Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: как устанавливаются сроки, как формируется приказ?

Новые сроки хранения документации по 44 ФЗ с 2022 года

Срок хранения документов по 44 ФЗ — это диапазон от 3 до 5 лет. Он устанавливается, исходя из значимости, для проверки органами контроля и решения споров хозяйствующих субъектов. С 18.02.2022 хранить документы нужно по-новому.

Сколько хранить по 44-ФЗ

Закон не содержит детальный регламент и срок хранения аукционной документации по 44 ФЗ. Отдельные статьи указывают о должной сохранности:

• конкурсной документации (с разъяснениями и изменениями);
• заявок, проводимых в виде конкурсов;
• протоколов вскрытия конвертов и аудиозаписей.

Периодичность содержания закупочной документации в учреждении устанавливается равной (не менее) периоду исковой давности — минимум 3 года (ч. 15 ст. 53 и ч. 13 ст. 90 ФЗ-44).

Предельный срок хранения всех документов по закупкам устанавливается приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 217-233 утвержденного перечня), который определяет минимальный период равным 3 годам для всех основных регистров госзакупок. Вот актуальная таблица:

Сколько хранить по 223-ФЗ

Заказчикам по конкурентным процедурам, осуществляемым в рамках законодательства о закупках отдельными видами юридических лиц, рекомендовано сохранять регистры в течение 3 лет — вот какой срок хранения документов по 223 ФЗ (ч. 12 ст. 3.2). К обязательным бланкам относятся:

• извещения о проведении закупки;
• документация, изменения и разъяснения;
• протоколы;
• заявки и итоговые предложения участников.

По окончании установленного времени бумаги уничтожают.

Как зафиксировать период

Заказчик самостоятельно регламентирует перечень и срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44-ФЗ. Вот как это делается:

1. Определяется порядок передачи документации в архив.
2. Готовится внутренний приказ в свободной форме. Он содержит:

• перечень документов, которые хранятся у заказчика;
• периодичность;
• состав специализированной комиссии, ответственной за учет сохраняемого;
• дату и место;
• ответственное лицо организации.

Приказ подписывает руководитель компании-заказчика и назначенные должностные лица после ознакомления.

БУ СДЮСШОР «Аллюр»

О хранении документов по закупкам

В соответствии с положениями части 15 статьи 53, части 13 статьи 90 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236,

1. Назначить ответственным за сохранность документов БУ СДЮСШОР «Аллюр» руководителя отдела кадров Александрову Александру Александровну.
2. Поручить Александровой А.А. разработать перечень видов документации, хранить которую обязательно.
3. Создать экспертную комиссию в составе:
   • председатель комиссии:
   • члены комиссии:
4. Экспертной комиссии в срок до 18.02.2022 разработать порядок учета поступающей на хранение закупочной документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах.
5. Установить срок начала хранения с 18.02.2020.

Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Как устанавливается срок хранения документов по государственным закупкам, согласно положениям 44-ФЗ?

В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.

Правовое регулирование

Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:

• ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
• ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
• ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
• Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
• Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
• Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.

Сроки хранения документации по закупкам

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и бумажном виде. Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.

Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо проверки контролирующих инстанций.

В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров. При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:

1. Конкурсной документации с изменениями и разъяснениями.
2. Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.

Начальной точкой отсчета для определения периода сохранности составляет 1 января года, который следует за датой осуществления процедуры.

Ответственность за хранение документации, которая была сформирована при проведении электронного аукциона, возлагается на электронные торговые площадки. Это указано в п. 10 ст. 60 44-ФЗ.

Согласно ст. 272-279 Приказа Минкультуры, предусмотрены иные сроки хранения закупочной документации. Так, по этому документу все регистры в области закупок нужно хранить как минимум 5 лет, кроме особо крупных контрактов. Сроки хранения последних должны составлять не менее 10 лет.

Представим данные о хранении из приказа Минкультуры №558 в табличной форме.

