Разъездной характер работы в трудовом договоре: особенности отражения, порядок оформления и образец документа

Понятие разъездного характера работы и его оформление

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

  • в экспедиции;
  • в полевых условиях;
  • в пути;
  • разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

  1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
  2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
  3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

  • трат на проезд;
  • затрат по оплате места проживания;
  • иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
  • затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

  • трудовое соглашение;
  • договор с коллективом;
  • локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

  • ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
  • предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
  • определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

  1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
  2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

  • Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
  • Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

Преимущества занятости с разъездами

Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:

  1. Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
  2. Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
  3. Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.

Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.

Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

Что такое разъездной характер работы с точки зрения трудового законодательства и как правильно отразить его в кадровых документах? Объясняют эксперты.

Как правильно заключить трудовой договор

Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства

В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы. Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г. Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.

В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.

Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания

Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.

Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.

Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.

Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»

Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.

Читайте также:  Увольнение за неоднократное или грубое нарушение трудовой дисциплины по статье 192 ТК РФ: основания и образец приказа

Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.

Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:

  • в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
  • в трудовом договоре с работником.

Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.

В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Какие расходы нужно возместить работнику

Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву

При возмещении расходов можно использовать два варианта:

1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).

2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин. Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.

В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», – уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами – постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, – делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя – компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов – около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Разъездной характер работы и его оформление

Что такое разъездной характер работы?

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

  • служебных командировок;
  • работы, выполняемой в пути;
  • работы, которая носит подвижный характер.

Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Читайте также:  Больничный лист после увольнения: условия и порядок оплаты, расчет размера пособия, ограничения

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

  • стюардессы;
  • проводники;
  • кондукторы в общественном транспорте;
  • водители общественного транспорта;
  • моряки;
  • и т.д.

Отличия разъездного характера работы от командировок

Рассмотрим отличия в сравнительной таблице.

В соответствии с подтверждающими расходы документами

Основания отличияРазъездной характер работыКомандировка
Поездки за пределы территории компанииПериодическиеЭпизодические
Цели поездкиСвязаны с трудовой деятельностью непосредственноОсуществляются для выполнения конкретных поручений
Оплата труда за время поездокОпределяется в трудовом договореСредний заработок
Документальное оформлениеПриказ, положение, коллективный или трудовой договорПриказ в обязательном порядке
Возмещаемые расходыЗа проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с поездками и разрешенные работодателемЗа проезд, суточные, на аренду помещения, иные, связанные с выполнением поручения и разрешенные работодателем
Способ возмещенияЛибо оформление надбавки, либо возмещение на основании подтверждающих документов
СрокиУстанавливается на неопределенный промежуток времениИмеет конкретные даты начала и окончания

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении. Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.

г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1

об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы

«15» июля 2020 года

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от “10” июля 2020 г. к трудовому договору от №38 от “01” октября 2017 г.

1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с “22” июля 2020 г.

2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с “22” июля 2020 г.

Петров / Петров П.П.

В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.

Образец положения о разъездном характере работы

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ.

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ. Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной: сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и область вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность не указывать в контракте такую территорию, но ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Пример формулировки в трудовом договоре:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, рекомендуем всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или других внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

  • по проезду;
  • проживанию;
  • питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам: отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Трудовой договор с разъездным характером работы

Процесс оформления трудового договора на производстве при разъездном характере работы зачастую рождает у работников отдела кадров те или иные сложности. Дело в том, что не всегда становится сразу понятно, какая именно деятельность будет включать в себя, в том числе разъездной характер.

К тому же, довольно проблематично дать определение условиям в договоре того человека, который, по долгу своей службы, будет работать в офисе не на постоянной основе, а чаще всего бывать в разъездах. Разберемся, что же собой представляет разъездной характер работы в трудовом договоре, как осветить все тонкости подобной деятельности, а также где скачать подобный образец.

Что такое характер работы в трудовом соглашении и его виды

Прежде всего, стоит выяснить, какой существует характер работы в трудовом соглашении. В подобном вопросе нам поможет Трудовой Кодекс РФ, а именно статья 57, которая гласит, что характер работы разделен на такие виды:

Однако все дело в том, что нет четкого разграничения между подвижным, разъездным характером работы и в пути. Также нет и списка работников, которые могут быть назначены на подобные должности. Единственный выход для работодателей в данном случае – решить эту проблему собственными силами, указав необходимые тезисы на местном уровне.

