Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии?

Сколько хранятся больничные листы

Законодательство требует от организаций и ИП хранить документы, относящиеся к личным данным сотрудников. Причины разные – исчисление пособий, пенсии, зарплаты, компенсации и иных выплат, предоставление других возможностей. Срок хранения больничных листов на предприятии четко определен, нарушение влечет назначение административных санкций должностным лицам, в контракте которых прописана данная обязанность.

Основные понятия

Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке. Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

  • получение пособия по временной нетрудоспособности;
  • сохранение служебного места в течение всего периода отсутствия по болезни.

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы. Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.

Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  1. Констатация факта заболевания, вследствие которого сотрудник теряет возможность исполнения служебных обязанностей;
  2. Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  3. Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  4. Карантин;
  5. Протезирование в стационарных условиях;
  6. Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  7. Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов. Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.

Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач. Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия.

Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

  • пункт 6 – противопожарные помещения или шкафы (обитые оцинкованным железом, оснащенные замками внутренними/навесными);
  • пункт 7 – учет по количеству в строгом порядке, записи в журналах регистрации и хранения (прошитые насквозь, проклеенные с печатью);
  • пункт 8 – обязательное сведение записей и наличия листов нетрудоспособности (раз в квартал или чаще);
  • пункт 10 – назначение ответственного лица с соответствующей записью в должностных обязанностях.

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Сроки хранения

Существует несколько законодательных актов, которые определяют период. Отдельные моменты закреплены Приказами, также Налоговым кодексом РФ. Бланки нетрудоспособности являются документами первичного учета. Срок хранения больничных листов в организации определен нормами, касающимися бухгалтерии. Согласно архивному делу наименьший период для подобных справок – 5 лет. Отсчет начинается с начала следующего календарного (отчетного) года. Приказ Министерства Культуры РФ подтверждает указанное время.

Ст. 23 Налогового кодекса РФ указывает на срок в 6 лет хранения в специальном архиве. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина, являются основанием для начисления и уплаты страховых взносов. Поэтому правила данной статьи (пп.6 п. 3.4) относятся и к срокам хранения больничных листов в организации. Кроме этого – нормы Кодекса считаются более значимыми в сравнении с приказами (согласно иерархии действия законодательных актов).

Списание листов нетрудоспособности по истечению времени

По истечению установленного периода документы подлежат уничтожению. Нельзя просто выкинуть, измельчить в шредере или сжечь бумаги. Существует инструкция, которой необходимо следовать. Основные моменты определены в Приказах № 18/29 и № 526 Минкультуры РФ. Порядок действий:

  • определить, сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии;
  • создать комиссию или привлечь отдельного работника для определения перечня документов, которые подлежат уничтожению;
  • составить акт;
  • фактически избавиться от пакета бумаг.

Приказом Фонда социального страхования и Минздрава РФ № 29 от 29.01.04г. утверждена специальная форма акта об уничтожении корешков бланков, срок хранения которых истек. Помимо общей информации указывают полные реквизиты листов нетрудоспособности (номер, ФИО сотрудника, период предоставления больничного).

После составления, подписания и проверки правильности заполнения, документы можно передать на утилизацию или уничтожить самостоятельно. Способ законодатель не определяет, но его следует указать. Если бумаги передают на переработку во вторсырье, нужно приложить соответствующее подтверждение. Акты об уничтожении собираются и хранятся в отдельной папке.

Бланки по временной нетрудоспособности подтверждают правомерное отсутствие работника и возможность неисполнения им трудовых обязанностей в определенный промежуток. Если корешков больничных не обнаружится при проверке ФСС, составляется акт. Лица, ответственные за надлежащее сохранение документов, привлекаются к административному наказанию. Кроме этого важно придерживаться установленных правил оформления журналов. В случае форс-мажорных обстоятельств и непреднамеренного уничтожения листов нетрудоспособности необходимо приложить подтверждение государственного органа. Поэтому нужно знать, сколько хранятся больничные листы в организации – этот срок составляет не менее шести лет.

Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 – 2020)?

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4.1 и равен 5 годам. При этом пункт 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Есть ли противоречие

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Читайте также:  Приказ о перерасчете заработной платы: период, порядок действий, образец документа

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет.

Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.

Еще больше материалов по теме — в рубрике “Больничный лист”.

Сколько хранить больничные листы в организации

Законодательство требует от организаций и ИП хранить документы, относящиеся к личным данным сотрудников. Причины разные – исчисление пособий, пенсии, зарплаты, компенсации и иных выплат, предоставление других возможностей.

Срок хранения больничных листов на предприятии четко определен, нарушение влечет назначение административных санкций должностным лицам, в контракте которых прописана данная обязанность.

Основные понятия

Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке. Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

  • получение пособия по временной нетрудоспособности;
  • сохранение служебного места в течение всего периода отсутствия по болезни.

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы. Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.

Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  1. Констатация факта заболевания, вследствие которого сотрудник теряет возможность исполнения служебных обязанностей;
  2. Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  3. Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  4. Карантин;
  5. Протезирование в стационарных условиях;
  6. Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  7. Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов. Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.

Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач. Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия.

Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

  • пункт 6 – противопожарные помещения или шкафы (обитые оцинкованным железом, оснащенные замками внутренними/навесными);
  • пункт 7 – учет по количеству в строгом порядке, записи в журналах регистрации и хранения (прошитые насквозь, проклеенные с печатью);
  • пункт 8 – обязательное сведение записей и наличия листов нетрудоспособности (раз в квартал или чаще);
  • пункт 10 – назначение ответственного лица с соответствующей записью в должностных обязанностях.

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Сроки хранения

Существует несколько законодательных актов, которые определяют период. Отдельные моменты закреплены Приказами, также Налоговым кодексом РФ. Бланки нетрудоспособности являются документами первичного учета. Срок хранения больничных листов в организации определен нормами, касающимися бухгалтерии. Согласно архивному делу наименьший период для подобных справок – 5 лет. Отсчет начинается с начала следующего календарного (отчетного) года. Приказ Министерства Культуры РФ подтверждает указанное время.

Ст. 23 Налогового кодекса РФ указывает на срок в 6 лет хранения в специальном архиве. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина, являются основанием для начисления и уплаты страховых взносов. Поэтому правила данной статьи (пп.6 п. 3.4) относятся и к срокам хранения больничных листов в организации. Кроме этого – нормы Кодекса считаются более значимыми в сравнении с приказами (согласно иерархии действия законодательных актов).

Срок хранения больничных листов на предприятии: что представляет из себя больничный лист, правила хранения документов, как оформить

Сроки хранения больничных листов определяются законодательными актами нашей страны

Что представляет собой больничный лист

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

  • дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
  • подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета. Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач. Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул. В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.

Общие правила хранения документов

Каковы общие правила хранения документов?

Правила, касающиеся документооборота организаций, утверждены Министерством культуры в 2010 году посредством Приказа №558.

В частности, оговариваются этим документом также и интересующие нас сроки хранения больничного листа. Так, они составляют пять лет с момента передачи документа от работника в кадровый отдел организации.

Использование обозначенных данным приказом сроков осуществляется лишь в том случае, при котором для конкретных документов не производится установление иных сроков сохранности согласно их более высокой степени значимости, или, по-другому, рангу.

На больничном как правильно написать вы можете узнать в специальной статье.

Кроме того, ограничения по срокам, в течение которых должны храниться больничные листы на предприятии, также оговариваются:

  • Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности;
  • Налоговым кодексом нашей страны.

Нормативно-правовые акты в области бухучета

Оформить листок нетрудоспособности можно как в бумажном, так и в электронном виде

В положениях относительно бухгалтерского учета обозначаются перечни документов, подлежащих хранению в течение пятилетнего срока. К ним относятся бумаги следующих категорий:

К первой из перечисленных в списке групп можно отнести и бланк, выдающийся в медицинском учреждении в качестве подтверждения того, что сотрудник организации болен, и имеет официальное право на отдых и выплату денежного пособия.

Налоговый кодекс

Бланки голубого цвета, выдающиеся больным, являются документами, на основе которых производится определение величины страховых взносов, выплата которых осуществляется организацией-работодателем согласно программе социального страхования.

Искомые взносы и все, что связано с ними, регулируются Налоговым Кодексом нашей страны, который также предписывает определенные сроки хранения документов. В данном случае названа длительность, равная 6 годам.

Как хранить электронные больничные листы

Начиная с 2017 года, в любом субъекте нашей страны заболевший гражданин может предъявить работодателю не только больничный лист на бумажном носителе, но также и в электронном виде.

Чтобы не хранить больничные в бумажном виде, подключитесь к электронной системе ЕИИС «Соцстрах»

Виртуальная версия бланка не является копией, подтвердить которую можно посредством предоставления бумажного документа. Отнюдь, это его полный аналог, и никаких подтверждений для доказательства его юридической силы не требуется.