Хотя Приказ Минкультуры идет вразрез с положениями ФЗ-44, но по нормам российского законодательства федеральные законы обладают приоритетом перед Приказами отдельных ведомств. Из-за этого заказчику следует руководствоваться следующими правилами: документы по конкурсам и аукционам хранятся не менее 3 лет, по другим формам закупок – не менее 5 лет, документация по крупным закупкам должна храниться не менее 10 лет, после чего она передается в архив.

Как устанавливаются сроки хранения

Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.

Приказ подписывает руководитель компании-заказчика, а также назначенные им должностные лица. Последние обязаны подписать приказ, чтобы подтвердить факт ознакомления с содержанием.

Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЯЕМЫХ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК ПО ЗАКОНУ 44-ФЗ

Алина Выродова 2 лет назад Просмотров:

1 СРОКИ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЯЕМЫХ ПРИ ПЛАНИРОВАНИИ И ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК ПО ЗАКОНУ 44-ФЗ ЭКСПЕРТ БОРОВЫХ Юлия Сергеевна, директор департамента деловой информации и консалтинга в сфере закупок Пермской ТПП, руководитель Пермского отделения Общероссийской общественной организации «Гильдия отечественных закупщиков и специалистов по закупкам и продажам»

2 2 Какие документы в сфере закупок подлежат хранению. Требования законодательства о контрактной системе КОНКУРС ЗАКРЫТЫЙ АУКЦИОН ЭЛЕКТРОННЫЙ АУКЦИОН протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации, аудиозапись вскрытия конвертов с заявками хранятся ЗАКАЗЧИКОМ не менее чем 3 года протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся ЗАКАЗЧИКОМ в течение 3 лет Документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа: заявки на участие в торгах, иные документы, представляемые заявителями, участниками торгов, протоколы о результатах проведения торгов хранятся ОПЕРАТОРОМ электронной площадки в течение 10 лет с даты подписания протокола о результатах проведения торгов часть 15 ст. 53 Закона 44-ФЗ часть 13 ст. 90 Закона 44-ФЗ часть 10 ст. 60 Закона 44-ФЗ п/п «к» пункта 2.1 Требований к операторам электронных площадок, утв. Приказом Минэкономразвития России от N 495 После указания в идентификационном коде закупки информации о порядковом номере записи о данной закупке в плане-графике идентификационный код такой закупки должен оставаться неизменным вплоть до завершения периода хранения информации и документов о такой закупке, установленного законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт 8 Приказа Минэкономразвития России от N 422 “Об утверждении Порядка формирования идентификационного кода закупки”)

3 Боровых Ю.С., 2017 г. НПА об архивном деле ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”. ЗАКОН ПЕРМСКОГО КРАЯ ОТ N 11-ПК “Об архивном деле в Пермском крае” ПЕРЕЧЕНЬ включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте – организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, НЕЗАВИСИМО ОТ ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ, с указанием сроков хранения. «Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов (конкурсной документации, протоколов, аудиозаписей, запросов, извещений, уведомлений, заявок, сводных заявок, технических заданий, графиков – календарных планов, доверенностей, информационных карт, копий договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации установлен приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” и в соответствии с пунктами 272 и 273 указанного Перечня составляет 5 лет, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам хранение осуществляется постоянно. При этом положения Закона 44-ФЗ не содержат определения крупных поставок и наиболее важных работ, услуг» (письмо Минэкономразвития России от N Д28и-1279) «заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения» (письма Минэкономразвития России от N Д28и-894, от N Д28и-550, от N Д28и-1805)

4 Сроки хранения документов. Приказ Минкульта России 558 Боровых Ю.С., 2017 г. Вид документа Срок хранения Пункт Приказа 558 ПЛАНИРОВАНИЕ Проект плана закупок и плана-графика 5 лет П.315 План закупок (финансовые планы перспективные) с обоснованием Постоянно П.313 План-график с обоснованием Постоянно П.314 Обоснование НМЦК Постоянно П.299 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТАВЩИКА (ИСПОЛНИТЕЛЯ, ПОДРЯДЧИКА) Приказ о создании комиссии по осуществлению закупок (приказы по административно-хозяйственным вопросам) 5 лет П.19 (п/п «в») Положение о комиссии по осуществлению закупок Постоянно П.57, П.274 Повестки заседаний комиссии, извещения, приглашения, уведомления 5 лет П.90 Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации 5 лет По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам постоянно 5 лет П.275 Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, 5 лет П.276 выполнение работ, оказание услуг Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру 5 лет П.277 вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен 5 лет П.278 П.273 ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Законом 44-ФЗ для конкурса, закрытого аукциона срок установлен не менее 3 лет

5 Боровых Ю.С., 2017 г. Сроки хранения документов Вид документа Срок хранения Пункт Приказа 558 ЗАКЛЮЧЕНИЕ, ИСПОЛНЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ КОНТРАКТОВ, ДОГОВОРОВ. (после истечения срока действия контракта, договора) Государственные, муниципальные контракты (для государственных и муниципальных заказчиков) Договоры на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (для бюджетных учреждений и унитарных предприятий) 5 лет По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам постоянно П лет П.191, 215, 237, 407, 436, 440, 443, 447, 544, 533, 721, 764, 806, 851, 885, 826, 823, 821, 817, 815, 912, 951, 953 Договоры аренды, договоры лизинга Постоянно П.449, П.791 Протоколы разногласий к договорам 5 лет П.437 Экспертные заключения, рекламации 5 лет П.759 Акты выполненных работ, счета 5 лет П.456 Счета-фактуры Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) 4 года после окончания периода, в котором они использовались для составления налоговой отчетности П лет П.362 5

6 Сроки хранения документов Боровых Ю.С., 2017 г. Вид документа Срок хранения Пункт Приказа 558 ОТЧЕТНОСТЬ Отчеты об исполнении контрактов Постоянно П.329 (п/п «а»), П.471 (п/п «а») Отчеты о выполнении планов Постоянно П.327 (п/п «б») РЕЕСТРЫ Реестр государственных, муниципальных контрактов Постоянно П.279 Реестр закупок товаров, работ, услуг 5 лет П.365 Реестр недобросовестных поставщиков Постоянно П.751 Реестр банковских гарантий Постоянно П.42 ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ НПА, проекты НПА по вопросам закупок Постоянно П.1, П.2 Положения о структурных подразделениях (например, о контрактной службе) Постоянно П.55 (п/п «а») Регламент взаимодействия контрактной службы и иных подразделений Постоянно П.27 (п/п «а») Сертификаты ключа электронной подписи Заявления об изготовлении ключа электронной подписи, переписка о сертификатах ключа подписи Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи. Списки уполномоченных лиц владельцев сертификатов ключа подписи организации Постоянно. В форме электронного документы не менее 5 лет П лет П.233, П.238 Постоянно П.239, П.240 6

7 7 Боровых Ю.С., 2017 г. Возможная ответственность за нарушения при хранении документов Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 27 Закона об архивном деле 125-ФЗ) Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Ст КоАП РФ Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается, в т.ч. отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета) Ст.120 НК РФ Непредставление информации и документов или представление заведомо недостоверных информации и документов в орган, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере ГОЗ, орган внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля Ст КоАП РФ руб. Административный штраф на должностное лицо руб. Административный штраф руб. (долж.лицо) Административный штраф руб. (юр.лицо)

8 Боровых Ю.С., 2017 г. О Пермской ТПП. 8 Союз «Пермская торгово-промышленная палата» (Пермская ТПП) ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ПАЛАТ РОССИЙСКОЙ СИСТЕМЫ ТПП и объединяет бизнес региона для реализации целей и задач, определенных Законом Российской Федерации «О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации» и Уставом Палаты. Пермская торгово-промышленная палата была создана в 1991 году по инициативе 60 крупнейших предприятий региона. Миссия Палаты – объединяя лучших, помогать бизнесу и региону становиться успешнее, создавая и расширяя возможности для взаимодействия, развития и достижения лучших результатов. ПЕРМСКАЯ ТПП КРУПНЕЙШЕЕ БИЗНЕС-ОБЪЕДИНЕНИЕ ПЕРМСКОГО КРАЯ, представляющее интересы более 1000 предприятий региона. Вступить в члены ТПП может каждое предприятие независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. В рамках своих полномочий Пермская ТПП предоставляет своим членам защиту и комплексную поддержку, а также широкий спектр профессиональных экспертных услуг. На протяжении ряда лет ПЕРМСКАЯ ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ ПАЛАТА ВХОДИТ В ТОП-10 ЛУЧШИХ ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННЫХ ПАЛАТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (из 182 территориальных палат). Руководители и эксперты Палаты владеют всеми необходимыми инструментами для реальной поддержки бизнеса, так как ТПП единственная общественная организация, полномочия которой подтверждены федеральным законом. Система менеджмента качества Пермской ТПП сертифицирована на соответствие требованиям ISO 9001 (действующий сертификат от г , срок действия до г.). Пермская ТПП аккредитована в Министерстве юстиции РФ в качестве экспертной организации, уполномоченной на проведение экспертизы на коррупциогенность. С июня 2011 г. Пермская ТПП реализует направление деятельности в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд. В 2013 г. Пермская ТПП получила лицензию на осуществление образовательной деятельности (действующая лицензия выдана в порядке переоформления серия 59Л ). Преподавателями являются специалисты-практики, имеющие дополнительное профессиональное образование в сфере закупок и многолетний опыт преподавательской деятельности. Ежегодно в Пермской ТПП проходят обучение в сфере закупок свыше 500 человек, оказывается около 2000 консультаций, проводится свыше 40 семинаров, конференций, тренингов и пр. мероприятий по вопросам закупок. Представители палаты входят в Общественные советы при органах государственной власти и органах местного самоуправления и активно участвуют в их работе по вопросам закупок. Боровых Ю.С. является членом Комитета ТПП РФ по развитию системы закупок ( При Пермской ТПП действует Пермское отделение Общероссийской общественной организации «Гильдия отечественных закупщиков и специалистов по закупкам и продажам» (ООО «ГОЗ», руководитель Пермского отделения Боровых Ю.С.).

9 Боровых Ю.С., 2017 г. Услуги Пермской ТПП в сфере закупок 9 ОБУЧЕНИЕ И КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ: организация курсов повышения квалификации, программ профессиональной переподготовки проведение семинаров, в т.ч. выездных абонентское информационно-консультационное обслуживание, в т.ч. по работе в ЕИС подготовка обзоров изменений законодательства и обзоров судебной практики РАЗРАБОТКА РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ: проверка и разработка (анализ, доработка) положения о закупке аудит проведенных закупок (Закон 223-ФЗ, Закон 44-ФЗ) в целях подготовки к проверкам анализ созданной в организации системы закупок и разработка организационных документов (структуры и функционала контрактной службы, положения о контрактной службе, должностных инструкций, порядка взаимодействия подразделений заказчика) ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ЗАКУПОК: подготовка плана закупок (Закон 223-ФЗ), плана закупок и плана-графика (Закон 44-ФЗ) расчет и обоснование начальной цены контракта разработка закупочной документации предоставление аукциониста для проведения аукционов (Закон 223-ФЗ) организация закупок «под ключ», выполнение функций специализированной организации мониторинг информации о закупках, анализ рынка закупок по конкретной продукции подготовка заявок на участие в закупках помощь при аккредитации на электронных торговых площадках ЭКСПЕРТНЫЕ УСЛУГИ: участие экспертов при приемке товаров, работ, услуг (при исполнении контракта) экспертиза начальной цены контракта, ТЗ, документации, проекта контракта экспертиза заявок участников закупки участие в качестве экспертов в аттестации работников на соответствие профстандартам ЗАЩИТА ИНТЕРЕСОВ: подготовка документов (жалоб, возражений (отзывов) на жалобы, заявлений и пр.) и представление интересов в контрольных органах и судах защита интересов заказчиков при рассмотрении дел об административных правонарушениях («работа со штрафами») помощь при подготовке возражений на результаты проверок Прокуратуры, контрольных органов, контрольно-счетных палат НОВОЕ! ПРОВЕДЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА НА СООТВЕТСТВИЕ ТРЕБОВАНИЯМ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ «СПЕЦИАЛИСТ В СФЕРЕ ЗАКУПОК» И «ЭКСПЕРТ В СФЕРЕ ЗАКУПОК» Пермская ТПП – это первая в регионе организация, которая занимается проведением профессионального экзамена в сфере закупок в рамках независимой оценкой квалификации сотрудников. Мы проводим экзамен на соответствие профстандартам «Специалист в сфере закупок» и «Эксперт в сфере закупок». Пермская ТПП является экзаменационным центром АНО «Центр оценки квалификации» ( осуществляющим свою деятельность на основании Федерального закона от ФЗ «О независимой оценки квалификации». По результатам независимой оценки после сдачи экзамена АНО «ЦОК» выдает государственное свидетельство. Оно подтверждает высокий уровень квалификации специалиста в сфере закупок, что является самым ценным аргументом на рынке труда. Срок действия документа составляет 3 года.