Разъездной характер работы предусматривает, что человек на постоянной основе будет выполнять поездки по службе по определенному маршруту, при этом также оговаривается, что он будет приезжать к месту своего жительства после работы каждый день. За подобными людьми, в большинстве случаев, не оставляют единое рабочее место, и разъездной характер является одной из их должностных обязанностей.

В основном подобный вид характера труда присущ следующим работникам: курьер, агент по страхованию, водитель, торговый представитель и др.

Труд в дороге предполагает, что у человека нет возможности вернуться после работы к месту проживания ежедневно. Он трудится во время движения транспортного средства. Сюда относятся проводники, водители, кондукторы, экспедиторы, стюардессы и др.

Что касается подвижного характера труда, сюда относят строительные и ремонтные работы железнодорожных путей, магистральных трубопроводов в том случае, если люди, которые выполняют такой труд, находятся в отдалении от места своего жительства.

Особенности оформления соглашения с учетом разъездного характера работы

В том случае, когда в трудовом соглашении не указывается, что работа будет иметь разъездной характер, Государственная инспекция труда имеет абсолютное право оштрафовать такого работодателя за неправильно составленный договор.

Если так случилось, что, по тем или иным причинам, соответствующий характер труда не был указан в трудовом соглашении, стоит составить дополнительное соглашение, которое бы касалось этой деятельности.

Также любое предприятие на местном уровне обязано установить список должностей, по которым предусматривается разъездной характер. Идеально, если подобное условие будет указано в коллективном соглашении.

Как указать разъездной характер работы в трудовом соглашении

Разъездной характер вписывают в договор лишь в том случае, когда в обязанности отдельного сотрудника будут входить регулярные поездки. Даже если это будут перемещения, например, из основного офиса в его филиал. При этом необходимо знать, что должность такого работника обязательно должна быть в Перечне работ, профессий, должностей работников, постоянная трудовая деятельность которых носит разъездной характер.

Подобный список должен быть на каждом предприятии и, как правило, он прилагается к акту или коллективному соглашению на местном уровне. Указанная норма закреплена в ч. 2 ст. 168.1 Трудового Кодекса РФ.

Также в трудовом соглашении, местном акте по предприятию или коллективном соглашении с работником лучше всего четко прописать размер и порядок возмещения трат, которые связаны с разъездами. В том случае, если те или иные поездки осуществляются работником предприятия в пределах определенного населенного пункта, а есть необходимость направить его за пределы, уже появляется необходимость в оформлении командировки. Это касается тех моментов, когда в трудовом соглашении работника нет указания, что его труд носит разъездной характер.

Образец трудового договора с разъездным характером работы можно скачать ниже:

Особенности разъездного характера работы

Еще одним значимым вопросом, в котором стоит разобраться, является то, какие бумаги нужно заполнить для того, чтобы работник был отправлен в поездку при разъездном характере труда. Дело в том, что на законодательном уровне не установлен единый документ. Так, для подобных целей работникам, как правило, выдаются путевые листы (в частности водителям). Это положение закреплено постановлением Федеральной службы государственной статистики №78 от 28.11.1997 г. Что касается работников других профессий, им могут выписывать путевые или маршрутные листы. Кроме того, в определенных случаях на сотрудника оформляют дневное или путевое задание.

В соответствующем документе сотрудник обязан будет указывать все свои передвижения, с указанием даты, задачи поездки, ее стоимости и пр. При этом работник непременно обязан сохранять все чеки, проездные билеты, квитанции и пр., которые бы смогли подтвердить все его траты, понесенные в период разъездной деятельности.

Бывает и так, что предприятие выделяет денежные средства на траты, которые связаны с поездкой, перед отъездом работника. В подобном случае человек обязан в конце поездки заполнить и сдать соответствующий авансовый отчет в бухгалтерию. Если какая-то часть предоставленного аванса не была использована в ходе служебной поездки, ее необходимо вернуть в кассу предприятия. Если же имел место перерасход денежных средств, предприятие его обязуется компенсировать работнику в полной мере при предоставлении последним соответствующей документации, которая бы доказывала эти траты.

В случае, если работник не получал аванс перед отъездом, все траты компенсируются согласно соответствующим документам, и в подобном случае авансовый отчет не составляется. В локальном акте предприятия также можно закрепить оптимальный и удобный для сотрудников порядок, по которому будет предоставляться отчетность по всем поездкам. Например, чтобы работник отчитывался не за каждую поездку отдельно, а представлял полный отчет за неделю или календарный месяц.

