1С электронные больничные листы: создание документа, начисление, расчет выплаты

Электронный больничный и прямые выплаты ФСС: как с этим работать в «1С:ЗКГУ 3.1»

Мы живем в век информационных технологий, где из года в год компании, частные предприниматели и государство стараются автоматизировать как можно большее количество процессов и увеличить эффективность своей деятельности. Одним из примеров такой автоматизации является внедрение электронного больничного листа и прямые выплаты Фонда социального страхования (ФСС).

С 1 июля 2017 года стало возможным формирование как бумажных больничных, так и электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).

Что такое ЭЛН?

ЭЛН — это аналог обычного больничного листа. Заполняется в специализированных программах или непосредственно в личном кабинете Фонда социального страхования. Нововведение значительно упрощает работу бухгалтера и его взаимодействие с ФСС, а также позволяет не беспокоиться о возможных ошибках и наличии ненадежных документов. В связи с этим многие организации постепенно переходят на ЭЛН.

В этом материале мы расскажем и покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1C:ЗКГУ»).

  • Чем электронный больничный лучше бумажного?
  • Ключевые функции ЭЛН.
  • Как работает система электронных больничных?
  • Что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
  • Как настроить электронный документооборот с ФСС?
  • Как сформировать больничный лист в «1С»?
  • Как настроить прямые выплаты ФСС в «1С:ЗГКУ 3.1»?

Чем электронный больничный лучше бумажного?

Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:

  • свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
  • ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
  • информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
  • ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.

Ключевые функции ЭЛН

К основным функциям электронного листка нетрудоспособности можно отнести:

  • подтверждение факта обращения сотрудника компании и медицинское учреждение;
  • с юридической точки зрения ЭЛН гарантирует сотруднику сохранение его рабочего места на период болезни;
  • ЭЛН обеспечивает выплаты сотруднику за период временной нетрудоспособности;
  • формирование статистических данных о причинах болезни в единой базе и упрощение сбора этой информации.

Как работает система электронных больничных?

При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.

Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:

  • врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
  • сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
  • бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
  • ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
  • программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
  • работодатель оплачивает сотруднику больничный.

Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.

Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.

Итак, что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?

Перейдем от теории к практике. Далее мы покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».

Если вы сдаете отчетность через сервис «1С-Отчетность», тогда у вас уже имеются сертификаты страхователя и ФСС. Остается только скачать сертификат ФСС ЭЛН с официального сайта. Настройка и последующее обновление сертификатов ФСС будут производиться автоматически, без помощи пользователя.

Если у вас нет подключения к сервису и вы сдаете отчетность через других операторов, в этом случае достаточно подключить электронный документооборот с ФСС.

Как настроить электронный документооборот с ФСС?

Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:

  • на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
  • далее выберите пункт «Организации»;
  • в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
  • затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
  • в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
  • поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).


Рис.1. Настройки обмена с ФСС

Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.

Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».

Как сформировать больничный лист в «1С»?

Для проверки работы электронного больничного листа в «1С» нужно создать новый документ «Больничный лист». Найти его можно в блоке «Зарплата» или «Кадры» в программе «1С:ЗКГУ 3.1» (рис.2).


Рис.2. Создание нового документа «Больничный лист» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Заполняем стандартные поля, такие как: «Месяц», «Сотрудник» и «Номер ЛН» (листка нетрудоспособности). После этого по кнопке «Получить из ФСС» получаем данные о нетрудоспособности (рис.3).


Рис.3. Кнопка «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Данные о медицинской организации подгружаются автоматически. Для того чтобы просмотреть эти сведения, нужно нажать на ссылку (рис.4).


Рис.4. Ссылка «Сведения о медицинской организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Чтобы создать «Реестр ЭЛН», нужно зайти на вкладку «Отчетность, справки», затем зайти в «1С-Отчетность» (рис.5).


Рис.5. Создание реестра ЭЛН в сервисе «1С-Отчетность»

Далее отчет следует заполнить, проверить на заполнение обязательных полей и отправить его в ФСС.

Готово! На этом настройка и отправка ЭЛН в ФСС из «1С» завершена. Эта функция позволит вам существенно сократить время на ввод первичной документации, исключить возможные ошибки при расчете. Теперь перейдем к прямым выплатам ФСС.

Как настроить прямые выплаты ФСС?

Для начала давайте разберемся, что такое «Пилотный проект ФСС» и с чем его «едят»? По сути, это экспериментальное нововведение, которое подразумевает выплату социальных пособий без участия работодателя.

Если ваша организация является участником пилотного проекта, то для начала работы с этой функцией ее следует активировать в учетной политике организации. Для этого перейдем:

  • раздел: «Настройка – Организации – Учетная политика» (рис.6);
  • в подразделе «Пособия за счет ФСС» проставляем галочку, подтверждая, что ваша организация зарегистрирована в регионе;
  • проставляем дату, с которой будут действовать выплаты.


Рис.6. Настройка Выплат ФСС в учетной политике организации в «1С:ЗКГУ 3.1»

По завершении этой настройки при формировании больничного листа вы увидите, что в строке, где раньше рассчитывалось пособие за счет ФСС, пусто (рис.7).


Рис.7. Лист нетрудоспособности в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»

Помимо этого, появилась еще одна вкладка «Пилотный проект ФСС». В ней вы можете сформировать заявление сотрудника на выплату пособия и отдать его на подпись (рис.8).


Рис.8. Обработка «Заявление на выплату пособия» в «1С:ЗКГУ 3.1»

После перейдите в ваше «рабочее место» по выплатам ФСС. Этот раздел позволяет не только фиксировать данные больничных листов и заявлений, но и отслеживать статусы отправленных реестров, а также заносить сведения о возмещенных средствах в информационную базу.

Для этого откройте раздел: «Главное – Пособия за счет ФСС». Далее вы увидите 3 колонки:

  • больничные листы;
  • заявления сотрудников;
  • реестры заявлений (рис.9).


Рис. 9. Рабочее место «Пособия за счет ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Первый и второй пункт вы уже сделали. Осталось лишь создать реестр заявлений и отправить его напрямую, если у вас подключена «1C-Отчетность», или же выгрузить и отправить через другие программы.

Стоит отметить, что не все пособия будут выплачиваться за счет ФСС. Исключениями являются:

  • пособие на погребение;
  • пособие по уходу за детьми инвалидами.

Перечисленные выше пособия будут выплачиваться за счет работодателя, поэтому потребуется вносить данные в вашем «рабочем месте» на вкладке «Возмещение расходов организации» (рис. 10)


Рис.10. Вкладка «Возмещение расходов организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»

Подведем итоги

Мы разобрались, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1». Надеемся, что эти возможности помогут вам сократить время на ввод первичной документации, исключить ошибки при расчете, а также упростить взаимодействие с ФСС.

Если после прочтения у вас возникли вопросы по настройке функционала и требуется консультация специалиста, вы всегда можете обратиться в нашу компанию.

Больничный лист в 1С 8.3 ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция

В рамках данной пошаговой инструкции мы рассмотрим, как в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 начислить, провести и выплатить больничные. А также рассмотрим процедуру корректировки неверно начисленных сумм.

Для отражения факта нетрудоспособности в программе предусмотрен документ «Больничный лист». В ближайшем планируется введение электронных больничных листов в 1С.

Проводим лист нетрудоспособности в 1С 8.3

Чтобы найти его, нужно зайти в меню «Зарплата», далее нажать на ссылку «Больничные листы».

Откроется окно со списком документов. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Откроется окно нового документа. Начинаем заполнять его. Обязательные поля для заполнения подчеркнуты красным пунктиром. Первым делом заполняем «Организацию» и выбираем «Сотрудника».

После выбора сотрудника система проверяет заполнение стажа. В моем случае вышло как раз так, что у сотрудника стаж оказался незаполненным. Программа вывела мне предупреждение и предложила ссылку для исправления ситуации.

Нажимаем на ссылку. Выйдет окно, где можно будет заполнить стаж:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Устанавливаем стаж и продолжаем заполнять документ. У нас осталось два незаполненных обязательных поля: «Причина нетрудоспособности» и «Освобождение от работы». Причину выбираем из списка, например, «Заболевание или травма», и задаем период, когда работник был освобожден от работы.

Сразу после заполнения периода отсутствия произойдет расчет документа. По умолчанию программа 1С Зарплата и управление персоналом настроена так, что расчет происходит автоматически при заполнении или изменении значимых для расчета полей. Иногда это не очень удобно (на слабых компьютерах может ощущаться значительное «подтормаживание»). Поэтому эту функцию можно отключить.

Сделать это можно в настройках программы. Идем в меню «Настройки», нажимаем на ссылку «Расчет зарплаты» и убираем флажок «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании»:

Читайте также:  Дисциплинарная ответственность военнослужащих: условия для привлечения, виды взысканий, порядок наложения и снятия

Теперь при редактировании каких-либо данных, влияющих на расчет, кнопка «Пересчитать» (справа) будет закрашена желтым цветом, и для расчета (пересчета) нужно ее нажать:

В документе 1С ЗУП по умолчанию считается, что выплата больничных будет произведена с зарплатой, но можно указать и другое: с авансом или в межрасчетный период.

В случае, если предоставляется отпуск по беременности и родам, программа предоставляет возможность освободить ставку на период отсутствия сотрудника. Это возможно, если в системе ведется штатное расписание.