Читайте также:  Ответственность за поддельный больничный лист. Как отличить настоящий документ от неоригинала?

Чтобы организация могла оформить бланк в электронном виде, необходимо, чтобы и организация-работодатель, и медицинское учреждение, ведущее лечение больного работника, были подключены к системе ЕИИС «Соцстрах». Именно в ней медицинская организация может оформить выписку лица с больничного. И в ней же работодатель осуществит впоследствии внесение данных, которые нужны, чтобы сотрудник впоследствии получил положенное ему пособие.

Хранить данный листок и делать его распечатки самостоятельно организации нет ни смысла, ни надобности, так как в случае выдачи электронного листка нетрудоспособности, за проведение этих процедур отвечает система «Соцстрах». Потому данный вопрос в отношении организаций-работодателей законом не регулируется.

Как оформить больничный лист

Итак, мы получили полное представление относительно вопроса о длительности хранения больничного листа на предприятии. Однако, знание сроков – далеко не все, что должны держать в голове руководители фирм, и работники кадровых отделов. Также в обязательном порядке следует иметь представление и о том, как именно составлять и правильно оформлять данный документ.

Если лицо, представляющее организацию, допустит ошибку при заполнении документа, оно может исправить положение путем указания верной информации на обороте бумаги

Существуют правила, которые являются общими при заполнении данного бланка как для врача, первым вносящего сведения, так и для работодателя, который вписывает в бланк данные уже после того, как он будет передан ему работником. Они будут таковыми:

  • буквы должны вписываться четко в каждую ячейку, при этом никоим образом не соприкасаться с границами клетки, и тем паче не пересекать их;
  • внесение данных в бланк возможно как в печатном виде, так и в письменном, во втором случае используется гелевая ручка, с чернилами черного оттенка;
  • вписывание сведений производится заглавными буквами и печатным шрифтом.

Существует также и правило, которое общим не является. Оно гласит, что лицу нельзя, допускать ошибок при записывании информации в листок, так как в этом случае документ считается недействительным. Если данные все же были как-то искажены, производится замена испорченной бумаги на дубликат.

Работодателю такие требования не предъявляются. Он может исправить ошибку, и притом никоим образом не менять сам документ. В случае допущения помарки, описки или прочих неосторожностей, верные сведения указываются на оборотной стороне листа, заверяются подписью заполняющего бланк специалиста и письменным указанием «исправлению верить». Далее рядом ставится штамп печати.

Какие сведения должен внести в документ лечащий врач больного сотрудника организации

Какие правила заполнения больничного листа существуют

Как мы уже сказали, заполнять один и тот же бланк с отрывными частями будут два представителя различных юридических лиц, а именно:

  • лечащий врач лица;
  • сотрудник бухгалтерского или кадрового отдела (в зависимости от того, кто из них принимает документ).

Давайте кратко рассмотрим, какие пометки выставляет на листке представитель больницы, прежде чем отдать его гражданину, получавшему лечение.

1. Пометка о том, к какой категории относится данная бумага:

  • первичной (свежий бланк, не имеющий дубликатов);
  • вторичной (дубликат испорченного бланка).

2. Далее в обязательном порядке указываются реквизиты организации, а именно:

  • краткое наименование медицинской организации;
  • адрес местонахождения фирмы;
  • ОГРН.

3. Вносится дата выдачи документа.

4. Указываются данные о пациенте, а именно:

  • ФИО;
  • дата появления на свет;
  • место работы, по которому он получает больничный (относится ли оно к основным, или он трудится там по совместительству);
  • наименование организации, в которой трудится лицо;
  • при условии, что гражданин оформляет документ не для себя, а чтобы ухаживать за больным родственником, нужно указать данные искомого лица, а также степень его родства;
  • указывается период нетрудоспособности лица;
  • если получение больничного осуществляет беременная женщина или лицо с инвалидностью, об этом также нужно упомянуть;
  • в конце ставятся подпись, фамилия и инициалы врача.

После того, как гражданин болеющий забирает документ из больницы, он должен отнести его работодателю, который наравне с врачом отвечает за дополнение искомого документа. Как именно работодатель будет вносить сведения в листок, и какие данные ему для этого понадобятся, мы расскажем далее в представленной ниже инструкции.