10 Об эксперте. Боровых Ю.С., 2017 г. Образование: ГОУ ВПО «Пермский государственный университет», механико-математический факультет, специальность «математик-преподаватель» Профессиональная переподготовка по курсу «Гражданское право» (ГОУ ДПО «Институт повышения квалификации РМЦПК») Повышение квалификации по программе «Управление закупками продукции для государственных и муниципальных нужд» Повышение квалификации по программе «Управление государственными и муниципальными закупками» Повышение квалификации по программе «Организация закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц в соответствии с Законом 223-ФЗ» Обучение по программе подтверждения компетенции экспертов системы ТПП России по товарной экспертизе по направлению «Экспертиза в сфере федеральной контрактной системы закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд», сертификат эксперта от Опыт работы в закупках: С 2002 г. по 2011 г. в органах власти Пермского о края, от ведущего специалиста до и.о. начальника управления государственных закупок (опыт работы во всех сферах, связанных с закупками – от члена комиссии до руководителя регионального контрольного органа) С 2011 г. по 2017 г. в Пермской торгово-промышленной палате – информационная, консультационная и экспертная поддержка представителей бизнеса и заказчиков по вопросам закупок, образовательная деятельность в сфере закупок и продаж Профессиональные достижения: Один из ведущих экспертов в Пермском крае, а также в системе торгово-промышленных палат по вопросам закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд Председатель Пермского отделения Общероссийской общественной организации «Гильдия отечественных закупщиков и специалистов по закупкам и продажам» Член Комитета Торгово-промышленной палаты РФ по развитию системы закупок Заместитель председателя Комитета Пермской ТПП по развитию бизнеса Член общественных советов при муниципальных и региональных органах власти Автор и ведущий семинаров, тренингов, мастер-классов по вопросам закупок (проведено более 400 мероприятий, обучено свыше 6000 человек, в то числе по программам дополнительного проф.образования более 3000 чел.) Преподаватель курсов повышения квалификации по Законам 44-ФЗ и 223-ФЗ Благодарственные письма за достижения в сфере сопровождения закупок Министерства развития торговли и предпринимательства Пермского края (2009 г.), Губернатора Пермского края (2009 г., 2012 г.), руководителей бюджетных учреждений, органов власти, глав органов местных самоуправлений (2014 год), Президента ТПП РФ (2015 г.) Союз «Пермская торгово-промышленная палата» Cайт адрес: г. Пермь, ул. Советская, 24б, тел. (342) , доб. 143, эл. почта:

Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

Что входит в документацию о закупке?

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки. Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции. В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

• запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
• закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
• открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
• электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты. Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов. В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта. Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых, вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых, в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих, в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых, во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

• за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
• за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
• за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
• за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

Бесплатные юридические консультации

Мы — опытные Юристы и Адвокаты

Какой срок установлен для хранения документов о закупках по 44-ФЗ

Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона. По этим процедурам храните не менее трех лет все протоколы, заявки участников, документацию со всеми изменениями и разъяснениями, аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Однако рекомендуем вам соблюдать сроки хранения документов, установленные Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым расширен перечень документов и увеличен до пяти лет минимальный срок хранения. Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках.

Также вы вправе принять свой внутренний регламент и установить сроки, учитывая Приказ Минкультуры, а также расширить список документов и увеличить сроки хранения.

Обратите внимание: для документов о крупных и наиболее важных закупках Приказ предусматривает постоянное хранение. Однако критериев отнесения закупки к важной или крупной нет. Самостоятельно определите, что будете хранить бессрочно.

Установите начало отсчета срока хранения с 1 января года, следующего за годом, в котором произвели закупку.

Для установления сроков хранения конкретных документов воспользуйтесь таблицей:

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить

именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Или позвоните нам по телефону:
8 (800) 500-27-29 (доб. 677) Все регионы! Звонок по России бесплатный!

Закупочная документация по 44-ФЗ: что нужно знать заказчику

Контрактные службы или контрактные управляющие приступают к работе с документацией задолго до проведения самой закупочной процедуры. Еще на этапе планирования и составления планов-графиков закупки им необходимо подготовить целый комплект важных документов.

Все, что размещается в планах и планах-графиках, связано с описанием объекта закупки. Проект контракта полностью зависит от того, какой объект закупки необходим заказчику, как будут реализовываться в дальнейшем отношения с поставщиками, к какому результату заказчику необходимо прийти. В состав документации входит извещение о проведении закупки (конкурса, запроса котировок или аукциона), а также другая закупочная документация, раскрывающая все детали закупки. Контракт всегда входит в закупочную документацию и сопровождается дополнительными документами. Завершается закупочная деятельность заказчика отчетностью.

Требования к документации

Отличительная особенность контрактной системы — внушительный по объему документооборот. Требования к документации предъявляются серьезные, хотя конкретные формы документов закон не указывает. Документация составляется произвольно, но с соблюдением правил и ограничений № 44-ФЗ.

Важное правило, о котором нужно помнить: форма, состав и содержание документации зависят от объекта закупки и способа определения поставщика (и конкурсы, и аукционы, и запросы котировок содержат свои дополнительные условия, которые будут отражены в документации).

Что обязательно должна содержать документация:

• единые требования к участникам в соответствии со ст. 31 Закона № 44-ФЗ;
• порядок предоставления разъяснений и внесения изменений в уже опубликованную документацию (у участников есть возможность обратиться к заказчику с запросом дать объяснения, и заказчик обязан им ответить);
• требования к оформлению и содержанию заявки (документация напоминает участникам, как им надо действовать);
• права и обязанности заказчика, комиссии, участников;
• порядок подготовки и размещения в ЕИС извещения и документации;
• порядок подачи, изменения и отзыва заявок;
• порядок рассмотрения и оценки заявок;
• порядок заключения контракта.

Общая информация о закупке включает: общие сведения о заказчике (о наименовании, местонахождении, режиме работы); общие сведения о закупке (о способе определения поставщика в соответствии с ч. 1 ст. 24 Закона № 44-ФЗ, цели закупки согласно ст. 13 Закона № 44-ФЗ, источнике финансирования, нормативно-правовой базе, на основании которой производится закупка), а также дополнительные пояснительные сведения.

Но правильное составление документации — это только полдела. Ее еще необходимо разместить в ЕИА, поскольку заключение контракта и его дальнейшее исполнение осуществляется именно на основании того, что находится в ЕИС.

Описание объекта закупки

Эту часть документации часто еще называют техническим заданием. В ней заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. Это обязательный документ, поскольку именно на его основании участники закупки могут разработать наиболее подходящее для заказчика предложение.

Помимо того, что описание объекта закупки обозначает способ выбора определения поставщика, диктует порядок формирования НМЦК, определяет требования к участникам закупки и другие особенности проведения тендера, оно еще, как юридически значимая информация, определяет состав извещения, документации, проекта контракта и в конечном итоге выбор лица, который станет победителем закупочной процедуры.