Итак, документ рассчитан. Зеленый маркер «Изменить / посмотреть данные» рядом с некоторыми полями позволяет посмотреть, из чего состоит сумма в этом поле, или даже изменить ее.

Перейдем на закладку «Оплата».

Здесь можно задать дополнительные условия, которые повлияют на оплату больничного листа.

Например, изменить интервал назначения выплаты пособия (скажем, часть больничного пришелся на отпуск), ограничить или снять ограничение на пособие, изменить процент оплаты (изначально эти показатели устанавливаются при заполнении поля «Причина нетрудоспособности») и т.д.

На закладке «Начисления» отражен конечный результат расчета документа (суммы начислений).

Корректировка больничного прошлого периода в 1С ЗУП

Не исключена ситуация, когда документ в 1С ЗУП 8.3 ввели несвоевременно или ошибочно. Возникает необходимость корректировки.

Если ошибку нашли в период, когда месяц еще не закрыт, то можно просто внести в него необходимые изменения, пересчитать и перепровести.

Если же месяц, в котором создан документ, уже закрыт, просто так документ скорректировать нельзя, так как это приведет к расхождению сумм начисления и выплаты. На этот случай внизу документа предусмотрена ссылка «Исправить». Нажатие на эту ссылку приводит к созданию нового документа, который фиксирует исправления уже текущим (незакрытым периодом), а исходный документ сторнируется.

Если же нужно полностью отменить все движения закрытого периода и перенести их на следующий месяц, существует ссылка «Сторнировать». Нажатие на нее приводит к созданию документа «Сторнирование начислений».

Печать больничного листа

После окончания расчета документ проводится, и после этого по кнопке «Печать» доступны следующие печатные формы:

  • Расчет пособия к листку нетрудоспособности;
  • Расчет среднего заработка;
  • Подробный расчет начислений.

Смотрите также наше видео по расчету и начислению больничного в 1С Бухгалтерия:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Расчет и начисление больничного в 1С 8.3 Бухгалтерия — по шагам

В программе 1С Бухгалтерия так же, как и в 1С ЗУП есть возможность производить начисление больничных своим сотрудникам. Рассмотрим пошаговую инструкцию по расчету и начислению больничного листа в 1С 8.3.

Предварительная настройка программы

Данный функционал доступен только после произведения определенной настройки вашей программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

В открывшемся окне перейдите по гиперссылке «Настройки зарплаты».

Перед вами появится форма настройки. Перейдите в раздел «Расчет зарплаты» и установите флаг на соответствующем пункте, как показано на рисунке ниже. Обратите внимание, что данный функционал доступен только если в программе нет организаций, в которых работает более 60 сотрудников.

Оформление и расчет больничного листа

Больничные листы расположены в разделе «Зарплата и кадры» — «Все начисления».

В открывшемся списке документов нажмите на кнопку «Создать». Перед вами отобразится меню с выбором вида документа. В нашем случае это «Больничный лист».

В открывшейся форме только что созданного документа укажите месяц, организацию и того сотрудника, больничный которого вы хотите отразить в программе.

Основные данные

На закладке «Главное» указывается номер больничного листа и то, является ли он продолжением другого. Причина нетрудоспособности выбирается из заполненного по умолчанию списка. Это может быть заболеванием или травмой, карантином, отпуском по уходу за ребенком и прочее.

Ниже укажите, на какой период сотрудник освобождается от работы в соответствии с больничным листом. Процент оплаты по умолчанию устанавливается в размере 60%, но в зависимости от стажа работы сотрудника вы конечно же можете его изменить.

В самой нижней части формы на вкладке «Главное» автоматически расчитываются начисления и НДФЛ. Автоматически начисление разделяется на то, которое оплачивает работодатель и ФСС. Вы можете откорректировать только данные по НДФЛ и среднему заработку, нажав на знак карандаша.

Корректировку НДФЛ мы не будем рассматривать подробно, так как там и так все интуитивно понятно. Остановимся на среднем заработке. Нажмите на знак карандаша.

Перед вами откроется форма 1С 8.3 с подробным помесячным расчетом среднего заработка сотрудников.

Здесь можно откорректировать данные, влияющие на средний заработок. Это производится в том случае, когда сотрудник недавно пришел работать в ваше предприятие, и данных о его заработке с прошлого места работы нет. Или же ранее в программе не велось начисление заработной платы.

Так же очень часты случаи необходимости изменения расчетного периода. Например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком, соответственно начислений за отработанное время, как и самого отработанного времени у нее может не быть. В таком случае при начислении больничных ей можно изменить года для расчета среднего заработка на те, когда она фактически работала (до отпуска по уходу за ребенком).

Дополнительные данные

Перейдите на закладку «Дополнительно». В нашем случае все данные заполнились автоматически.

В поле ограничение пособия по автоматически подставляется значение «Предельной величиной базы для начисления страховых взносов». Вы можете изменить данное ограничение до размера минимального размера оплаты труда, либо до минимального размера ежемесячной страховой выплаты.

Ниже указывается доля неполного времени и льготы. Перечень доступных льгот приведен на рисунке ниже.

Начисления

На закладке «Начисления» в нашем случае появились две строки: «Больничный за счет работодателя» и «Больничный». Дело в том, что в нашем случае сотруднику положена выплата пособия за 8 дней. Первые три дня отплачивает работодатель, а последующие – ФСС. Если бы период был не более трех дней, то на данной вкладке была бы только строка с суммой больничного за счет работодателя.

В табличной части начислений вы можете изменять только суммы пособия. На вкладке «Главное» все внесенные вами изменения будут отражены и суммы пересчитаются автоматически.

Проводки по больничному листу

Проведите документ и откройте его проводки. Как мы видим, сумма пособия, которая оплачивается за наш счет, отнеслась к оплате труда (Дт26). Часть пособия, которая выплачивается за счет ФСС, учтена на Дт 69.01.

Смотрите также видео инструкцию:

Начисление больничного листа в 1С 8.3

При автозаполнении документа «Начисление зарплаты» в 1С 8.3 за тот период, в котором у нашего сотрудника был оформлен больничный, программа подставит данную сумму в соответствующую колонку. Так же, количество отработанного времени уменьшится на период болезни.

В расчетном листке начисленные суммы больничного за счет работодателя отображаются отдельными строками.

Электронный больничный лист в 1С – алгоритм взаимодействия с ФСС

Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.

Основные функции ЭЛН

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.

Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.

Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.

Условия успешного обмена данными

Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:

  • Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
  • Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
  • Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.

Алгоритм взаимодействия между ФСС, организацией и медучреждением

Весь алгоритм взаимодействия сводится к следующей схеме:

  • После получения от сотрудника письменного согласия организация подключается к 1С Отчетности или получает только сертификат ФСС для ЭЛН, если в 1С Отчетности нет надобности (хотя удобнее подключить сервис сдачи отчетности во все фискальные органы прямо из программы 1С).
  • При возникновении страхового случая сотрудник обращается в медицинское учреждение, где врач оформляет электронный больничный и подписывает его своей электронной подписью. Далее электронный больничный врач отправляет в ФСС, а сотрудник получает номер своего больничного по SMS на мобильный телефон.
  • Сотрудник сообщает номер больничного в бухгалтерию организации, которая запрашивает информацию о больничном в ФСС. Фонд высылает электронный документ, бухгалтерия рассчитывает пособие и отправляет его обратно в Фонд.

Таким образом, весь документооборот происходит электронно.

Как все происходит в 1С?

Для программ, которые подключены к сервису 1С Отчетность, настройка обмена с ФСС происходит автоматически. Для тех, у кого сервис не подключен, есть возможность подключить сертификат ЭЛН вручную.

Для формирования нового документа ЭЛН необходимо перейти из пункта бокового меню «Зарплата и кадры» в подраздел «Все начисления». В открывшемся списке выбрать «Больничный лист».

Чтобы загрузить сведения по больничному листу электронно из ФСС, нужно ввести в соответствующее поле больничного листа его номер, который должен предоставить сотрудник, и нажать «Получить данные из ФСС».

Расчет производится исходя из сведений о начисленной заработной плате по данному сотруднику.

Данные о медицинском учреждении, оформившем больничный, заполнятся автоматически из справочника 1С.

После заполнения и расчета по больничному листу его необходимо провести и закрыть. А в ФСС отправить реестр ЭЛН. Для формирования реестра, необходимо из пункта бокового меню «Отчеты» перейти в подраздел «1С-Отчетность», «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС».

Читайте также:  Коллективный договор и соглашение: общие черты и отличия правовых актов, их сравнительный анализ

В открывшейся форме реестра необходимо заполнить все поля и список оформленных больничных.

Перед отправкой реестр нужно провести, затем нажать кнопку «Отправить реестр в ФСС».

1С в облаке — это стабильное и быстрое решение для вашего бизнеса

Оставьте заявку прямо сейчас, и вы получите:

  • Бесплатный тест
  • Бесплатная поддержка на все этапах настройки
  • Доработка 1С под ваши цели

Больничный лист: как рассчитать пособие в 1С

Больничный лист – это важный документ. Он подтверждает правомерность отсутствия сотрудника на работе и служит основанием для расчета и выплаты пособия.

Кроме заработка за два предыдущих года на расчет пособия влияет стаж и дата начала болезни.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Больничный лист подтверждает правомерность отсутствия сотрудника на работе и служит основанием для расчета и выплаты пособия.

2. На расчет пособия влияют стаж, дата начала болезни и размер заработка за два предыдущих года.

3. Уволившийся сотрудник может получить пособие, если заболеет в течение 30 календарных дней со дня увольнения.

4. Расходы по больничным (за исключением первых трех дней в случае заболевания или травмы работника) возмещаются за счет средств ФСС РФ.

Расчет пособий…

… в зависимости от страхового стажа

В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ) в большинстве случаев сумма пособия по нетрудоспособности зависит от стажа:

  • от 8 лет и более – выплачивается пособие в размере 100 % среднего заработка;
  • от 5 до 8 лет – 80 % среднего заработка;
  • до 5 лет – 60 % среднего заработка.

Процент среднего заработка для расчета пособия учитывается в следующих ситуациях

  • собственное заболевание (кроме профессионального заболевания); травма (кроме травмы, связанной с несчастным случаем на производстве); карантин; протезирование по медицинским показаниям; долечивание в санаторно-курортных учреждениях сразу после стационара (ч. 1 ст. 7 Закона № 255-ФЗ);
  • уход за больным ребенком амбулаторно и в стационаре (п.п. 1, 2 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ);
  • уход за взрослым членом семьи амбулаторно (ч. 4 ст. 7 Закона № 255-ФЗ).

В ряде случаев выплачивается пособие в размере 100 % среднего заработка вне зависимости от стажа. Это:

  • пособие по беременности и родам (ст. 11 Закона № 255-ФЗ);
  • профессиональное заболевание или несчастный случай на производстве (ст. 9 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Если у сотрудника, уволившегося из организации, в течение 30 календарных дней со дня увольнения наступило собственное заболевание или произошла травма, то на основании части 2 статьи 7 Закона № 125-ФЗ выплачивается пособие в размере 60 % среднего заработка вне зависимости от стажа.

Правила подсчета и подтверждения стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 (в ред. приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 740н) (далее — Правила).

В пункте 21 Правил говорится, что исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы. Это не означает, что надо весь период перевести в дни, а затем разделить на 30 и на 12. Нужно выделить полные календарные периоды: годы, месяцы, а остатки переводить в месяцы из расчета 30 дней в месяц.

Пример 1. Расчет стажа за период

Рассчитаем стаж за период 14.09.2015–16.03.2016.

№ п/пМесяцДней в месяце
1сентябрь 201517
2октябрь 201531
3ноябрь 201530
4декабрь 201531
5январь 201631
6февраль 201629
7март 201616

Если просто количество дней за весь период 185 разделить на 30, то получится стаж 6 месяцев и 5 дней.

Но по Правилам надо сначала учесть полные календарные периоды: 5 полных месяцев – с октября 2015 года по февраль 2016 года. Далее 17 дней сентября 2015 года суммируются с 16 днями марта 2016 года. Согласно правилам 33 дня составляют 1 месяц (30 дней) и 3 дня. Таким образом, общий стаж – 6 месяцев и 3 дня. Именно так и происходит подсчет стажа в программе.

Иногда в документах, подтверждающих стаж, не указаны точные даты. Пункт 27 Правил устанавливает, что в случае если указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15 число соответствующего месяца. Это означает, что именно такие даты нужно указать в программе. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» стаж указывается в карточке Сотрудника по ссылке Трудовая деятельность.

Страховой стаж для расчета больничного состоит из периодов, в течение которых человек был застрахован на случай временной нетрудоспособности, и из нестраховых периодов.

К страховым периодам относятся периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы и периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 1 ст. 16 Закона № 255-ФЗ).

Нестраховые периоды — это периоды прохождения военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-I «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, и их семей», которую работник проходил с 01.01.2007.

Напомним, что выделение нестраховых периодов связано с различиями в порядке финансирования выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Наличие нестраховых периодов может влиять на процент среднего заработка для расчета пособия.

Например, без нестраховых периодов стаж составляет 7 лет. Пособие исчисляется из расчета 80 % среднего заработка. Но если прибавить еще 2 нестраховых года, то при расчете пособия учитываются уже 100 % среднего заработка.

В общем же порядке расходы по больничным (за исключением первых трех дней в случае заболевания или травмы работника) возмещаются за счет средств ФСС РФ. Разница суммы пособия, возникшая в связи с нестраховыми периодами, дополнительно финансируется за счет средств федерального бюджета (за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых на указанные цели бюджету ФСС РФ).

При заполнении данных о стаже в программе и в бланке листка нетрудоспособности нужно учитывать следующее. Поле «Страховой стаж» листка нетрудоспособности (раздел «Заполняется работодателем») — это полный стаж, который учитывается при расчете больничных листов. Это поле соответствует полю программы Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов. В поле «в том числе нестраховые периоды» листка нетрудоспособности нужно выделить только стаж нестраховых периодов.

При этом в поле Страховой стаж для оплаты больничных листов в программе нужно указать стаж без нестраховых периодов.

Пример 2. Заполнение данных о стаже на бланке больничного листа и в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов («Страховой стаж» – в листке нетрудоспособности) 01.01.2006 – 31.05.2016 составляет 10 лет 5 месяцев. При этом сотрудник находился на службе с 01.01.2006 до 31.12.2014. Нестраховой период начинается с 01.01.2007 и длится по 31.12.2014, т. е. составляет 8 лет.

На бланке в поле «Cтраховой стаж» указывается 10 лет 5 месяцев и выделяется нестраховой период в том числе – 8 лет (рис. 1).

Рис. 1 Фрагмент бланка листка нетрудоспособности

В программе в карточке Сотрудника в поле Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов указывается 10 лет 5 месяцев, а в поле Страховой стаж для оплаты больничных листов нужно указать стаж без нестраховых периодов, т. е. 2 года и 5 месяцев (рис. 2).

Рис. 2. Сведения о стажах

Для сотрудника нет различия, есть ли в его стаже нестраховые периоды, а вот для ФСС это важно.

Пример 3. Расчет пособия по нетрудоспособности при наличии нестраховых периодов

Пособие по нетрудоспособности предоставлено с 01.06.2016 по 18.06.2016. У сотрудника Стаж для оплаты больничных листов с учетом нестраховых периодов 10 лет 5 месяцев, в том числе нестраховой период 8 лет

При заполнении документа Больничный лист на закладке Оплата следует установить флаг Применять льготы и выбрать Выплаты в связи с зачетом в страховой стаж нестраховых периодов. В поле Процент оплаты автоматически установилось 100 %, ведь общий стаж более 8 лет. Но в поле Процент оплаты без льгот – 60 %, ведь без льгот стаж составляет всего 2 года и 5 месяцев, что меньше 5 лет. Разница между общим стажем и стажем без льгот оплачивается из федерального бюджета за вычетом трех первых дней, оплаченных работодателем.

На закладке Начислено (рис. 3) начисление Больничный рассчитано и общей суммой 13 767,15 руб., и в том числе за счет федерального бюджета – 5 506,80 руб..

В отчете 4-ФСС расходы за счет федерального бюджета выделяются автоматически.

Рис. 3. Начисления по больничному листу с учетом нестраховых периодов

… в зависимости от даты начала болезни

На протяжении всего 2016 года максимальный среднедневной заработок для всех случаев кроме отпуска по беременности и родам составляет 1 772,6 руб. При расчете среднедневного заработка в 2016 году нужно учитывать весь заработок за 2014 год, с которого перечислялись страховые взносы, но не более 624 000 руб., и весь заработок за 2015 год, с которого перечислялись страховые взносы, но не более 670 000 руб. Среднедневной заработок получается делением суммы этих ограниченных заработков за 2 года на 730. В ряде случаев на размер пособия влияет МРОТ, а он в течение 2016 года изменился.

С 01.01.2016 МРОТ равен 6 204 рублей в месяц (ст. 1 Федерального закона от 14.12.2015 № 376-ФЗ), а с 01.07.2016 Федеральным законом от 02.06.2016 № 164-ФЗ установлен в размере 7 500 рублей в месяц. Небходимо учитывать изменение МРОТ

с 01.07.2016, если у сотрудника…

… средний заработок за предыдущие два года ниже МРОТ

Если средний заработок работника, рассчитанный за 2014 и 2015 годы (в расчете за полный календарный месяц) ниже минимального размера оплаты труда, то пособие рассчитывается исходя из МРОТ. Если дата начала болезни приходится на период с 01.01.2016 по 30.06.2016, то минимальный среднедневной заработок, исчисленный из МРОТ равен 203 руб. 97 коп. (6 204 руб. x 24) / 730 = 203,97 руб.). Для заболеваний, наступивших начиная с 01.07.2016, минимальный среднедневной заработок равен 246 руб. 58 коп. (7 500 руб. x 24) / 730 = 246,58 руб.).

Пример 4. Расчет пособия из МРОТ по причине малого заработка

Сотрудница Н.И. Ростова предъявила в бухгалтерию больничный лист по уходу за ребенком до 7 лет амбулаторно на 1 день 15.07.2016. Стаж сотрудницы на день болезни – 2 года (меньше 5 лет, но больше полугода). Н.И. Ростова работает на полставки с ноября 2015 года. Ее заработок за 2015 год составил 50 000 руб. Справки с предыдущих мест работы не предоставлены.

Фактический среднедневной заработок составил:
50 000,00 руб. / 730 = 68,49 руб.

Минимальный среднедневной заработок из МРОТ с учетом неполного рабочего дня составил: 246,58 руб. x 0,5 = 123,29 руб., что больше фактического. Пособие исчисляется из МРОТ 123,29 руб. с учетом стажа. Стаж менее пяти лет, поэтому для расчета пособия учитывается 60 % : 123,29 руб. x 60 % = 73,97 руб.

Обратите внимание, что в этом случае важна дата начала нетрудоспособности. Болезнь наступила в июле, поэтому использован МРОТ 7 500 руб. Если бы дата начала болезни была до 01.07.2016, и болезнь продолжалась в июле, то использовался бы МРОТ 6 204 руб.

… стаж менее полугода

Если стаж сотрудника меньше шести месяцев, то пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам не может превышать МРОТ за каждый календарный месяц.

Пример 5. Ограничение пособия величиной МРОТ по причине малого стажа

Сотрудник Д.В. Боровой начал работать 01.04.2016 на условиях полного рабочего дня на предприятии в местности без районного коэффициента (РК). Справка о заработке у предыдущего работодателя в 2015 году подтверждает сумму 500 000 руб.

Больничный лист предоставлен на 2 дня: 30.06.2016–01.07.2017.

На день начала болезни стаж менее полугода и размер пособия при этом ограничивается не предельной величиной базы для начисления страховых взносов, а максимальным размером дневного пособия исчисленного из МРОТ.

Фактический среднедневной заработок составил: 500 000 руб. / 730 = 684,93 руб. Стаж менее пяти лет, поэтому среднедневной заработок ограничивается 60 % и равен 684,93 руб. х 60 % = 410,96 руб. Но так как стаж меньше полугода, то и он ограничивается максимальным размером дневного пособия в июне: 6 204 руб. / 30 = 206,80 руб., и в июле 7 500 руб. / 31 = 241,94 руб.

Таким образом, за 2 дня начислено пособие 206,80 руб. + 241,94 руб. = 448,74 руб. (рис. 4).

Рис. 4. Начисления по больничному листу из МРОТ

Обратите внимание, пособия по беременности и родам начисляются заранее и если сотрудница ушла в декретный отпуск до 1 июля и до того, как был утвержден новый МРОТ. Причем если отпуск продолжается после 1 июля, то сумму пособия нужно пересчитать с учетом нового МРОТ и доплатить разницу.

Потребность пересчета возникает, если пособие по беременности и родам ограничивается максимальным размером дневного пособия аналогично Примеру 5 по причине того, что стаж у сотрудницы оказался менее полугода. Для выполнения перерасчета в программе нужно открыть созданный и оплаченный ранее документ Больничный лист. По кнопке Исправить создать новый документ. В нем на закладке Пересчет прошлого периода сторнируются ранее начисленные суммы, а на закладке Начислено (подробно) отображаются новые начисления. В итоге новый документ показывает разницу, в этом случае — сумму к доплате.

… нарушение режима

Если сотрудник без уважительных причин нарушил предписанный лечащим врачом режим или если нетрудоспособность наступила вследствие алкогольного или наркотического опьянения, то расчет производится аналогично второму случаю.

Отличается этот случай от предыдущего тем, что при нарушении режима пособие из расчета МРОТ начисляется, начиная со дня отмеченного нарушения, а до того — по общим правилам с учетом фактического среднего заработка.

Пилотный проект ФСС – работа с больничными листами в 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ

Пилотный проект ФСС уверенно шагает по стране, затрагивая все больше и больше регионов. Автор этой статьи – Мадина Тлисова – живет в республике, которая является одним из первопроходцев пилотного проекта по прямым выплатам из Фонда социального страхования. Мы попросили Мадину поделиться с нашими читателями опытом работы с больничными листами на практических примерах в программах 1С.

Для работы в рамках пилотного проекта в ПП 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ нужно в разделе «Настройки» – «Реквизиты организации» на закладке «Учетная политика и другие выплаты» перейти по ссылке «Учетная политика», расставить галочки, как показано на рисунке, и заполнить дату перехода вашего региона.

Но даже если вы забыли сделать данные настройки, при начислении зарплаты или пособий по БЛ программа выдаст сообщение, что необходимо все-таки указать дату вступления в проект (проверка осуществляется по КПП вашей организации).

Далее для удобства применения и регистрации по цепочке всех взаимосвязанных документов можно настроить рабочее место «Пособия за счет ФСС».

Заходим в меню «Главное» – «Пособия за счет ФСС»

или в раздел «Отчетность, справки» – «Пособия за счет ФСС».

Работать в нашем примере будем в закладке «Прямые выплаты», а закладка «Возмещение расходов организации» используется для регистрации заявлений по пособиям на погребение и оплате дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, когда организация оплачивает их из своих средств, а ФСС потом возмещает эти суммы.

Итак, последовательность действий будет следующая:

1. Для начала сотрудник должен предоставить в организацию больничный лист в бумажном варианте или электронный лист нетрудоспособности, который регистрируется в программе.

Зарегистрируем БЛ по кнопке «Создать больничный». Дальнейшее заполнение документа описано в статье Расчет оплаты по больничным листам в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 .

Для удобства работы с документом можно применить некоторые настройки, описанные мной в статье «Секретные» возможности документов в 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ редакции 3

С появлением электронного листка нетрудоспособности добавилась возможность автозаполнения данного документа. Требуется только ввести ФИО сотрудника, номер ЛН и при нажатии на кнопку «Получить из ФСС» или «Загрузить из файла» заполнится информация, которую раннее медучреждение, выдавшее ЭЛН, передало ФСС.

Мы видим, что в окне появляется дополнительная закладка «Пилотный проект ФСС» для ввода необходимой к отправке в ФСС информации. На закладке «Главное» поле «за счет ФСС» будет нулевым, так как рассчитываются суммы выплат только за счет работодателя – первые 3 дня.

Детально рассмотреть суммы начислений можно, открыв закладку «Начислено (подробно)».

Если сотрудник болел только 3 дня, то все они оплачиваются работодателем. В таком случае просто проводим документ и закрываем.

2. Необходимость передачи данных в ФСС возникает при продолжительности болезни работника свыше трёх дней. В этом случае нужно сформировать «Заявление сотрудника на выплату пособия» (далее Заявление). Чтобы сделать это сразу при вводе больничного листа, переходим на вкладку «Пилотный проект ФСС» и по ссылке «Ввести заявление сотрудника на выплату пособия» регистрируем его.

Если же будем заполнять заявление позже, то есть возможность выбрать один из трех вариантов:

а) через рабочее место «Пособия за счет ФСС», которое мы открывали выше,

б) через раздел «Отчетность, справки».

Полезная настройка: если в информационной базе вы не находите некоторые разделы в перечне, можно самостоятельно настроить их видимость.

Например, изначально в списке отсутствует раздел для заполнения заявления (выделено черным). Переходим по кнопке «Настройки» (шестерёнки справа вверху) на строку «Настройка навигации». Выбираем в левой части открывшегося окна элемент «Заявления на выплату пособий», командой «Добавить» переносим в правую часть, нажимаем «ОК», и раздел документа появляется в перечне.

Также можете добавить этот раздел в Избранное и легко находить методом, описанным под пунктом 6 в статье Полезные настройки для удобства работы в программах 1С: ЗУП и 1С: ЗГУ редакции 3.1

в) «Отчетность, справки» – «Передача в ФСС сведений о пособиях» – по кнопке «Создать».

Заполняем все поля документа, двигаясь по закладкам. После выбора сотрудника автоматически подтягивается информация о нем, присутствующая в нашей базе.

Если в личные данные сотрудника вносятся изменения после заполнения Заявления, в документе возникает сообщение, что данные были обновлены автоматически.

При работе с закладкой «Способ выплаты» можно выбрать один из режимов, а программа заполнит соответствующие окна данными из карточки сотрудника. При выборе варианта «На карту МИР» требуется всего единожды вписать номер карты, дальше система запомнит его.

При заполнении других закладок подтягивается информация из больничного листа. При необходимости корректировки каких-либо данных, изменения нужно производить в первичном документе.

3. Следующее, что нужно сформировать, когда вы обмениваетесь с ФCС сведениями в электронном виде, – Реестр сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий (далее Реестр). Данные для него могут вводиться в документе «Больничный лист» на закладке «Пилотный проект ФСС». Опять же, при использовании ЭЛН эта информация заполняется автоматически.

Реестр записывается через:

а) «Пособия за счет ФСС»,

б) «Отчетность, справки»,

в) «Отчетность, справки» – «Передача в ФСС сведений о пособиях» – по кнопке «Создать».

Проставляем дату, выбираем вид реестра, щелкаем «Заполнить» – сразу появляются проведенные Заявления, внесенные ранее, но не включенные в Реестр или не отправленные. При желании, можете формировать его и вручную по кнопке «Добавить» и выбором нужного документа Заявления.

Опять же, при изменении каких-либо данных, корректировки нужно вносить в первоначальные документы БЛ и Заявление, а в Реестре эта информация обновится автоматически (если этого не произойдет, то можно воспользоваться командой «Обновить вторичные данные»).

Затем реестр можно выгрузить или отправить напрямую из программы при использовании сервиса 1С-Отчетность.

4. Когда документы в ФСС предоставляются в печатном варианте, составляется «Опись заявлений сотрудников на выплату пособий»

или «Отчетность, справки» – «Передача в ФСС сведений о пособиях» – по кнопке «Создать».

По нажатию кнопки «Заполнить» в документе появляются все Заявления, а посредством команды «Добавить» есть возможность выборочно внести нужные документы.

Опись можно распечатать по кнопке «Печать».

Автор статьи: Мадина Тлисова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий