Приказ о направлении работника в командировку – образец заполнения

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

    ;
  1. Служебная записка;
  2. Распоряжение руководителя организации / ИП;
  3. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

  • Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
  • Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
  • Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
  • Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
  • Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Это строка для указания срока командировки. Он высчитывается следующим образом: первым днем считается дата отъезда в командировку, даже если время отъезда приходится на самый конец суток (например, 23 часа 30 минут). Аналогично считается последний день командировки.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

образец приказа о направлении в командировку

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

  1. ФИО работника – вносится полностью;
  2. Табельный номер – только при его наличии;
  3. Структурное подразделение – при его наличии;
  4. Должность – вносится полностью без сокращений;
  5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
    • Страна, город;
    • Наименование организации, куда едет работник;
    • Дата начала командировки;
    • Дата окончания;
    • Количество календарных дней командировки;
    • Цель поездки.
  6. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
  7. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
  8. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
  9. После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
  10. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

образец приказа о направлении в командировку

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Приказ на командировку – образец в 2021 году

Приказ на командировку в 2021 году – образец его заполнения вы найдете на нашем сайте – является тем единственным документом, оформления которого в настоящее время достаточно для того, чтобы направить работника в служебную поездку. Рассмотрим особенности его составления.

Как оформить командировку в 2021 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

  • применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
  • вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

  • распоряжения руководителя о поездке;
  • отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

  • название работодателя, командирующего работника, код его ОКПО;
  • номер и дата оформляемого документа;
  • Ф. И. О. работника, направляемого в поездку, его табельный номер, название подразделения, являющегося местом работы, занимаемая должность;
  • место, куда работник направляется в командировку: страна, название населенного пункта, наименование принимающей стороны;
  • количество дней поездки, ориентировочные даты ее начала и окончания;
  • цель, с которой оформляется командировка (она имеет значение для правильного отражения затрат по ней в бухгалтерском и налоговом учете работодателя, оплачивающего поездку).

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

  • источник оплаты расходов по командировке — обычно им является сам работодатель, направляющий работника в поездку, но возможны случаи, когда командировка осуществляется в интересах третьего лица, которое будет нести расходы по ней; в этом случае у стороны, направившей работника в командировку, они будут учтены как перевыставляемые расходы;
  • основание командировки — это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
  • должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
  • подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2021 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Читайте также:  Какие банки дают ипотеку по двум документам в 2022 году - образец, скачать

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность. Распоряжением фиксируют, куда, зачем и на какой срок отправляется работник.

Нормативная база

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ-распоряжение о направлении работника в командировку — это официальный документ, который издают, когда сотрудник едет исполнять трудовые обязанности в другой населенный пункт. При составлении необходимо указать, куда и с какой целью отправляется человек.

Когда нужен приказ

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателям следует помнить, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Как оформить распоряжение

При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г. чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 .

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.

Обратите внимание: если издают приказ о переносе командировки на другой срок, используются другие бланки, а не Т-9 или Т-9а.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Приказ о командировке

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Образец заполнения приказа на командировку Т-9

Покажем еще образец направления в командировку нескольких человек:

Распоряжение на нескольких человек

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Приказ на командировку работников (форма Т-9а): образец

Коллективные поездки работников в командировку — явление регулярное. В отношении каждого работника руководство должно издать распорядительный акт об отъезде в служебных целях — но совершенно необязательно делать такие акты персональными. Можно составить один общий на всех командируемых — законодатель позволяет это и, более того, предлагает в таких целях использовать удобную унифицированную форму Т-9а.

Зачем нужна форма Т-9а, если есть Т-9?

Как и многие другие унифицированные формы Госкомстата с индексом «а», рассматриваемый документ предназначен для принятия кадровых решений в отношении групп работников — то есть, двух и более человек. Их применение происходит исключительно по воле работодателя. Не будет никакого нарушения правил учета кадров, если вместо формы с индексом «а» в случае совершения учетных действий по двум и более работникам будут применены в необходимом количестве бланки без индекса.

Читайте также:  Как получить гражданство РФ гражданину Казахстана в 2022 году в упрощенном порядке

Стандартную «персонифицированную» форму Т-9 тоже, таким образом, можно применять всегда. Но это бывает не слишком удобно, если командируется много работников сразу. Применение «коллективной» формы Т-9а тем более целесообразно, если у командируемых работников совпадают полностью или частично:

  • структурные подразделения, в которых они работают;
  • место, дата и срок, цели командировки;
  • источник финансирования командировки.

Все эти сведения соответствуют отдельным графам формы Т-9а и могут быть, таким образом, отражены в одном документе без лишнего дублирования в разных распорядительных актах.

Использование одной и той же формы для нескольких работников также способствует тому, что работодатель элементарно не забудет издать приказ на командировку в отношении кого-либо из них (поскольку если забудет, то нарушит нормы ст. 166 ТК РФ). И не перепутает даты — фактического выезда и отъезда людей по билетам и те даты, что показываются в самом распорядительном документе. Все даты будут показаны наглядно на одном листе.

Бланк приказа Т-9а

Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие предприятия продолжают их применять. Это касается и унифицированной формы Т-9а, введенной в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна по структуре и привычна.

Форма Т-9а

Скачать бланк приказа на командировку Т-9а.

Заполняем приказ Т-9а: нюансы

Итак, для работодателя исключительно важно обеспечить соответствие:

  • дат (и сроков) командировки, прописанных в приказе: будь то персонифицированная форма Т-9 или коллективная Т-9а;
  • фактической длительности нахождения работника (работников) в командировке — в соответствии с проездными документами и иными, что приемлемо в том или ином случае рассматривать в качестве учетных (например, если поездка совершается на служебном автомобиле, то таким документом будет путевой лист).

Любые дни фактического нахождения работника в командировке за пределами тех, что отражены в приказе, не считаются днями командировки. И потому работодатель не сможет исключить из базы по НДФЛ командировочные выплаты за такие дни — зафиксировав, таким образом, прямой экономический убыток.

За период нахождения человека в командировке его зарплата исчисляется особым образом (по среднему заработку) — и это период смотрится как раз по приказу. В случае расхождения с фактическими данными та или иная сторона — работодатель или работник, может в рамках правоотношений, связанных с расчетом зарплаты, претерпеть убытки, недополучив или переплатив что-то.

Если расхождений избежать не удалось (или если они появились в процессе командировки — например, если работнику пришлось задержаться), то работодатель издает необходимые «корректировочные» распоряжения. Например, приказ о продлении срока командировки. Или, наоборот, о его сокращении. В обоих распорядительных документах приводятся реквизиты изданного приказа по форме Т-9а, в котором отражены исходные сроки.

Как раз в случае корректировок по срокам использование коллективной формы приказа Т-9а предстанет крайне уместным решением, и это еще один аргумент в пользу его применения вместо нескольких приказов по форме Т-9: если бы исходные приказы были персонифицированными, то пришлось бы издавать корректировку в отношении каждого из них с шансом запутаться или не издать чего-либо нужного вообще.

При всех своих преимуществах форма Т-9а имеет недостаток: по умолчанию в ней отражаются данные не более, чем по трем работникам. В то время, как группа отправляемых в командировку лиц может быть намного больше. На этот случай работодателю следует придерживаться норм постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, регулирующих корректировку унифицированных форм — и внести в текущую форму новые столбцы в необходимом количестве.

Как правильно оформить командировку

Работодатель вправе направлять работников в командировки как по России, так и за рубеж, при этом загранкомандировка оформляется в общем порядке.

Принятие решения о направлении работника в командировку и проверка возможности ее оформления

Прежде чем оформить направление работника в командировку, необходимо проверить, не относится ли он к категории работников, которых работодатель не вправе направлять в командировку или которые могут отказаться от нее. Работодатель вправе направлять в командировку только работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем (в т. ч. совместителей, иностранных работников), за исключением отдельных категорий граждан. Если в отношении работника законодательством установлен запрет на направление в командировку, работодатель не вправе командировать его даже при наличии его согласия.

Подтверждение: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.

Работодатель вправе в определенных случаях привлекать работника к дисциплинарной ответственности за отказ ехать в командировку.

Следует иметь в виду, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, абз. 3 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя (абз. 2 п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Оформление документов для направления работника в командировку и выдача (перечисление) денежных средств на командировочные расходы

При направлении работника, с которым заключен трудовой договор, в командировку нужно оформить приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку.

С 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять служебное задание и командировочное удостоверение работникам, которые направляются в командировку, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.). Вместе с тем работодатели могут продолжать оформление служебных заданий и командировочных удостоверений (см. образцы в конце статьи) работникам (например, по унифицированным формам), если приняли решение и далее использовать эти формы, что отражено в учетной политике организации.

С 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны вести журналы учета командированных работников, поскольку отменена норма, согласно которой на Минтруд России возлагалась обязанность по утверждению форм этих журналов и порядка и их заполнения (п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 г.). Сами формы указанных журналов и порядок их оформления, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11 сентября 2009 г., отменены с 19 октября 2015 года (Приказ Минтруда России № 646н от 17 сентября 2015 г.).

Вместе с тем работодатели могут продолжать вести журналы учета работников, прибывающих и выбывающих в командировку, если приняли соответствующее решение. Если работодатель принял решение вести такие журналы, можно сделать их в свободной (самостоятельно утвержденной) форме.

Следует учесть, что при направлении работника в командировку в Республику Крым в период, когда изменилась его административно-территориальная принадлежность, не нужно переоформлять командировочные документы, поскольку для командировок по России и странам СНГ (в т. ч. по Украине) оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени.

Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

  • сохранение места работы (должности);
  • сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
  • возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними.

Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку, который подписывает руководитель организации (или уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.

Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и в загранкомандировке) законодательством не установлен. Исключение – иностранные работники. В отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Читайте также:  Удержания из заработной платы: проводки бухгалтерские и их учет

Подтверждение: п. 1, 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.

При этом трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные (письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса РФ).

При необходимости можно изменить срок командировки работника (сократить или продлить первоначально установленный ее срок). Трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки, однако и не содержит каких-либо запретов или ограничений на такие действия работодателя.

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, Положение, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минфина России № 03-04-06/4-5 от 14 января 2013 г., № 03-04-06-01/244 от 22 сентября 2009 г.

Сокращение срока командировки

  • работник досрочно выполнил служебное поручение;
  • работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
  • возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).
  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину изменения срока командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Продление срока командировки

  • невозможность выполнения служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств, когда для выполнения задания требуется дополнительное время, и др.);
  • выполнение работником дополнительного служебного поручения;
  • временная нетрудоспособность работника в период командировки;
  • вынужденная остановка (задержка) в пути (например, по метеоусловиям, из-за поломки транспортного средства, сбоя в движении транспортных средств и т.п.);
  • невозможность выезда из места командирования в связи с отсутствием билетов.

Для продления срока командировки работника нужно издать соответствующий приказ. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в свободной форме. В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество командированного работника;
  • должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
  • реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
  • причину продления командировки;
  • новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
  • поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним о продлении срока командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа о продлении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу. Следует учесть, что если работник относится к категориям, которые можно направлять в командировку только с их письменного согласия, при необходимости продления командировки до издания приказа нужно повторно запросить согласие работника на командировку. Если невозможно сразу оформить согласие письменно, оно оформляется по возвращении работника из командировки.

Поскольку об изменении (продлении, сокращении) срока командировки издается отдельный приказ, в котором учитываются все нюансы такого продления (сокращения), нет необходимости вносить изменения (исправления) в ранее составленные командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку и т.д.).

Подтверждение: ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ.

Также при необходимости работодатель может:

  • отозвать работника из командировки (сократить ее срок, установленный первоначально);
  • отменить командировку работника (отказаться от направления работника в командировку) в ситуации, когда она документально оформлена, но работник еще не выехал к месту командирования.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном или личном транспорте (в т. ч. по доверенности), то фактический срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Служебная записка оформляется на основании и с приложением оправдательных документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и т.п.). Ее работник представляет работодателю после возвращения из командировки. Данные правила применяются и в ситуации, когда работник добирается к месту командирования транспортом лица, которое оказывает автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, но не оформляет проездные документы (билеты).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок своего пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Например, при проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором об оказании гостиничных услуг, оформленным в соответствии с Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

Если у работника нет ни проездных документов, ни документов по проживанию, то фактический срок пребывания в месте командирования он подтверждает иными документами, содержащими подтверждение принимающей стороной (организацией либо должностным лицом) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования). Например, это может быть служебная записка и (или) письмо принимающей стороны. В служебной записке о сроке пребывания в месте командирования должностное лицо организации, куда был направлен работник, должно поставить отметку и свою подпись, которые подтвердят даты прибытия работника в место командирования и убытия из него.

Подтверждение: п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма ФНС России № СД-4-3/20427 от 24 ноября 2015 г., Роструда № 2450-6-1 от 19 октября 2015 г.

Окончательный расчет с работником по возвращении его из командировки

При возвращении из командировки нужно произвести окончательный расчет с работником по оформленному авансовому отчету.

Дооформлять командировочное удостоверение и отчет о выполненной в командировке работе (оборотную сторону служебного задания) не нужно, поскольку требование об оформлении указанных документов отменено (п. 2 Постановления Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 г.).

К авансовому отчету работника потребуется приложить документы, подтверждающие командировочные расходы, которые заявлены в авансовом отчете (например, документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилья и др.).

Если документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, организация должна обеспечить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Сделать это может как сторонний профессиональный переводчик, так и специалист организации, на которого возложена обязанность по переводу (даже при отсутствии у него специального образования (диплома)) (письма Минфина России № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г., № 03-03-06/1/725 от 3 ноября 2009 г.).

При этом допускается не переводить слова, которые являются зарегистрированным товарным знаком. Например, это может быть наименование авиакомпании (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.). Кроме того, можно оставить без перевода слова, которые не имеют существенного значения (например, правила авиаперевозки) (письма Минфина России № 03-03-07/6 от 24 марта 2010 г., № 03-03-05/57 от 22 марта 2010 г.).

При переводе на русский язык реквизитов электронного билета также существуют свои особенности.

Авансовый отчет вместе со всеми подтверждающими документами работник должен представить работодателю в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (праздничный) день, то трехдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (образец формы Т-10а)

Командировочное удостоверение (образец формы Т-10)

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Ссылка на основную публикацию