Проведение проверки больничного листа в ФСС по номеру в режиме онлайн

Как работодателю проверить больничный лист

Если сотрудник предоставил больничный, то работодатель обязан выплатить ему положенную сумму за период отсутствия на работе. Но — только в том случае, если документ подлинный. Рассмотрим, как проверить подлинность больничного листа работника, чтобы не ошибиться с принятием решения о выплате.

Кто заполняет больничный лист

Больничный лист (БЛ) — это основной первичный документ, связанный с выплатами по нетрудоспособности.

На его основании работодатель не только рассчитает полагающуюся сотруднику сумму, но и получает возмещение затрат за счет средств ФСС .

Особенностью БЛ является то, что бухгалтер не может полностью контролировать процесс его оформления. Дело в том, что первую часть документа заполняет врач, и только затем БЛ попадает в организацию, где работает заболевший сотрудник.

Важно!

Сумму выплаты за период нетрудоспособности сотрудника работодатель должен определить на основании данных медицинского учреждения.

Но торопиться производить расчет не следует. Перед начислением ответственный работодатель проверяет больничный лист на подлинность. Как это сделать — рассмотрим в следующем разделе.

Как проверить больничный лист

Проверка больничного листа состоит из следующих этапов.

В первую очередь следует «пробить» номер документа. На сайте ФСС РФ размещается список недействительных бланков в формате Excel. Нужно скачать файл и с помощью функции «поиск» проверить, нет ли вашего документа среди украденных или утерянных бланков.

Важно!

Информация на портале ФСС обновляется раз в месяц, в связи с чем отсутствие номера документа в списке не дает полной гарантии его подлинности.

Поэтому при наличии сомнений, лучше проверить больничный по номеру, позвонив в местное отделение ФСС РФ.

Если номер больничного листа не вызывает подозрений, то нужно проверить бланк документа по внешним признакам:

1. Цвет. Подлинный бланк голубого цвета, по краям — темнее, с фиолетовым отливом, а в центре — светлее. Ячейки для заполнения имеют желтоватый оттенок. В поддельном документе ячейки могут быть белыми.
2. Фактура бумаги должна напоминать ту, которая используется для изготовления банкнот, при встряхивании бланк должен издавать шелест, так же, как денежные купюры. Поддельные бланки, как правило, изготовлены из более тонкой бумаги, напоминающей обычную.
3. Номер должен быть напечатан типографским способом и быть выпуклым на ощупь.
4. Поверхность листа должна содержать защитные волокна: хорошо видимые синие и слабо видимые — розовые и светло-зеленые.
5. Под подписями врача, руководителя и главбуха должен быть микротекст «листок нетрудоспособности», различимый с помощью лупы.
6. На просвет должны быть видны водяные знаки (логотип ФСС РФ).
7. Отсутствие двухмерного штрихкода в левом верхнему углу бланка не является признаком подделки. Такой штрихкод «появляется» только если в медицинском учреждении есть специальное программное обеспечение для заполнения больничных листов.

Если и подлинность бланка не вызвала сомнений, то следует изучить заполненную врачом часть. Название медицинского учреждения должно соответствовать оттиску печати, фамилия работника — его паспортным данным, имеющимся у работодателя.

Полезно провести и онлайн-проверку, т.е. найти сайт медицинской организации и сверить его название, адрес и ФИО врача с информацией на больничном. В сомнительных случаях лучше позвонить в поликлинику и уточнить информацию по спорному документу.

Важно!

Многие медицинские учреждения не дают такие сведения по телефону. Поэтому, чтобы проверить статус больничного листа, иногда приходится направлять письменный запрос, что существенно удлиняет процесс.

Но если врач со слов сотрудника не совсем верно указал организацию-работодателя, то такой больничный лист можно принять. Если работодатель в своей части документа укажет корректное наименование и регистрационный номер в ФСС РФ, то этого будет достаточно для его идентификации.

Нужно отметить, что самостоятельная проверка подлинности больничного листа не гарантирует 100% защиту подделок. Рядовые работники бухгалтерии вряд ли являются специалистами по выявлению фальшивок, поэтому ошибки здесь вполне возможны.

Поэтому чиновники советуют в спорных случаях направлять запрос в отделение фонда с приложением оригинала БЛ (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575).

Что делать, если обнаружена подделка

Если контроль больничных листов у работодателя выявил подделку, то назначать пособие, естественно, не нужно.

Если же фальшивку обнаружили поздно и перечисление уже прошло, то зачесть или возместить расходы за счет средств ФСС РФ нельзя (подп. 3 п. 1 ст. 11 закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах…»).

В этом случае работодатель может, проверив оплату больничного, взыскать неправомерно полученные средства с сотрудника при следующих выплатах.

Вычет возможен в пределах 20% зарплаты (ст. 138 ТК РФ). Если же сотрудник уволился, не выплатив положенную сумму, то остаток можно взыскать через суд.

Но ситуация с фальшивым БЛ не ограничивается только расчетами между работодателем и сотрудником. Незаконное получение пособия является уголовным преступлением (ст. 159.2 УК РФ). Если же будет доказано, что работник сам участвовал в изготовлении фальшивки, то он может быть привлечен и по ст. 327 УК РФ за подделку документов.

При отсутствии отягчающих обстоятельств максимальные санкции по этим статьям предусмотрены в виде штрафа в сумме до 120 тыс. руб. или лишения свободы на срок до 2 лет.

Рассмотренные деяния, связанные с подделкой БЛ, не относятся к тяжким преступлениям, и закон не предусматривает наказание за их укрывательство. Поэтому работодатель может самостоятельно выбирать — ограничиться ему лишь дисциплинарным взысканием или же обратиться в полицию.

Но если подделку выявили специалисты ФСС РФ, то информация, скорее всего, будет передана в правоохранительные органы.

Больничный успешно прошел проверку — что дальше?

Если больничный настоящий и сотрудник получил свою законную выплату, то далее работодатель взаимодействует с ФСС РФ. В ситуации, когда заболевших сотрудников немного, суммы пособий просто вычитаются из текущих начислений по обязательным страховым взносам.

Но бывает так, что выплаченные пособия превышают размер страховых платежей. Тогда у работодателя появляется право на возмещение за счет средств ФСС РФ.

Чиновники всячески затрудняют процесс возмещения, в ход идут «технические» придирки, затягивание сроков и т.п. Часто после длительной и сложной процедуры в возврате средств все-таки отказывают. Бухгалтеры при этом нередко не хотят тратить силы и нервы на то, чтобы оспорить решение чиновников. Тогда средства компании «зависают» в фонде на неопределенный срок, а руководство может даже и не подозревать об этом.

Клиенты 1C-Wiseadvice свободны от этих проблем.

Всю черновую работу, связанную с возмещением средств из ФСС , мы делаем сами. Наши специалисты досконально знают как требования закона, так и внутренние регламенты подразделений фонда в разных регионах. Мы имеем богатый опыт преодоления бюрократических препон, поэтому все средства, которые должны вернуться к вам по закону, будут возвращены.

Все больше бизнесменов доверяют нам эту работу, и мы их не подводим: начиная с 2016 года общий объем возмещения средств наших клиентов из ФСС составил более 150 млн руб.

Резюме

Прежде чем начислять пособие на основании больничного листа, следует внимательно изучить этот документ.

Проверить нужно все: начиная от номера и защитных элементов и заканчивая данными, внесенными туда врачом.

Если выявлена подделка, то пособие выплачивать не нужно. В случае, когда фальшивку обнаружили поздно, незаконно полученные средства следует взыскать с работника. Также работодатель может направить информацию и в полицию для возбуждения уголовного дела.

Если больничный прошел проверку и пособие выплачено, то у организации возникает право на возмещение за счет ФСС РФ.

Как проверить подлинность больничного листа

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Листок нетрудоспособности нужен для подтверждения того, что сотрудник пропустил работу по уважительной причине. На основе больничного листа оформляется пособие по временной нетрудоспособности и компенсируется сумма пособия, выплаченная работодателем. Если сотрудники ФСС обнаружат, что документ был фальсифицирован, расходы не будут возмещены.

В интернете есть множество сайтов, предлагающих оформление поддельного листка нетрудоспособности. Чтобы защитить свою организацию, проверяйте подлинность больничного листа.

Как проверить достоверность больничного листа самостоятельно

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе должно помочь свести вероятность подделки к нулю. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год.

Если вы подозреваете, что работник недобросовестно прогуливал работу несколько дней, а затем предоставил больничный лист, проверьте документ на подлинность самостоятельно. Важно действовать оперативно, так как выплату по больничному листу вы должны предоставить в течение 10 дней со дня его получения.

• больничный должен быть выдан по форме, утвержденной Приказом Минздрава от 26.04.2011 № 347н;
• водяные знаки на поддельных документах отличаются от оригинальной формы либо совсем отсутствуют — особо внимательно смотрите на водяной знак в левом верхнем углу и учтите, что на свету он должен стать ярче, а не пропасть;
• трехцветный защитный рисунок отсутствует, либо включает меньше цветов;
• цвета ячеек и фона оригинала отличаются от подделки — бланк должен быть голубыми, но не однотонным, а ячейки меняют цвета от темно-голубого до белого;
• качество бумаги у оригинала высокое, напоминает денежную купюру;
• на настоящем бланке есть подстрочные надписи «листок нетрудоспособности» под графами подписей врача, главбуха, руководителя, чтобы их увидеть, нужно увеличительное стекло;
• в поддельных документах медицинская организация может быть поименована неправильно, не иметь лицензии или даже не существовать, могут быть неверно указаны данные врачей, адрес медучреждения;
• под штрихкодом должен быть идентификационный номер бланка больничного листа, он немного рельефный на ощупь.

Вам могут понадобиться специальные средства: ультрафиолет помогает определить качество бумаги (у настоящего бланка она не станет светиться белым, а останется темной), инфракрасное излучение сделает невидимым типографский текст на оригинальном бланке. На обратной стороне листка нетрудоспособности должна быть отмечена типография, в которой он изготовлен. Все оригиналы печатает ООО «СпецБланк — Москва», если указана другая типография, то документ поддельный. Обратите внимание на орфографические ошибки в бланке, их наличие невозможно в оригинале.

ФСС переводит всю систему больничных в электронную форму. Это в том числе поможет свести вероятность подделки к нулю, так как ФСС ведет учет их номеров. Но наравне с электронной формой пока существует бумажная, которая защищена в меньшей степени. Бумажной форме больничного листа присвоена категория защиты «В». Окончательный переход на электронные листки нетрудоспособности намечен на 2022 год.

Начисляйте зарплату, взаимодействуйте с фондами через Контур.Бухгалтерию! Учет, отчетность, помощь экспертов.

Как проверить больничный по реестру недействительных бланков листков нетрудоспособности

На сайте ФСС хранится база данных, которая содержит номера всех бланков, признанных недействительными. Если больничный оформили на бланке из реестра, то он тоже считается недействительным. Это связано с кражами бланков или их потерями.

К базе можно получить доступ в онлайн режиме на сайте ФСС, обратившись к разделу «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)». Затем перейдите во вкладку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности» и скачайте таблицу Excel. Реестр регулярно обновляют.

Найдите на подозреваемом больничном 9- или 12-значный номер бланка под штрихкодом. Если такой же номер будет в таблице ФСС, больничный сотрудника не действует. На его основании нельзя выплачивать пособие, а все пропуски рабочих дней нужно оформить как прогулы.

Важно! Даже если вы сомневаетесь в подлинности больничного, его следует передать в ФСС в течение пяти календарных дней со дня получения от работника. Если вдруг выяснится, что сомнения были напрасными и документ подлинный, ФСС может наложить штраф.

Аналогичные последствия наступят при просрочке оплаты подлинного больничного — есть риск привлечения к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ или даже по ст. 145.1 УК РФ. Кроме того, сотруднику надо будет выплатить проценты за опоздание с пособием

Как проверить больничный лист на подлинность с помощью ФСС

Если визуальный осмотр не помог определить подделку, в реестре вы номер бланка не нашли, но у вас все же остались сомнения в его подлинности — обратитесь напрямую в ФСС.

Для этого нужно постучать в территориальный орган ФСС по месту учета или в региональное отделение по месту нахождения больницы, выдавшей лист. Это можно сделать письменно, в электронной форме, по факсу или лично. Во всех случаях нужно предоставить больничный для проверки. Обратите внимание, что ждать письменного ответа Фонда можно до 30 дней, а иногда и дольше, поэтому лучше приходить лично и с сомнительным больничным в руках.

Сотрудники ФСС помогут установить, был ли выдан документ в той организации, которая указана в листе, и имеется ли у нее лицензия. Если официальный ответ подтвердит недействительность больничного — то принимать его к зачету и оплачивать не нужно.

Что делать, если при проверке листка нетрудоспособности обнаружена подделка

Если в ходе проверки будет обнаружена фальсификация документа, то назначать пособие и оплачивать больничный по такому листу работодатель не должен. Однако из-за затянутых сроков проверки лучше оплатить лист сразу, чтобы избежать штрафов. Если больничный все-таки подделка, в будущем работодатель сможет вернуть свою часть пособия, удерживая до 20 % с зарплаты работника в течение какого-то времени.

Если ваш сотрудник предъявляет фальшивый документ, его можно привлечь к ответственности:

• Дисциплинарная ответственность. Так как поддельный больничный лист не может обосновать пропуск рабочего дня, можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности за прогул вплоть до увольнения.
• Материальная ответственность. Если вы уже выплатили работнику, полагающееся пособие, можно потребовать возместить эти затраты либо удержать из зарплаты.
• Уголовная ответственность. Использование подложного документа попадает под статью 327 или 159.2 УК РФ. Для привлечения сотрудника к уголовной ответственности обратитесь в ОВД, где установят все обстоятельства совершения неправомерного действия.

Для чего нужно хранить больничные листы

ФСС проводит регулярные проверки с целью установить правильность, полноту и обоснованность выплат всех страховых взносов, а также полученных в связи с этим компенсаций.

В том числе под проверку попадают больничные листы. Организация должна предоставить на ознакомление Фонду подлинники документов. Если у вас не найдется оригинал документа, это послужит основанием для отказа в зачете выплат по временной нетрудоспособности. Хранение листа нетрудоспособности в организации обязательно в течение 6 лет. Создается журнал регистрации больничных листов, все листы подшиваются в одну папку. Хранение листа нетрудоспособности в больнице не предусмотрено.

Работодатель не подлежит ответственности за умалчивание о поступлении поддельных больничных листов, но стоит сообщать о таких нарушениях в прокуратуру. Это поможет избежать проблем, если должностные лица ФСС обнаружат подделку и обратятся в полицию.

Оформление больничных и работа с сотрудниками становятся легче в сервисе Контур.Бухгалтерия. Вы можете начислять зарплату и пособия, вести учет и отчетность и работать в сервисе вместе с коллегами. Весь функционал можно бесплатно оценить в течение 14 дней.

Листок нетрудоспособности нужен, чтобы подтвердить уважительные причины пропусков сотрудника. На основе больничного листа оформляется пособие по временной нетрудоспособности и компенсируется сумма пособия, выплаченная работодателем. Если сотрудники ФСС обнаружат, что документ был фальсифицирован, расходы не будут возмещены.

• Легко ведите учёт и заводите первичку
• Отправляйте отчётность через интернет
• Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
• Начисляйте зарплату, больничные, отпускные

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

Чтобы выдать работникам зарплату из кассы, нужно оформить платежную ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежную по форме Т-49. Разберемся, когда зарплатную ведомость необходимо составить, как ее заполнять и можно ли вносить корректировки.

Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот. Все данные о трудовой деятельности граждан хранятся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС). И если работник был уволен, то этот факт обязательно должен быть зафиксирован в электронной трудовой. Для этого работодатель сдает отчет СЗВ-ТД.

Инструкция: как проверить подлинность больничного листа

Проверка больничного листа на подлинность — это гарантия, что работник предоставил оригинальный документ, а не пытается скрыть прогулы. Некоторые сотрудники предпочитают воспользоваться подделкой, нежели отпроситься у руководителя или взять отпуск за свой счет.

Зачем проверять

Листок нетрудоспособности официально подтверждает отсутствие на работе по уважительной причине. Заболевание сотрудника или членов его семьи, длительное лечение, операции, восстановительные процедуры, реабилитация — все это основания для выдачи больничного. Выдают бланк временной нетрудоспособности только официальные медицинские учреждения — государственные больницы и частные клиники, которые лицензированы на выдачу больничных. А у работодателей есть возможность проверить больничный лист онлайн по штрихкоду или по номеру.

Больничный лист является единственным документом, освобождающим от работы и компенсирующим затраты на лечение. Служащие стараются оформить его не только по назначению, но и для собственной выгоды. Выглядит это так: работник договаривается со знакомым врачом, чтобы на дни своих пропусков (не по болезни) оформить больничный. Такой вариант возможен и даже не запрещен, но далеко не все врачи готовы идти на такой риск.

Появился вариант оформления поддельных больничных. Обещают, что он выглядит как настоящий. Но это не так. Опытный бухгалтер отличит подделку от оригинала. Если визуально все в порядке, полученный бланк идентичен верифицированным листкам нетрудоспособности и у специалиста не возникает подозрений, то документ не проверяется. Но доверять только своим ощущениям не стоит, желательно проверить больничный листок на подлинность по всем правилам. Если вас хоть что-то смущает, то запускайте проверку. Только поторопитесь — у бухгалтера есть 10 дней на отправку расчета, а значит, проверку уложите в этот срок.

Не проверяются электронные больничные листы и регистры, выданные в тех регионах, где действует пилотный проект. В таких случаях больничный направляется сразу в ФСС, где его будут верифицировать сами эксперты Фонда социального страхования.

Способы проверить

Какой-то единой методологии проверки нет. Есть множество способов выявить подделку. Некоторые из них дают четкий результат сразу, другие требуют временных затрат. Если у бухгалтера есть возможность, то лучше воспользоваться не одним, а несколькими проверочными процедурами. Чтобы выявить подделку, можно:

• провести анализ визуальных соответствий, положенных этому бланку строгой отчетности;
• обратиться в медицинское учреждение, выдавшее бланк;
• проверить листок нетрудоспособности по номеру онлайн через территориальное отделение ФСС;
• направить письмо в региональный Фонд социального страхования с просьбой верифицировать больничный;
• проверить по штрихкоду: провести пальцем по поверхности штрихкода или просветить бланк в ультрафиолетовой лампе.

Самый действенный способ — контроль подделок через ФСС. Порой достаточно лишь внешней проверки, поддельные бланки существенно отличаются от оригинальных.

Инструкция: проверяем по внешним признакам

Визуальная проверка — это моментальное выявление подлинности в момент получения больничного листа. Делается это на работе — в кабинете бухгалтера или директора. Вот как проверяют больничный лист на работе:

• сравнивают поданный листок нетрудоспособности с теми бланками, которые были приняты и оплачены ФСС (то есть которые доказано подлинные);
• проверяют все обязательные атрибуты — водяные знаки, микроволокна, микротексты;
• просвечивают документ через ультрафиолет (можно использовать прибор для проверки денег);
• проверяют штрихкод;
• пробуют плотность бумаги.

Листки нетрудоспособности — это бланки строгой отчетности. Его форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития № 347н от 26.04.2011.

Их печатают в специальной типографии, поэтому все они идентичны и имеют определенные визуальные особенности. Правила заполнения листа едины и закреплены на законодательном уровне (Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011). Вот что проверяйте сразу при получении документа:

Больничный лист имеет высокий класс защиты (класс В), поэтому проверить подлинность по визуальным признакам не составит труда. Но этого не всегда достаточно. Для выявления подлинности пользуйтесь специальными сервисами ФСС.

Инструкция: запрос в медучреждение

Вот другой вариант, как проверить больничный лист на подлинность через запрос в медицинское учреждение:

1. Если это коммерческая клиника, позвонить в ФСС (или саму клинику) и уточнить, вправе ли данная здравоохранительная организация выдавать больничные.
2. Если может, то позвонить в саму частную клинику (связаться с лечащим врачом) и узнать, проходил ли конкретный пациент лечение в организации.
3. Если клиника откажется давать информацию (а такое вполне возможно), сославшись на тайну взаимоотношений между пациентом и врачом, сформировать официальный запрос на имя главного врача учреждения. Обязательно приложить копию больничного листа.
4. Организация обязана ответить на официальное обращение, поэтому бухгалтер просто ждет ответа.
5. В случае с государственной поликлиникой или больницей порядок действий аналогичен. Разница лишь в том, что бюджетные медицинские учреждения охотнее предоставляют информацию, так как понимают, чем это грозит.

Проверка подлинности больничного листа в медицинском учреждении — далеко не самый действенный вариант. Процедура долгая, а мошенники научились обходить базовые сложности при взаимодействии с государственными поликлиниками.

Инструкция: проверяем по номеру на сайте ФСС

Самый быстрый и фактически самый точный способ — проверка больничного листа онлайн по номеру. Проверяйте подлинность листка нетрудоспособности на официальном сайте ФСС. Суть в том, что Фонд социального страхования ведет реестр украденных или утерянных больничных листов. Если проверяемый листок нетрудоспособности попал в этот перечень, он поддельный. У страхователей, подающих отчетность по телекоммуникационным каналам, такая проверка подлинности займет пару минут.

Вот как проверить больничный лист по номеру онлайн на сайте ФСС:

1. Перейти по ссылке на официальный сайт ФСС.
2. Зайти в личный кабинет организации-страхователя.
3. В своем электронном кабинете ввести номер листка и СНИЛС работника.
4. Если больничный подлинный, он отобразится после поиска.
5. Если страхователь ведет электронный документооборот с ФСС, то он там же и заполняет листок нетрудоспособности в поле «Заполняется работодателем». Специалисту надлежит вести всю информацию, подписать ЭЦП и отправить в Фонд соцстраха.

Такая проверка всегда актуальна и точна. Но есть еще один способ проверить подлинность больничного через интернет-ресурсы. На том же официальном сайте ФСС есть перечень недействительных и пропавших больничных листов.

Пользователь входит в этот раздел и скачивает таблицу с реестром утерянных данных.

Если после ввода первых девяти цифр обнаружится совпадение — листок нетрудоспособности поддельный.

Для вашего удобства мы предлагаем скачать актуальную таблицу ФСС.

Что делать, если проверка на сайте ФСС не дала результатов

Если электронная проверка не отобразила данные о подлинности больничного, но вы все еще сомневаетесь, что перед вами оригинал, обратитесь в ФСС. Этот способ самый корректный. Эксперты ФСС сами свяжутся с медицинским учреждением и проведут проверку на подлинность листка нетрудоспособности. Минус только один — анализ данных затянется, а бухгалтер обязан рассчитать сотрудника по больничному в течение 10 дней.

Обращение составляется на фирменном бланке с указанием организационных данных страхователя. Форма свободная. Из обязательных условий — включение в содержание письма данных о сотруднике, номере больничного и медицинской организации, выдавшей бланк. К письму прикладывается сам листок нетрудоспособности, причем не копия, а оригинал.

