельность предприятий в значительной степени страдает, поскольку не хватает рабочих рук. Вопрос необходимо решать, и он предусмотрен трудовым законодательством Российской Федерации.

Сотрудника, который уходит в отпуск (по графику или другим причинам), временно замещает другой сотрудник организации или предприятия. Существует несколько путей замены, каждый характеризуется индивидуальными особенностями и имеет свои нормативы.

Замещение работника на время его отпуска можно осуществить несколькими путями:

  1. Дополнительная нагрузка другому работнику, такой момент регулируется как совмещение должностей,
  2. Освобождение другого работника от его основной должности и временный перевод на другую должность,
  3. Оформить на эту должность нового работника по срочному договору.

Все три варианта являются вполне законными и имеют свои нормативы, установленные ТК РФ:

  • Статья 155 ТК РФ регулирует вопросы оплаты при совмещении должностей и замещении сотрудника на время его отпуска,
  • Статьи 60.2 и 72.2 ТК РФ являются фундаментальными при нормативном регулировании вопроса временного замещения работника на время отпуска,
  • Статья 59 ТК РФ регулирует вопрос замещения сотрудника при оформлении временного работника по срочному договору.

Оформление замещения будет зависеть от его формы, которая строго регламентируется ТК РФ.

  • Заявление сотрудника о том, что он берет на себя ответственность за выполнение работ (обязательно указывают сроки) в другой должности,
  • Если работник совмещает две должности, то необходимо составить дополнительное соглашение к ТД, именно на его основании будет издаваться приказ,
  • При непосредственно замещении на время отпуска также составляется письменное соглашение между руководителем и сотрудником, аналогичное дополнительному соглашению.

Скачать образец приказа и заявления можно здесь и тут соответственно.

Допсоглашение на совмещение должностей при уходе в отпуск сотрудника

Как выглядит приказ на замещение на время отпуска

Заявление на замещение на время отпуска (образец)

Приказ о замещении имеет унифицированную форму, в которой указываются все основные моменты соглашения: причина, сроки, обязанности, размер доплаты и пр. В личных документах работника (трудовая, личная карточка) и табеле учета информация о замещении не отображается.

  1. Подбор кандидата, который сможет заменить отсутствующего работника,
  2. Получение его согласие на замену другого работника,
  3. Обсуждение условий замещения: сроки, оплата труда и пр.,
  4. Заявление о замещении или совмещении должностей,
  5. Если работник вынужден совмещать две должности, то необходимо составить дополнительное соглашение, в котором указывают причину и условия совмещения должностей,
  6. На основании заявления и дополнительного соглашения руководитель издает приказ, после которого соглашение вступает в силу,
  7. Поскольку все сроки в приказе должны быть указаны, то при выходе на должность основного работника, дополнительных бумаг оформлять не требуется, в момент окончания срока каждый работник автоматически возвращается к выполнению своих прямых обязанностей.
  • При замещении на период отпуска работника, оплата замещающему производится соответственно той, которая приемлема и установлена для данной должности,
  • Если работник совмещает две должности (свою и работника, ушедшего в отпуск), то оформляется доплата за совмещение,
  • НДФЛ и страховые взносы при оплате замещения являются обязательными.

Замещение руководителя значительно отличается от замещения рядового сотрудника, что является вполне очевидным ввиду большей ответственности. Руководитель должен подготовить себе замену заблаговременно:

  • Полностью ввести в курс дела,
  • Обозначить все ключевые моменты,
  • Поставить в известность специалистов кадровой службы и пр.

Кандидатуру на должность заместителя руководитель выбирает самостоятельно. Отличительным моментом в таком замещении является составление доверенности, на основании которой заместитель должностного лица сможет самостоятельно ставить подписи, издавать приказы, представлять интересы предприятия в других учреждениях и пр.

На предприятии заменить отпускника может любой сотрудник, который имеет соответствующие знания, квалификацию, образование, опыт и пр., т. е. хорошо разбирается в этой должности.

  • Если в отпуск уходит руководитель предприятия, то чаще всего его заменяет непосредственно заместитель или главный бухгалтер, знакомый с обязанностями руководителя.
  • На технических предприятиях заместителем руководителя обычно назначают главного инженера.

Существует только одна причина, по которой отказаться от замещения на время отпуска нельзя. Такой причиной являются чрезвычайные обстоятельства.

В остальных случаях требуется безусловное согласие самого работника. Заставить его против желания никто не имеет права, что так же прописано в трудовом законодательстве. Если работодатель грозит в случае отказа увольнением, то это пустая угроза, не имеющая основания. Даже если он приведет свою угрозу в исполнение и уволит сотрудника, то через суд сотрудника снова восстановят в его должности.

Замещение на период отпуска — тема видео ниже:

Статья написана по материалам сайтов: juristampro.ru, online-buhuchet.ru, rusjurist.ru, uriston.com.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий