Оформление трудовой книжки впервые в 2022 году: ответы на все вопросы

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2022 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2022 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2022 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2022 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2022 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2022 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Электронные трудовые книжки в 2022 году

Всех трудоустроенных и трудоспособных граждан России волнует вопрос о том, будут ли введены электронные трудовые книжки в 2022 году? Такие документы действительно планируется внедрять в ближайшее время, а переход на них имеет некоторые особенности. Все важные нюансы и пояснения – ниже в тексте.

Электронные книжки: суть понятия и законодательная база

Что представляет собой электронная книга, которую скоро сможет получить каждый трудоустроенный россиянин? Это некий аналог привычного документа сотрудника, имеющий современный цифровой формат и лишённый бумажного носителя.

В электронной книжке будут иметься практически все те же сведения, которые фиксировались в обычных бумажных книгах. Это:

• личная информация сотрудника, а именно его ФИО и дата рождения;
• данные о профессиональной деятельности: специальность, занимаемая должность, полученная в ходе обучения профессия, а также уровень квалификации и название структурного подразделения;
• вид выполняемых рабочих обязанностей;
• тип фиксируемого кадрового мероприятия: приём на новое место деятельности, перевод на другую работу или увольнение (с указанием причин прекращения действия трудового соглашения с сотрудником);
• даты перечисленных выше мероприятий (приёмов, переводов и увольнений);
• места осуществления трудовой деятельности (наименования работодателей);
• документальные основания того или иного кадрового мероприятия с указанием их видов, дат составления бумаг и присвоенных номеров.

Полезная информация! В новых вводимых электронных трудовых книжках не будут фиксироваться лишь сведения о полученном работником образовании и о назначенных ему вознаграждениях (ранее это указывалось).

Внедрение нового формата регламентируется на законодательном уровне, и федеральный закон под номером ФЗ-439 уже принят, так что приказ о переходе есть и вступил в юридическую силу. Согласно изменённому законодательству, в Трудовой кодекс вносятся некоторые корректировки, затрагивающие порядок формирования информации об осуществлении гражданином трудовой деятельности (изменяется статья 66.1 ТК).

Переход россиян на электронный формат

Когда введут электронные трудовые книги современного цифрового формата? Их формирование уже стартовало в начале 2022-го года, так что фактически электронный вариант уже был внедрён. Но у всех ещё есть время определиться до окончания 2022-го. С 2022-го же бумажные книги перестанут оформлять для новых поступающих сотрудников, не имеющих стажа.

Что делать, чтобы перейти на новый вид трудовых книг? Сразу стоит отметить, что переход будет добровольным для всех тех, кто уже имеет бумажные книжки. За каждым трудоустроенным гражданином законодательно закрепляется право выбора старого привычного или нового цифрового формата. И принять решение нужно будет за 2022-ый, так как с 1 января 2022-го уже начнут действовать новые правила формирования отчётности работодателями.

До конца 2022-го каждый сотрудник штата организации составляет заявление: либо о сохранении бумажного носителя, либо о переходе на другой формат. Если выбран последний вариант, тога работодатель выдаёт на руки работнику его трудовую и более не принимает. В ином случае документ остаётся у руководства и выдаётся только при увольнении для последующего предоставления в иную организацию.

Если по каким-либо причинам в течение 2022-го переходного года работник не имел возможности написать заявление, он вправе сделать это позже – в 2022-ом. К таким сотрудникам относятся временно не исполнявшие трудовые обязанности (например, находившиеся в отпусках, в том числе в декретных), отстранённые от выполнения рабочих обязанностей, нетрудоспособные, а также не состоявшие в трудовых соглашениях в течение 2022-го года (являвшиеся в этот период безработными).

Особенности получения сведений

Доступ к электронным трудовым книгам будет открытым для владельцев. И получить сведения можно несколькими способами:

1. У последнего работодателя, который предоставит информацию, относящуюся к рабочей деятельности в этой конкретной организации. Нужно обратиться к руководству с соответствующим заявлением.
2. У бывшего работодателя, если потребовались данные с прошлого места работы.
3. В клиентской службе территориального отделения ПФ.
4. В одном из многофункциональных центров (МФЦ).
5. Через единый портал Госуслуг (при наличии подтверждённой учётной записи).
6. В личном кабинете пользователя официального сайта Пенсионного фонда.