Компенсация за разъездной характер работы

В акте, принятом на местном уровне, или трудовом соглашении отдельным пунктом должен присутствовать порядок и размеры расходов, которые должны быть возмещены работнику за счет предприятия в связи со служебными разъездами.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель должен возместить работникам, чья деятельность связана с поездками, следующие траты:

  • траты на проезд;
  • траты на аренду места проживания – в том случае, если человек не может возвращаться к своему месту жительства каждый день;
  • дополнительные затраты (суточные);
  • прочие траты (например, оплата за парковочное место).

Все подобные затраты не облагаются НДФЛ, в том числе страховыми взносами в разнообразные внебюджетные фонды. Тем не менее, на любом предприятии не лишним будет позаботиться о том, чтобы в момент налоговой проверки у должностных лиц не возникло сомнений по поводу компенсационного характера выплат, чтобы работники подтверждали свои расходы соответствующими документами (чеки, квитанции, накладные). Так любое предприятие попросту избежит массы ненужных вопросов, имея на руках доказательства, подтверждающие все расходные операции.

Однако случается и так, что работник, по тем или иным причинам, не может предоставить подобные документы на расходы. В таком случае предприятие также обязано их возместить, но на такие выплаты необходимо насчитывать и НДФЛ, и страховые взносы.

Помимо обязательных компенсаций, установленных действующим законодательством, работодатель имеет право указать в коллективном договоре еще и надбавку к ставке за работу в особых условиях.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сделать единственный очень важный вывод. Разъездной характер работы должен быть прописан в трудовом соглашении, а в местном акте предприятия или коллективном договоре необходимо прописать список должностей, по которым будет указываться подобный характер труда, с размерами и процедурой начисления компенсации сотрудникам, занятым на такой работе.

Читайте также:  Как рассчитать среднедневной заработок при увольнении: формула и онлайн калькулятор?

Порядок оформления разъездного характера работы в 2018 году

Бизнес-процессы предполагают разностороннюю деятельность. Не все виды работ на предприятии выполняются непосредственно за станком или в рабочем кабинете. Строительные, торговые и производственные процессы предполагают деятельность некоторых работников в удаленном от офиса порядке. Если техническую часть работы можно легко организовать с помощью средств связи и координирования из офиса, то правовую и налоговую часть приходится организовать в максимальном соответствии с требованиями закона. Отклонение от требований грозит штрафами и другими ненужными издержками.

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда. В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции. С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2018 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2018 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2018 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.

Положение о разъездном характере работы

Положение о разъездном характере работы имеет значение для внутреннего документооборота компании. Следует учитывать, что указание разъездного характера деятельности работника в трудовом договоре или в приложении к нему не освобождает от необходимости утвердить положение. Этот документ должен содержать следующую информацию:

  • общая характеристика работы с разъездным характером;
  • территория работы;
  • служебные обязанности работника;
  • его права и обязанности;
  • размер надбавок и компенсаций;
  • порядок выплаты компенсаций.

Пошаговая инструкция оформления и составления договора

Правильное оформление сотрудников с разъездным характером работы должно происходить по следующему алгоритму:

  • Шаг-1: Разработка и утверждение условий разъездной работы на уровне предприятия. В документе должны быть указаны: общие положения должности, размеры и способ возмещения расходов, размер надбавки.

  • Шаг-2: Отражение условий разъездной работы в трудовом договоре. Если в 2018 году работник сразу устраивается на работу разъездного характера, то условия труда будут прописаны в договоре. Если такая необходимость возникла позже, то можно оформить дополнительным приложением к договору.

  • Шаг-3: Оформление приказа. Этот пункт актуален не только при первичном приеме работника на разъездную должность, но и при переводе на подобную должность уже работающего сотрудника.

Приказ имеет практическое значение. Посредством этого документа остальные сотрудники узнают о кадровых назначениях в компании. Учитывая тот факт, что трудовой договор не доступен для изучения третьим лицам, бухгалтер для начисления заработной платы информацию берет из приказа.

Учет рабочего времени подчиняется статье 91 ТК РФ, которая гласит, что количество рабочих часов в неделю не может превышать 40. В связи с этим, работодатель вправе установить 5-дневный рабочий день с 2 выходными, 6-дневную рабочую неделю с 1 выходным или скользящий график работы.