Инструкция: как производится заполнение больничного листа работодателю

Шаг № 1 – вносим сведения об организации, в которой трудится гражданин

Вначале указываем наименование организации

Итак, в отмеченное на листке поле необходимо внести наименование организации-работодателя. Лучше всего краткое, если таковое имеется. В случае, если его нет, и нужно внести полное, а оно не влезает в имеющееся количество клеточек, не следует писать вне их, просто остановитесь там, где они кончились. Между словами в обязательном порядке делается пропуск.

Указываем статус места работы лица

Итак, далее укажите в бланке, на какой основе работает у вас гражданин:

  • трудится по совместительству;
  • работает на основной должности.

Такие отметки делать нужно, так как гражданин имеет право потребовать два бланка для предоставления по обоим местам трудоустройства.

Данные о регистрационном номере фирмы в ФСС

Далее необходимо указать числовую последовательность, назначенную организации после того, как она была поставлена на учет в Фонде социального страхования. Номер организации служба присваивает самостоятельно, высылая соответствующее уведомление в ее адрес после того, как налоговая сообщает ей соответствующие сведения.

Вносим данные о коде подчиненности

С помощью кода подчиненности производится указание территориального местонахождения органов социального страхования, к которым относится организация. При условии, что у ФСС не имеется территориальных отделов, данный номер будет состоять из 4 цифр. Если речь идет все-таки об одном из отделений – из 5.

Шаг № 2 – вносим данные о сотруднике

Теперь нам нужно указать сведения о гражданине, который получил больничный, и представил его работодателю для регистрации и учета.

Укажите индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный работнику

Итак в первую очередь указываем ИНН сотрудника, принесшего на проверку больничный лист. Его присваивают, когда лицо встает на учет в налоговую, то есть при первом его трудоустройстве на работу. Посмотреть ИНН можно в соответствующем свидетельстве или договоре на работу, заключенном с лицом ранее.

Каждый работник организаций подлежит обязательному социальному страхованию. В знак свидетельства данного обстоятельства, лицу предоставляется СНИЛС – свидетельство с номером, данные о котором имеются у каждого работодателя. СНИЛС-то вам и нужно указать в первую очередь.

Шаг № 3 – указываем условия начисления пособия и акт формы Н1

В данную строчку вписывают закодированные сведения, касающиеся особых условий выплаты пособий. Проставлять их нужно лишь в том случае, если искомые условия действительно имеют место быть. Если же таковых имеется сразу несколько, нужно писать несколько кодировок.

Заполнение данной строчки производится только в том случае, если сотрудник получил травму, ввиду которой сейчас уходит на больничный, непосредственно на производстве.

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг № 4 – вносим данные о стаже лица

Дата начала работы, страховой стаж и не страховые периоды — строки, которые мы должны заполнить сейчас

Итак, в графу, выделенную на рисунке, нужно указать дату, с которой гражданин начал свой трудовой путь в данной организации. Затем вносится информация о времени, в течение которого лицо было застраховано, и отчисляло взносы в Фонд социального страхования. Чаще всего период, интересующий нас, совпадает с временем работы по трудовому договору.

На этом же этапе нужно указать нестраховые периоды, то есть периоды военной службы, пройденной с 2007 года, от ее начала до окончания.

Шаг № 5 – вносим данные, нужные для расчета пособий

За какой период лицу положено пособие

Итак, теперь нужно указать сведения, которые будут использоваться для расчета величины пособий для гражданина, компенсирующего ему его временную нетрудоспособность. К таким сведениям относятся:

  • период, во время которого гражданин болел;
  • величина среднего заработка лица;
  • величина среднего дневного заработка.

После указывается, какое количество средств будет вручено гражданином за счет денег Фонда социального страхования, и какое будет уплачено работодателем.

Ниже указывают сумму итоговой величины получки гражданина.

Шаг 6 – завершаем заполнение документа

Завершаем заполнение бумаги

В конце концов заполнение документа завершается внесением в нужные графы:

  • ФИО руководителя организации и главного бухгалтера;
  • подписями вышеназванных лиц.

По итогу сбоку проставляется печать. Ура, мы заполнили наш бланк!

Подведем итоги

На основании данных больничного листа производится начисление пособий болеющим работникам

Итак, в нижеследующей таблице рассмотрим, какие сроки хранения обозначают различные нормативно-правовые акты.

Таблица 1. Сроки хранения больничных листов согласно официальной документации.

ДокументСрок хранения
Приказ Министерства культуры № 5585 лет
Положения бухгалтерского учета5 лет
Налоговый Кодекс6 лет

Изучив все имеющиеся в правовых актах повеления относительно срока хранения документа, можно с уверенностью утверждать, что храниться больничные листы должны не менее 6 лет. Данный срок предписан Налоговым Кодексом нашей страны. Поскольку во всех остальных документах, низших по рангу, указывается меньший срок, нам необходимо ориентироваться именно на искомое указание.

Видео – Как рассчитать больничный лист

Срок хранения больничных листов в организации

Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Необходимость хранения листов нетрудоспособности

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Продолжительность хранения

Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?

Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.

Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Обеспечение сохранности больничных листов

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2020 году

Все документы на предприятии образуются в разных структурных подразделениях. Срок хранения зависит от информационной ценности. Больничные листы необходимы для различных начислений, которые являются первичными источниками для подтверждения расходов. Поэтому данные документы принято относить к бухгалтерским. Соответственно, хранятся они в бухгалтерии. Срок определятся нормативами структурного подразделения. В бухгалтерском учете принято отправлять на хранения первичную документацию на 5 лет. Отчет ведется после сдачи годового отчета.

Общие сроки хранения указаны в нормативах государственного архива. Специального срока на больничные листки нет. Однако ведомственные регламенты и нормативы часто оговаривают правила и сроки хранения листков нетрудоспособности для организаций отдельной отрасли.

Некоторые специалисты относят листки временной нетрудоспособности к источникам, которые необходимы для осуществления страховых взносов в ФСС. Мнение подтверждается тем, что при начислении используются больничные. Так как они полностью влияют на итоговую сумму, то рекомендуется хранить их в структурном подразделении 6 лет.

Анализируя всю информацию, можно сделать вывод, что хранить листки нетрудоспособности целесообразно согласно закону о страховых взносах шесть лет.

Срок хранения больничных листов на предприятии в 2020 году

Если сотрудник некоторое время был нетрудоспособен по причине болезни, работодатель сохраняет за ним право на получение выплат в рамках социального страхования. Организация обязуется предоставлять больничные листы компетентным специалистам ФСС для проверки подтверждающих документов. Выплата пособий компенсируется предприятию на основании проверки.

При отсутствии листков нетрудоспособности, факт законности получения соответствующих выплат будет невозможно подтвердить. Поэтому важно соблюдать правила и сроки хранения больничных листков.

На оперативное хранение в структурном подразделении документы формируют в отдельные промаркированные папки. Как правило, основанием для объединения источников становится год издания. Вместе с больничными аналогичному хранению подлежит журнал регистрации больничных листов.

При организации хранения требуется полностью исключить возможность доступа к папкам неуполномоченных лиц.

Порядок уничтожения

После истечения срока хранения папки соответственного года должны быть направлены на утилизацию. Дальнейшее хранение не является целесообразным. Процесс уничтожения включает проведение экспертизы ценности. По существующим регламентам процедура заключается в следующем:

1. Приказом руководителя создается комиссия, которая необходима для оценки истечения срока хранения.
2. Результатом деятельности становится создание акта. Данный документ необходим для проверок ФСС, а также в случае судебного разбирательства. В акте указывается вся идентификационная информация о документах, которые подлежат уничтожению.
3. Непосредственно уничтожение. После завершения документального оформления порядка утилизации больничные листы отправляются на физическое уничтожение. Листы нетрудоспособности могут быть сожжены, отправлены в шредер или использован другой метод, практикуемый в организации.

Хранение больничных листов регулируется законодательством, поэтому обязательно к исполнению всеми организациями и ИП. Различные нарушения могут стать причиной получения санкций после проверки ФСС.

Иное мнение

По мнению специалистов юридической области, выплаты по больничному от работодателя никаким образом не влияют на страховые. Налоговый кодекс РФ разъясняет некоторые моменты, которые могут показаться противоречием. В ст. 421 указан перечень источников, которые влияют на формирование страховых взносов. К ним необходимо относить те документы, что являются подтверждением всех выплат работнику, которые получает непосредственно от работодателя.

Следующая статья Налогового кодекса оговаривает, что начисления по больничному листу к данной категории не относятся. Соответственно, работодатель платит работнику за больничный, взносы с этой суммы не собираются. Однако ФСС в обязательном порядке компенсируется часть средств предприятию на основании договора социального страхования.

Рекомендуется принимать решение о сроке хранения исходя из особой важности документа. Соответственно, рекомендуется использовать максимальный срок. Учитывая вышесказанное, ст. 23 Налогового кодекса напрямую оговаривает, что больничные листы неправильно относить к первичным документам в бухгалтерском учете.

Добавить комментарий