Возможно запросить данные в электронном формате, например, на карту памяти или электронную почту. Но также можно заказать выписку на бумажном носителе. Предоставление сведений осуществляется без привязок к местам трудовой деятельности или проживания граждан.

Преимущества и недостатки трудовых книг электронного формата

Трудовые книги электронного формата имеют и положительные, и отрицательные стороны. Для начала проанализируем все их преимущества:

• Невозможность потерять трудовую книгу. На руки ничего не выдаётся, а все сведения находятся на хранении в ресурсах Пенсионного фонда.
• Быстрый и простой доступ к интересующим сведениям. Их при желании легко и в короткие сроки сможет получить любой сотрудник.
• Уменьшение вероятности внесения неточных, недостоверных или ошибочных данных о профессиональной деятельности (они будут проверяться и корректироваться по необходимости).
• Появление удобных возможностей удалённого трудоустройства (дистанционно в онлайн-режиме без предъявления бумажного документа).
• Возможность оформления пенсий по сведениям лицевых счетов без дополнительных обязательных документальных доказательств.
• Уменьшение расходов работодателей на делопроизводство. Это существенная экономия за счёт отказа от приобретения бумажных книг, отсутствия необходимости их хранения и заполнения.
• Возможность применения электронной трудовой для получения ряда государственных услуг.
• Сохранность хранящихся данных и обеспечение их защиты.
• Появление новых перспектив анализа и систематизации сведений работодателями или гос. органами.

Теперь рассмотрим существующие недостатки:

• Нет стопроцентной уверенности в безопасности цифровой информации. Всегда существуют риски утечки из баз данных в результате хакерских атак.
• Вероятность полной утери информации, например, из-за поломок серверов систем, сбоев в программном обеспечении организаций-работодателей или Пенсионного фонда.
• В новую электронную трудовую книгу будут вноситься только данные с 2022-го года. Все сведения, имевшиеся до этого периода, останутся в прежних бумажных документах, которые придётся сохранять. То есть фактически лицам, выбравшим цифровой вариант, придётся использовать две книги, что не совсем удобно.

Что следует знать всем работодателям

Есть важная информация и для работодателей, ведь именно они будут с 2022 года отвечать за своевременную передачу сведений о сотрудниках. Уже с 2022-го для всех организаций и ИП обязательной становится обязанность по ежемесячной отправке данных: они направляются в Пенсионный фонд не позже, чем пятнадцатого числа каждого месяца, следующего за отчётным (в котором осуществлялось то или иное кадровое мероприятие).

Как вести электронные трудовые и как часто вносить в них новые данные? Отчёты формируются только при наступлении связанных с трудовой деятельностью событий: при приёмах и увольнениях сотрудников, их переводах внутри компании, составлении работником заявления о выборе формата трудовой книги, при присвоении новых профессий, квалификаций или должностей, корректировках в данных об организации (в адресе, названии), а также при запретах на некоторые виды деятельности по решениям суда.

С первого января 2022-го при приёмах или увольнениях, а также прочих кадровых мероприятиях информация об этих действиях будет обязательно предоставляться работодателями в ПФ не позже дня (рабочего), следующего за датой составления документа-снования для увольнения или приёма.

Полезно знать! Взаимодействие всех работодателей с Пенсионным фондом будет по-прежнему выстраиваться в уже существующем формате, то есть с использованием соответствующих форм. Но также предполагается новый отчёт – СЗВ-ТД.

Для всех работодателей 2022-ый станет переходным периодом, в течение которого нужно будет осуществить ряд мероприятий в следующем порядке:

1. Принятие соответствующих нормативно-правовых актов либо изменение существующих. Корректировки вносятся с учётом мнения профсоюза (при наличии такового) и выборного органа.
2. Подготовка и вынесение на обсуждение изменений, вносимых в соглашения с сотрудниками в порядке Трудового кодекса.
3. Обеспечение полного оснащения для своевременного предоставления данных в Пенсионный фонд с целью последующего хранения информации о рабочей деятельности в ресурсах ПФ.
4. Уведомление всех работников из штата в письменной официальной форме о том, какие вносятся изменения, касающиеся формирования и систематизации данных о рабочей деятельности в электронном формате. Также сотрудников уведомляют об их законном праве сделать выбор в пользу цифрового или бумажного формата с подачей соответствующего заявления. Всё это должно быть доведено до всех трудящихся в организации людей до тридцатого июня 2022-го года.

Если тот или иной сотрудник составил заявление о сохранении бумажного носителя трудовой книги, то его работодатель обязуется продолжать заполнять эту книжку, но при этом он должен также вести и документ в электронном формате.

Волнующие вопросы и ответы на них

Напоследок рассмотрим волнующие вопросы с ответами:

• Выкидывать ли старую бумажную трудовую книжку после перехода на электронную? Нет, она хранит сведения о профессиональной деятельности до 2022-го года и является полноценным действующим документом.
• Будут ли защищаться сведения? Да, информационные системы ПФ аттестованы по законам о защите сведений. А многолетний опыт демонстрирует высокую степень защищённости данных от утечек или взломов. Так что утеря информации и попадание её в руки злоумышленников практически невозможны.
• Как предъявлять электронную трудовую книгу новым работодателям? Либо в электронном формате с наличием цифровой подписи, либо в распечатке на бумаге. В обоих случаях сведения новым руководством переносятся в систему кадрового учёта.
• Кто будет иметь доступ к трудовым электронным книгам? Во-первых, непосредственно их владельцы. Во-вторых, просматривать информацию смогут работодатели (в том числе потенциальные, анализирующие кандидатов на вакантные должности).
• Когда начнут принимать только электронный формат? Он уже используется с 2022-го года, но с 2022-го перестанут выдавать новые бумажные книги (в 2022-ом они пока ещё выдаются). При этом граждане, отказавшиеся от цифрового варианта документа, смогут продолжать использовать привычный «книжный» бессрочно (их никто не обязует принудительно переходить на новый вид).
• Если сотрудник откажется от бумажной книги, сможет ли он изменить своё решение в дальнейшем? Нет, переход окончательный и безвозвратный, так как выдача привычных книжек полностью прекращается.

Это были все последние новости о новых трудовых книжках электронного формата. И теперь вам известно всё о цифровых документах, их оформлении и использовании.

Электронные трудовые книжки в 2022 году

C 1 января 2022 года в организациях появились электронные трудовые книжки, а 2022 год считался переходным периодом. Переход может стал практически одномоментным.

Государственная Дума во втором чтении утвердила законопроект об электронных трудовых книжках. На данный момент ожидается, когда этот нормативно-правовой акт превратится в закон. О том, что нас ждут впереди электронные трудовые было впервые озвучено на 1 Международном Форуме Труда в Санкт-Петербурге с высоких трибун. И процесс по созданию электронного учета сведений о трудовой деятельности работников был запущен.

Самые главные вопросы, которые волнуют работников:

Электронные трудовые книжки в России заработают с 2022 года. Все ли работники должны переходить на электронный учет трудового стажа? Можно ли отказаться от такой версии трудовой книжки?

В настоящее время любой работник имеет право оставить традиционную трудовую (трудовую книжку на бумажном носителе) и пользоваться ей в последующее время.

Однако, срок существования книжек, в привычном их виде, ограничен, — окончание их действия планируется на 2027 год. С 2027 года Трудовой кодекс РФ, «установит саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде».

Для того, чтобы сохранить «бумажную версию», работник должен будет написать заявление на имя руководителя своей организации.

А также все работники, которые хотят, чтобы учет их трудового стажа осуществлялся только в электронном виде, должны также написать подобное заявление.

Заявление о своем решении пишут абсолютно все работники в течение 2022 года и вплоть до 1 января 2022 года.

Когда работодатель выдаст работнику трудовую книжку, если он изъявил желание перейти на электронную?

Если работник выразил желание вести электронную трудовую книжку с 2022 года, то бумажную версию работодатель выдаст работнику на руки после 1 января 2022 года на самостоятельное хранение.

Опытные кадровики рекомендуют обязательно сделать заверенную копию существующей книжки на бумажном носителе на последнем месте работы и скан копию бумажной версии, и хранить все копии отдельно на случай утраты. А до момента перехода на электронный учет трудового стажа, желательно, через личный кабинет Госуслуг или в своем отделении ПФР, получить данные из Пенсионного фонда о своем стаже и сверить его с записями в трудовой. Как показывает практика, у некоторых работников он не совпадает. Таким образом, необходимо в обязательном порядке в течение 2022 года обратится в ПФР и написать заявление о внесении правильных данных в личное дело. Это поможет при выходе на пенсию.

Какую трудовую книжку должен оформить работодатель на впервые поступившего работника?

Если к вам в организацию в 2022 году будет поступать на работу молодой специалист, ранее нигде не работавший, то вы, как работодатель, должны будете завести трудовую книжку на бумажном носителе в обязательном порядке, и далее работнику, до конца 2022 года, нужно предложить написать заявление о переходе на электронную трудовую или остаться на бумажной до 2027 года.

Какую книжку должен оформить работник с 1 января 2022 года для вновь поступающих на работу?

Если работник устроится на работу впервые, начиная с 1 января 2022 года, то все данные о трудовом стаже будут учитываться только в электронном виде.

Что делать работодателю, если работник находится в отпуске по уходу за ребенком?

Если ваш работник находится в отпуске по уходу за ребенком, то в этом случае работник не обязан являться на работу и писать заявление в 2022 году, а работодатель не вправе требовать от работника. Когда подойдет срок выхода из отпуска, работник должен будет выполнить эту процедуру.

Как часто нужно передавать сведения в ПФР работодателям о своих работниках и их трудовом стаже.

Работодатели будут передавать сведения о каждом работнике в Пенсионный Фонд с 1 января 2022 года ежемесячно и не позднее 15 числа каждого месяца.

Если в организации происходит прием на работу или увольнение работника, то работодатель обязан передать эти сведения в ПФР в течение рабочего дня, следующего за приемом или увольнением.

Как получить электронную книжку при увольнении?

Порядок увольнения подразумевает, что работник в последний рабочий день получает трудовую книжку на руки. В случае, если сохранена бумажная версия, то весь порядок увольнения сохраняется прежним.

Если работник выбрал электронную версию, то в день увольнения любой работодатель обязан выдать все сведения о трудовой деятельности работника либо на бумажном носителе, либо в электронном виде (если есть такая возможность).

Где работник может получить выписку из трудовой книжки?

Любой работник сможет получить выписку

— у своего работодателя;

— в отделении ПФР;

— в отделении МФЦ.

И самый главный вопрос: а нужно ли переходить на электронную трудовую книжку работникам предпенсионного возраста?

Наверное, это риторический вопрос. Наши преподаватели по курсу Менеджер по персоналу (Специалист по кадрам) рекомендует тщательно взвесить все «за» и «против» прежде чем переходить на электронную версию.

Приглашаем специалистов на курсы дополнительного профессионального образования в сфере «Управление персоналом»:

Получайте качественные знания в Академии дополнительного образования, которые обязательно пригодятся вам в каждодневной работе!

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Правила оформления работников в 2022 году изменились, ведь с 01.01.2022 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2022-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2022 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2022 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

• лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
• лицо в течение 2022 года не работало.

Важно! В 2022 году прием на работу работника с бумажной трудовой книжкой осуществляется по стандартным правилам, которые действовали и в предыдущих годах. При заключении трудового договора лицо обязано предоставить работодателю бумажную трудовую книжку, а также другие документы, указанные в ст. 65 ТК РФ.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Если в 2022 году на работу принимается лицо, которое по прежнему месту труда отказалось от бумажной книжки, при оформлении понадобятся дополнительные документы.

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

• бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
• сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
• форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Есть несколько причин, по которым новому работодателю понадобится этот старый документ. Дело в том, что только из бумажной трудовой книжки можно получить сведения о профессиональной квалификации лица и о стаже работы по специальности.

Кроме этого, из бумажной книги можно узнать, какова продолжительность страхового стажа новопринятого сотрудника. Ведь именно от этого показателя зависит величина пособия по временной нетрудоспособности.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Оформление сотрудника на работу отражается в отчетности СЗВ-ТД, которую работодатель готовит для ПФР. В 2022 году документ необходимо передать в территориальное управление Фонда не позднее одного рабочего дня после дня издания приказа о приеме на работу. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются именно на основании данных из СЗВ-ТД. Информация храниться на электронных ресурсах ПФР.

В 2022 году правила оформления СЗВ-ТД изменились. Отчет нужно заполнять по новой форме, которая согласно Постановлению Правления ПФР №769п от 27.10.2022 применяется с 01.07.2021.

За первое полугодие необходимо отчитаться по форме, которая утверждена Постановлением Правления ПФР №730п от 25.12.2019.

Вам также будет интересно:

В 2022 году подготовка отчетности осуществляется с учетом следующих изменений:

• С 01.01.2022 поле «Код выполняемой функции» становиться обязательным для заполнения. При этом до 1 июля в этой графе прописывается семизначный шифр (пояснения – в Письме Минтруда №14-0/10/В-1704 от 05.03.2020). С 1 июля согласно новой редакции Постановления №769п в поле «Код выполняемой функции» будет указываться пятизначный шифр.
• С 01.07.2022 в СЗВ-ТД появится новая графа «Сведения о работодателе-правопредшественнике». Здесь будут отображаться данные о работодателе, который снят с учета. Поле заполняется только, если нужно исправить недостоверную информацию, внесенную ликвидированной организацией. Исправления может внести исключительно правопреемник.
• Появился новый раздел, в котором фиксируется информация о северном стаже.

Если лицо устраивается на работу впервые

В отношении всех работников, которые получат свое первое рабочее место в 2022 году, заводятся исключительно ЭТК. Данная категория не имеет права выбора между бумажным и электронным форматом.

При этом новопринятый сотрудник не должен писать какие-либо дополнительные заявления относительно формы отражения его трудовой деятельности. Издание приказа о приеме на работу проходит по стандартному алгоритму. Не позднее следующего рабочего дня нужно подготовить и отправить отчет СЗВ-ТД.

Вам также будет интересно:

Заключение

В связи с переходом на ЭТК инструкция приема на работу сотрудника в 2022 выглядит так:

Далее работодателем осуществляется проверка способа ведения трудовой книжки. Если работник отказался от ведения бумажного документа или поступает на работу впервые, сведения о трудовой деятельности оформляются в электронном виде.

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 4.5 / 5. Всего голосов: 17

БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ всегда доступны для Вас! Именно Вашу проблему можно решить так:

• опишите вашу ситуацию юристу в онлайн чат;
• напишите вопрос в форме ниже;
• позвоните 8 (499) 350-55-06 доб. 145 – Москва и Московская область
• позвоните 8 (812) 309-06-71 доб. 704 – Санкт-Петербург и область
• позвоните 8-800-555-67-55 доб. 686 – По России, звонок бесплатный

Юридическое образование по гражданскому, трудовому, семейному праву позволяет освещать автору ежедневные, наболевшие вопросы людей: «Что делать…», «Можно ли…», «Что будет…», «Как сделать…». Ответы на эти и другие вопросы помогают читателям разобраться в ситуациях с юридической точки зрения, решить проблемы и остаться удовлетворенными от полученных знаний и рекомендаций. Окончила государственное высшее учебное заведение «Прикарпатьский национальный университет имени Василия Стефаника», специальность «Правоведение».

Рейтинг автора:

Много вопросов? Спросите!

Рекомендуем

Должностная инструкция экскурсовода: образцы

Что убрать из обязанностей главбуха, чтобы не платить долги за компанию

Положение о защите персональных данных: образец

Заявление на отпуск — образец 2022 на 14 дней

Отпуск при отстранении от работы

Дискриминация при приеме на работу в 2022 году

Любые уточняющие вопросы по статье Вы можете задать в форме комментариев. Остальные вопросы, а так же вопросы по Вашему конкретному случаю, просим задавать через всплывающее окно в нижнем углу экрана или через форму выше. Мы готовы Вам помочь!

6 коммент. по статье “ Прием на работу с электронной трудовой книжкой ”

Доброе время суток! Бумажная трудовая книжка начата 01.06.2020, запись об увольнении 28.02.2021. С 01.02.2022 нужно принять работника на работу. Какую вести трудовую книжку? Как узнать есть ли электронная?

Бумажные трудовые книжки не оформляются с 1 января 2022 года – с этого момента всем новым работникам создают электронную трудовую (ЭТК).

Ваш потенциальный работник впервые вышел на работу в 2022 году – тогда у граждан еще был выбор между бумажным и электронным документом. Если ваш работник не подавал прошлому работодателю заявление о переходе на ЭТК, он сохранил бумажную книжку – этот документ действует и в настоящее время.

Проверить, есть ли у работника ЭТК, вы не можете – ПФР подобные сведения работодателю не выдает. Однако в том случае, если ранее работник подавал заявление о переходе на ЭТК, работодатель должен был внести в бумажную трудовую соответствующую запись. Если в документе у работника ее нет, вероятнее всего, на ЭТК он не переходил.

Исключения бывают, но только из-за халатности кадровых работников: если на ЭТК сотрудника перевели, а нужную запись в трудовую не внесли. Подобная ситуация возможна, но случается крайне редко – поэтому вам стоит принять представленную вам книжку и продолжать вести до тех пор, пока работник сам не пожелает перейти на электронный учет своих данных.

Здравствуйте! Сотрудник поступил на работу с ЭТК. Нужно ли ему оформлять заявление о продолжении ведения ЭТК?

Если сотрудник, поступивший на работу, имеет электронную, а не бумажную трудовую книжку, при трудоустройстве он должен представить вам документ со сведениями о его трудовой деятельности. Сведения могут быть представлены в электронном виде (в этом случае документ должен быть подписан электронной цифровой подписью) или в виде бумажного документа (при этом он должен быть заверен предыдущим работодателем).

Если у работника нет бумажной трудовой, и при этом есть документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, значит при работе у предыдущего работодателя он уже подавал заявление о переходе на ЭТК. Бумажная трудовая книжка при этом была выдана ему на руки в соответствии с п. 3 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Возможность отозвать такое заявление в действующем законодательстве отсутствует – это значит, что работник, перешедший на ЭТК, вернуться к бумажной трудовой уже не сможет.

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что в описанной вами ситуации у вас, как у нового работодателя, не возникает обязанности по получению от работника еще одного заявления на ведение ЭТК – вы лишь должны продолжить вести книжку в электронном виде.

Здравствуйте. Принимаем сотрудника на работу по новому формату ЭТК, но по прежнему месту работы велась бумажная трудовая книжка. Можем ли мы принять указав сразу ЭТК?

Переход на цифровую трудовую – право, а не обязанность работника, поэтому перейти на новый формат фиксации сведений о местах его работы и занимаемых должностях вы можете только с его согласия.

Если работник, имеющий бумажную трудовую, не возражает против перевода на ЭТК, вы должны:

1. Оформить прием и внести соответствующую запись в представленный им бумажный документ в течение 5 дней с момента трудоустройства сотрудника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
2. Получить заявление о переходе на новый формат ведения трудовой книжки. Заявление пишет сам работник в свободной форме на имя директора предприятия, в котором он трудится. При этом неважно, как именно будет написано заявление – от руки или на компьютере с последующей распечаткой на принтере – главное, чтобы работник собственноручно его подписал и указал дату составления документа.
3. Внести в бумажную трудовую запись со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ, указав, что работником было подано заявление об отказе от бумажного документа в пользу электронного. Запись заверяет руководитель отдела кадров и директор предприятия, после чего работник письменно подтверждает тот факт, что он ознакомлен с этой записью.

После того, как оформление бумажной трудовой будет закончено, она выдается на руки работнику – с этого момента учет его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая останется у него в качестве документа, подтверждающего трудовой стаж, который он наработал до того, как сведения о трудовой деятельности стали собираться и храниться в электронном виде.

Добавить комментарий Отменить ответ

Горячая линия 24/7

8 (499) 350-55-06 доб.145

8 (812) 309-06-71 доб.704

8-800-555-67-55 доб.686

Наши эксперты

Свежие публикации экспертов

Как поступать с работниками, которые «не годны» по результатам медкомиссии?

Режим труда и отдыха водителей по ТК РФ

О квотировании рабочих мест для инвалидов

Должностная инструкция председателя СНТ

Можно ли устроиться в ГАИ без армии?

Что означает квотируемое рабочее место?

Можно ли устроиться в следственный комитет без юридического образования?

Работа в ФСБ без службы армии: можно ли?

Спонсор

Консультация по телефону

8 (499) 350-55-06 доб. 145

8 (812) 309-06-71 доб. 704

8-800-555-67-55 доб. 686

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА НАС

Разделы

Информация

Опубликованная информация на Юридической азбуке (lawabc.ru) представляет информационно-ознакомительный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой. Поэтому перед применением информации и принятием вашего решения по любым юридическим ситуациям настоятельно рекомендуем вам проконсультироваться со специалистами.

Юридическая азбука © 2022-2022 lawabc.ru. Бесплатные юридические консультации онлайн. Все права защищены. Для лиц старше 18 лет. Любое копирование материалов и тиражирование в сети Интернет, либо печатных изданиях без согласования с Администрацией сайта, преследуется законом. | –>

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки в 2022 году осуществляется по строгому алгоритму:

1. Работники пишут заявление о выборе ЭТК.
2. Отдел кадров сдает новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.
3. Бумажный документ о стаже с соответствующей записью выдают сотруднику.

В электронные ТК включили полные сведения о стаже из бумажных

Принятый в 2022 году ФЗ об электронных трудовых книжках внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Его нормами установлен перенос данных о стаже граждан из бумажных книжек в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК). Первоначально сведения внесли только начиная с 01.01.2020, но с 14.12.2022 Пенсионный фонд России начал вносить в СТД-ПФР информацию о работе за период до 31.12.2019 включительно. Основные сведения о стаже доступны с 2002 года, но только в том случае, если они есть в распоряжении ПФР.

Все граждане вправе обращаться в ПФР с заявлением о переносе недостающих сведений о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. ПФР внесет информацию за период до 2022 года. При необходимости стаж уточнят у работодателей. Если у заявителя в отчете СТД-Р, поданном работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК необязательно. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит не массово, а в индивидуальном порядке.

Желающих применять электронные трудовые книжки работников всего 30%. Это следует из уведомлений о желающих заменить бумажную на электронную и данных опросов. Большинство россиян намерены продолжить ведение бумажного документа о стаже.

Законодательные нормы

Новая статья 66.1 ТК РФ регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем ЭТК отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотр данных доступен в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя или возможно получить их в виде выписки от работодателя (СТД-Р) или от Пенсионного фонда (СТД-ПФР).

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто откажется от бумажного варианта и напишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажный документ выдадут на руки в течение 3 дней. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2022 году, оформят только ЭТК.

Что-то не получается?

Разобраться в правилах перехода и работы с электронными трудкнижками поможет видеосеминар от эксперта КонсультантПлюс. Используйте бесплатный доступ, чтобы посмотреть.

Пошаговый алгоритм перехода на ЭТК

В 2022 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Работники до конца декабря определились с видом учета и написали соответствующее заявление. Но некоторые решили подумать подольше — они вправе изменить первоначальное мнение и выбрать ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.

Шаг 1. Написание работниками заявлений

Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.

В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР.

Бесплатно используйте образцы от КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить все документы для перехода.

Шаг 2. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантами не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет ПФР.

Шаг 3. Сдача отчетности в ПФР

Впервые отчет СЗВ-ТД отправили в феврале 2022. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2022 в них появился раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД. Когда работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам с данными о его трудовой деятельности.

В 2022 г. отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми изменениями, но после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 4. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК .

Тем сотрудникам, которые отказались от ведения бумажных книжек в 2022 г., в них делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2022 № 14-2/В-150.

Шаг 5. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.

Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.

Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — в книге учета движения ТК делается запись:

Выдана на руки на основании письменного заявления Синюковой Киры Александровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Как гражданин получит сведения о стаже

Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:

• в отделе кадров;
• в ПФР;
• в местном МФЦ.

Обратите внимание, что увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.

Плюсы и минусы нового формата

Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:

Электронные трудовые книжки утверждены: что делать работодателям?

Долгие обсуждения по поводу электронных трудовых книжек закончились – с 1 января все работодатели без исключения должны на них перейти. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2022 года:

от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;

от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2022 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.

Кроме этого, ПФ РФ уже разработал, но пока не утвердил:

проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

порядок заполнения формы СЗВ-ТД;

проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников;

порядок заполнения формы СЗИ-ТД;

формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников».

Пока проекты можно посмотреть на сайте ПФ РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Собирает и хранит эти сведения орган ПФ РФ. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчетности. При этом работодателей и работников заверяют, что информационная система ПФ РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных и исключает их изменение, уничтожение или потерю.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2022 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2022 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2022 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2022 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2022 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Как работнику получить сведения о его трудовой деятельности?

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Шаг 1. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Шаг 2. Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Шаг 3. Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2022 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2022 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2022 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2022 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2022 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен	___________	/_______________________/
(подпись)	(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 4. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

в датах приемов, переводов, увольнений;

в названиях организаций и должностей;

в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

в записях о постоянных переводах.

Шаг 5. Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2022 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2022 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2022 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Шаг 7. Уведомление работников о переходе на электронную форму

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2022 года. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения.

Не забудьте о работников, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением.

Шаг 8. Выдача работникам бумажных трудовых книжек

После 1 января 2022 года выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учета движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2022 года, продолжайте вести трудовые книжки.

При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2022 года не состояли в трудовых отношениях.