Для тех работников, чья специфика работы выходит за стандарты, норма рабочего времени устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется внутренними нормативами, так как для данной категории уточнений в законодательстве нет. Здесь необходимо учитывать, что время поездки до места работы также может занять определенное время. Также важно, обязан ли работник перед началом работы приходить в офис или нет.

Если речь идет о водителях-экспедиторах, то следует обращаться к Постановлению Правительства РФ от 2007-года №877.

На практике работодатели применяют служебную записку под подпись работника, где будет указываться подробности организации разъездного рабочего процесса. Следуя этому документу, устанавливается отработанное количество часов.

Разъездной характер работы в должностной инструкции

Должностная инструкция работника в 2018 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.

Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.

Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.

Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2018 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

  • Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
  • Аренда жилья или проживание в гостинице;
  • Суточные выплаты;
  • Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
  • Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2018 году выделяются два способа возмещения:

  • в виде надбавки к основному окладу;
  • на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Оформление расходов при разъездном характере работы

Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:

  • коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
  • подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
  • внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.

Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.

Табель

Статья 91 ТК РФ обязует работодателя вести учет рабочего времени в строго установленном порядке. Есть два варианта утвержденных форм: Т12 – для ведения учета вручную и Т13 – для автоматизированного учета. Также можно воспользоваться формой №52н, утвержденной Минфином РФ.

Бланки содержат все необходимые поля и пункты для заполнения и оформления разъездного характера работы. При заполнении применяются специальные буквенные обозначения. Полученные данные передаются бухгалтерии для начисления заработной платы.

Налогообложение при разъездном характере работы

Инспекция труда и представители различных фондов пристально проверяют оформление документов на разъездных сотрудников. Особое внимание в 2018 году уделяется документам, подтверждающим правомерность компенсации расходов. Причина в том, что компенсация учитывается при расчете налога на прибыль. Кроме того, расходы по разъездам освобождены от НДФЛ и страховых взносов, так как классифицируются выплатами на исполнение служебных обязанностей.

Однако эти нюансы не имеют отношение к надбавкам. Надбавки облагаются всеми видами положенных налогов.

Для того чтобы исключить проблемы юридического и налогового характера с проверяющими органами, условия разъездной работы, в частности размер компенсации, должны быть отражены в трудовом договоре. Такому положению обязует письмо ФНС РФ от 06.08.2010 и положение Минздрава и соцразвития от 27.02.2010.

Согласно простой логике, работник должен подтвердить свои расходы кассовыми чеками и квитанциями. В некоторых организациях такое положение не практикуется, а принято периодически начислять на счет работника фиксированную сумму. В таких случаях представители инспекции труда имеют склонность засчитать эту сумму за надбавку. Или другой вариант: выдача работнику кредитной карты организации для расчетов. По каждой расходной операции руководитель получает уведомление от банка.

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

  • письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
  • об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
  • по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.

Отличие разъездного характера работы от командировки

Как мы уже выяснили, разъездной характер работы не относится к категории командировки, а предполагает выполнение рабочих обязанностей без привязки к определенному месту. Обязательным условием в 2018 году является указание в трудовом договоре или в приложении к нему такого положения. Если того и другого нет, то поездка в другой регион может классифицироваться как командировка. В таком случае используются такие внутренние документы как:

  • маршрутный лист;
  • путевый лист;
  • дневное задание.

В этих документах расписываются цели поездки, сроки и расходы. Работник обязан сохранить эти документы, так как по ним составляется отчет перед бухгалтерией. Если расходы на поездку оплачены заранее в виде наличных средств, то к итоговому отчету должны быть приложены все квитанции и чеки.

Нюансы

Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками, выполнение служебных обязанностей которых связаны с непрерывными выездами, регулируются статьями 57 и 168 ТК РФ. Эти нормы призваны задавать основную форму регулирования рабочего процесса. Внутреннее оформление и прочие нюансы предоставлены на выбор работодателя и работника. Здесь единственно важным условием остается необходимость определения характера работы во внутреннем документообороте.

Трудовой Кодекс РФ не содержит большого количества противоречий и двойственных положений, как например, Налоговый Кодекс. Наоборот, он учитывает все нюансы трудового процесса и отвечает требованиям современности. В связи с этим, в 2018-году принципиальных изменений в нем не намечается. Также неизменным остается одно правило – оформление документов в рамках законодательство является залогом успешности и хорошей репутации предприятия перед государством.


Добавить комментарий