Образец письма в ФСС

Что делать, если больничный поддельный

В случае подачи поддельного больничного есть два варианта развития событий:

1. Если подделка выявлена сразу и по такому листку нетрудоспособности не прошла оплата. Тут все просто. Организация ничего не теряет, о подделке заявляет по своему желанию, виновного наказывает на свое усмотрение.
2. Если бухгалтер провел и оплатил поддельный больничный лист. Обычно такие нарушения выявляют ФСС. В случае проведения оплаты ФСС просто компенсирует расходы страхователя. Работодатель взыскивает ущерб с работника, но размер взыскания не может превышать 20% от его заработка. Все, что больше, взимается через суд.

Что делать с нарушителем, зависит от решения руководства. Если руководитель лоялен к сотруднику, он ограничится предупреждением. Уволить за предоставление поддельного больничного листа не получится.

Что грозит за подделку больничного и его учет

Организации не грозит ничего, кроме некомпенсируемых убытков от выплаты по поддельному листку нетрудоспособности. Их взыскивают на протяжении длительного периода с зарплаты работника или единовременно через суд.

Работник совершил мошеннические действия, поэтому работодатель вправе написать заявление о подделке документов. За такие проступки грозит уголовная ответственность (ст. 159.2, 327 Уголовного кодекса) в виде крупного штрафа или лишения свободы до 2 лет. Но такое наказание инициирует только руководитель. Если поддельный больничный попадет к сотрудникам ФСС, они вправе обратиться в полицию и потребовать возбуждения уголовного дела.

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Проверка больничного листа по номеру онлайн на сайте ФСС

В ФСС проверка больничного листа по номеру онлайн возможна на официальном сайте ведомства. О том, как проверить подлинность больничного листа по номеру и чем грозит оплата недействительного документа, читайте далее в материале.

Как проверить подлинность больничного листа

Любой сотрудник в случае отсутствия на рабочем месте по поводу болезни обязан предоставить работодателю листок нетрудоспособности. В течение 5 дней бухгалтерия передает его в Фонд соцстрахования.

Напоминаем! С 2022 года пилотный проект ФСС действует на всей территории РФ. Наши эксперты подготовили специальную памятку для бухгалтера по прямым выплатам пособий в 2022 году. Переходите в этот материал и смотрите рекомендации профессионалов.

Если больничный оформлен в электронной форме, возможность его подделки исключается.

Поскольку бумажные больничные листы применяются в настоящее время наравне с электронными, сохраняются риски по бумажным больничным. Если больничный окажется поддельным, то ФСС не оплатит сотруднику пособие.

Чтобы избежать такой неприятности, работодателю следует проверить документ на подлинность самостоятельно. Бланк подлинного документа содержит несколько степеней защиты:

• водяные знаки с логотипом «ФСС России», которые легко увидеть, просветив документ;
• микротекст «Листок нетрудоспособности», прописанный на линии под графой «Подпись врача»;
• микроволокна в бумаге;
• в правом верхнем углу на обратной стороне документа находится название компании-производителя ООО «СпецБланк — Москва»;
• светящиеся слова, которые видны при просвете экземпляра ультрафиолетом;

Можно также проверить больничный лист по номеру, поскольку он выбит типографским способом и имеет неровности, легко ощутимые, если провести по ним пальцем.

С другими особенностями визуальной проверки бланка листка нетрудоспособности ознакомьтесь в материале «Больничный лист — 10 признаков подделки».

Кроме того, можно проверить подлинность больничного листа на сайте ФСС.

Официальный сайт ФСС для проверки листка нетрудоспособности

Портал ФСС можно найти по адресу: portal.fss.ru. Однако данный сайт поможет лишь рассчитать сумму пособия к выплате работнику, но не позволит проверить больничный лист онлайн.

Чтобы в ФСС проверить больничный лист по номеру онлайн, нужно перейти на официальный сайт ведомства по ссылке fss.ru и скачать базу недействительных бланков (например, похищенных или утерянных).

С нюансами расчета и оплаты больничных листов вас познакомят материалы и сообщения, подготовленные специалистами нашего сайта:

Где скачать базу недействительных листков нетрудоспособности в 2022 году

Соцстрах регулярно обновляет базу больничных листов, которые были утеряны или похищены.

Проверить номер больничного листа на сайте ФСС и скачать базу можно в разделе «Информация для работодателей (формы, отчетности, бланки)» и найти строку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». База выложена в excel-формате. Чтобы найти искомый номер, можно воспользоваться сервисом «Найти» и вбить первые 9 цифр кодового обозначения номера листка нетрудоспособности.

Проверка больничного листа по номеру онлайн иным способом на сайте ведомства не предусмотрена.

В территориальном отделении ФСС проверка больничного листа по номеру также возможна (это предусмотрено п. 7 ст. 59 закона «Об охране здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323-ФЗ). Для этого можно обратиться в отделение по месту учета с запросом о проверке подозрительного документа по номеру, приложив сам документ. ФСС фиксирует номера бланков, которые были получены каждым медучреждением. Следовательно, работники отделения могут выявить, относится ли номер экземпляра к организации, его выдавшей.

Можно ли уволить работника, если проверка ФСС выявила поддельный больничный? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно приступайте к изучению материала.

Письмо в ФСС о проверке больничного, если проверка на портале не дала результатов (образец)

Запрос в ФСС о проверке больничного оформляется в произвольном порядке и должен содержать следующую информацию:

• о страхователе: название компании, ИНН/КПП/регномер в ФСС, юридический адрес и телефон;
• кому, кем и когда выдан, а также номере листка нетрудоспособности;
• куда и каким образом фонд должен направить ответ;
• о приложениях;
• подпись руководителя компании и дата составления.

К заявлению следует приложить оригинал больничного листа. После проверки ведомство его вернет.

Скачать образец заявления можно на нашем сайте.

Поскольку ФСС вправе готовить ответ в срок до 30 дней, для проверки больничного на подлинность можно обратиться в медицинскую органиацию. Форма запроса – произвольная. С примером формулировки можно ознакомиться в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

Проверка больничного листа в ФСС возможна на официальном сайте соцстраха, по регулярно обновляемой базе утраченных бланков, или в территориальном органе по месту учета работодателя путем направления официального запроса. Иные способы проверки больничного листа онлайн ведомством не предусмотрены.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проверка больничного листа в ФСС по номеру онлайн в 2022 году

ФСС-проверка больничного листа по номеру онлайн становится общедоступной процедурой и позволяет заинтересованным лицам получить на сайте ведомства полезную информацию по листкам нетрудоспособности. Рассмотрим, каким образом и кем она может быть запрошена.

Кому может понадобиться проверка больничного

Речь может идти о проверке:

• обычного бумажного больничного листа. Проверка здесь будет осуществляться, прежде всего, на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные лица в этом — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный;
• инновационного электронного больничного.

Самый крутой бухгалтерский канал в Телеге. Ведут редакторы «Клерка». Главные новости, мануалы для бухгалтеров, без воды и рекламы. Плюс сливаем регистрации на бесплатные вебинары. Присоединяйтесь.

С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:

• ФСС;
• медицинская организация, выдавшая документ;
• работодатель;
• сотрудник-пациент.

Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.

Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.

Как проверить электронный больничный на сайте ФСС работодателю

Чтобы проверить больничный на сайте ФСС (и одновременно добавить в него необходимые сведения для последующей отправки в ведомство), работодателю нужно:

1. Предварительно получить ЭЦП для документооборота с ФСС и создать учетную запись предприятия на сайте «Госуслуги». Подпись оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре на руководителя организации. Создание профиля фирмы — на портале «Госуслуги».
2. Получить от работника уникальный номер электронного больничного, который сообщается ему медицинской организацией после приема у врача.
3. Войти в «Кабинет страхователя» на странице http://cabinets.fss.ru.
4. Выбрать вкладку «Электронные листки», затем — «Запросить листок».
5. Ввести номер листка нетрудоспособности и СНИЛС работника.
6. При необходимости выбрать сертификат, удостоверяющий права организации на осуществление запроса в ФСС.
7. Дождаться появления найденного листка в «Списке листков».
8. При необходимости — выбрать пункт «Заполняется работодателем».
9. Заполнить соответствующую область больничного, нажать «Сохранить».

После этих действий заполненный больничный будет отправлен в ФСС на оформление компенсации по выплате пособий по нетрудоспособности.

С 01.01.2022 года к прямым выплатам ФСС присоединились все регионы.

Для удобства поиска больничного листка работодатель может воспользоваться фильтрами, предусмотренными веб-интерфейсом. Например, больничный может быть найден:

• по Ф.И.О. пациента;
• СНИЛС;
• номеру больничного;
• статусу документа;
• дате оформления.

При необходимости можно сформировать файл больничного в формате XML, чтобы впоследствии обработать его в криптографической программе, если она используется работодателем для электронного документооборота с государственными органами.

Проверка больничного листа по номеру онлайн может потребоваться и представителю медучреждения, которое выдало листок нетрудоспособности.

Получите доступ к 35 онлайн-курсам для кадровиков и бухгалтеров. Подключите «Клерк.Премиум». Вы сможете не только проходить курсы, получать сертификаты ИПБ России, но и задавать экспертам «Клерка» неограниченное количество вопросов. Мы ответим в течение дня. Это точно дешевле, чем иметь сторонних консультантов. Сможете собирать вопросы со всех коллег и даже давать им свой логин и пароль, и они тоже смогут задавать вопросы.

Как проверить больничный врачу

Чтобы проверить интересующий больничный лист, представитель медицинской организации также задействует знакомый нам ресурс http://cabinets.fss.ru. При этом он выбирает пункт «Кабинет МСЭ» и пользуется ЭЦП, оформленной в установленном законом порядке на медицинское учреждение.

Для проверки больничного врачу нужно:

1. Войти в «Кабинет МСЭ».
2. Выбрать нужный больничный по списку, который откроется сразу же после входа.
3. Нужный листок можно найти с помощью различных фильтров — как и в случае, когда веб-интерфейсом пользуется работодатель.

Личный кабинет учреждения на сайте ФСС обладает широким спектром функций и, в частности, предусматривает:

• дополнение выписанного больничного различными данными, корректировку сведений в листке нетрудоспособности — в установленном порядке;
• удаление больничного — на определенных основаниях.

При применении веб-интерфейсов на сайте ФСС проверить больничный по номеру онлайн может быть интересно и пациенту — получателю пособия по нетрудоспособности.

Как проверить больничный работнику

Для проверки больничного самим работником используется тот же веб-интерфейс http://cabinets.fss.ru. Но в данном случае заинтересованное лицо выбирает опцию «Кабинет застрахованного».

К тому моменту у человека, как и в случае с работодателем, должен быть профиль на «Госуслугах». При этом оформлять квалифицированную ЭЦП от удостоверяющего центра необязательно. Достаточно лишь пройти процедуру подтверждения личности в уполномоченном центре по регистрации на «Госуслугах». Самые доступные из них — это отделения «Почты России», городские МФЦ, офисы Ростелекома, СбербанкОнлайн. Их услуги бесплатны.

Функционал «Кабинета застрахованного» позволяет, в частности:

• просматривать выданные работнику листки нетрудоспособности;
• распечатывать данные листки;
• просматривать данные по начисленным и выплаченным больничным;
• распечатывать справки по расчетам.

При необходимости пользователь может:

• просмотреть и уточнить сведения о себе;
• просмотреть и уточнить контактные данные.

И это лишь малая доля доступных для застрахованного лица функций.

Что касается просмотра данных о больничном листке, то они приведены во всей полноте и соответствуют тем данным, что отражены в обычном больничном. Для поиска нужного листка человек может, как и работодатель или врач медучреждения, воспользоваться специальными фильтрами по различным реквизитам листка нетрудоспособности.

Рассмотрим теперь, как проверить подлинность больничного листа в обычном бумажном виде.

Как проверить подлинность бумажного больничного

Проверка, о которой идет речь, может включать следующие процедуры:

1. Проверку элементов защиты документа. К таким элементам относятся:

• водяные знаки — с логотипом ФСС;
• надписи, просвечиваемые ультрафиолетом.

2. Визуальную проверку документа на предмет:

• качества бумаги (она не должна отличаться на ощупь от той, из которой сделаны достоверно подлинные листки);

Если провести по номеру рукой, то вы должны почувствовать неровный рельеф.

• наличия микротекстов (хорошо различимых только с использованием увеличительного стекла) со словосочетанием «Листок нетрудоспособности», которые располагаются под подписями врача, директора и бухгалтера фирмы-работодателя;
• корректности заполнения (с точки зрения отражения сведений о медучреждении).

3. Сверку номера больничного с базой данных недействительных листков, которую ФСС формирует и выкладывает на сайте.

Для этого скачайте реестр недействительных больничных и сверьте с номером бумажного больничного, который находится сразу под штрихкодом. Если совпадения будут, значит, больничный на момент его предъявления работником недействителен.

Данный реестр обновляется один раз в месяц, поэтому данные могут быть не актуальны. Более надежный способ — отправить запрос в территориальное отделение ФСС по месту учета, приложив копию больничного листа. Соцстрах отправит запрос в медучреждение, которое подтвердит или опровергнет подлинность бланка. Минус такого способа — проверка занимает очень много времени.

Поддельный больничный может повлечь за собой негативные последствия.

Больничные могут быть бумажными и электронными. Во всех случаях может потребоваться их проверка. Бумажные, как правило, проверяются на предмет подлинности, электронные — на предмет корректности оформления и в иных целях, предусмотренных спецификой электронного документооборота основных пользователей листка нетрудоспособности — работодателя и медучреждения. Доступ к электронным больничным вправе получить и сам пациент.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
3. Заполните карточку с реквизитами.

Если у вас обслуживающая бухгалтерия, читайте о том, как получать больничные сотрудников, в статье.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

• Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
• Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
• Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
• Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
• Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
• Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

• Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
• Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
• Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

— ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

• Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
• Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

• В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
• Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
• Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
• Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
• Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Отчитывайтесь за сотрудников через Контур.Экстерн. Загрузка данных в РСВ из СЗВ-М. Импорт данных из 2-НДФЛ 5.06. Нулевой РСВ в два счета. Бесплатно 14 дней.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.