Содержание технического задания:

• описание объекта закупки
• основное назначение и обоснование
• характеристики, параметры
• требования к качеству
• указания на количество и объем
• гарантийные требования
• сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг

В ст. 33 Закона № 44-ФЗ указаны положения, которые обязательно нужно соблюдать при составлении описания объекта закупки. В целом описание должно нести объективный характер, использовать понятную терминологию, опираться на доступные информационные источники, указывать на следующие характеристики: функциональные (назначение объекта закупки и условия его использования по назначению; форма, производственное исполнение и др.), технические (конкретные данные, параметры, исходные и конечные величины, физические величины показателей, регламент и порядок действий при поставке товара, выполнении работ, оказании услуг), качественные (совокупность свойств, характеристик, признаков товаров, услуг, работ, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы заказчика, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям), эксплуатационные (характеристики надежности и работоспособности, условия эффективной эксплуатации, прочность, долговечность, объемно-планировочные, санитарно-гигиенические, экономические характеристики), стандартные показатели (технические и качественные характеристики объекта закупки, установленные в соответствии со стандартами, техническими регламентами и законодательством о техническом регулировании). Поставляемый товар должен быть новым.

Кроме того, при осуществлении закупки заказчик, согласно ст. 31 Закона №44-ФЗ, устанавливает единые требования к участникам закупки. Это и наличие лицензий, допусков, специальных разрешений и согласований, документов (например, сертификатов, связанных с безопасностью использования объекта закупки), и др.

Чего не должно быть в техническом задании

В техническом задании не должны содержатся требования или указания на:

• товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, место происхождения товара, наименование производителя;
• требования к товарам, информации, работам, услугам при условии, что данные требования влекут за собой ограничение количества участников закупки.

Исключения составляют случаи, когда не имеется другого способа, обеспечивающего более точное и четкое описание характеристик объекта закупки. Однако если содержится указание на товарный знак, знак обслуживания, фирменное наименование, патент, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара или наименование производителя, заказчик должен добавить слова «или эквивалент» и указать критерии эквивалентности. Именно по этим критериям можно судить, нарушены или нет нормы ст. 33 Закона №44-ФЗ.

Документация для конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок

Важно обратить внимание на особенности документации, которая зависит от способа определения поставщика — конкурсы, электронные аукционы, запросы котировок.

Конкурсы считаются самым сложным видом закупочной процедуры и включают следующие документы: извещение, документация — информационная карта, техническое задание на объект закупки, форма заявки с инструкцией по ее заполнению, проект контракта.

Извещение о проведении конкурса

Это краткий документ, который включает:

• идентификационный код закупки (с 1 января 2017 года)
• используемый способ (открытый конкурс)
• срок, место и порядок подачи заявок участников закупки
• размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта
• требования к участникам и их документации
• способы получения конкурсной документации
• место, дата и время вскрытия конвертов с заявками
• преимущества для участников
• условия национального режима (ограничения и запреты на приобретение продуктов иностранного производства)
• реквизиты счета для внесения обеспечения

Документация — информационная карта

В отличие от извещения, представляет собой развернутую информацию со следующими необходимыми деталями:

• описание объекта закупки и условий контракта в полном объеме
• требования к содержанию и описанию предложения участника, к форме, составу заявки и инструкцию по ее заполнению
• дополнительные требования к объекту закупки: гарантийные сроки, условия эксплуатации
• НМЦК с обоснованием
• форма, сроки и порядок оплаты ТРУ
• порядок подачи заявок, сроки отзыва и изменения заявок
• порядок предоставления участникам разъяснений положений конкурсной документации
• финансовые условия конкурса: размер обеспечения заявки, размер обеспечения контракта, условия банковской гарантии
• информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта
• информация о возможности изменения объема и количества ТРУ

Заявка с инструкцией

Инструкция позволяет заказчику облегчить себе работу. Имея такой документ, который позволяет упорядочить информацию, участники делают меньше ошибок. Необходимость включения инструкции в конкурсную документацию установлена п. 4 ч. 1 ст. 50 Закона № 44-ФЗ.

Форма инструкции произвольная, требования к ее составлению законодательством не предусмотрены, тем не менее существует целый ряд позиций, которые в ней необходимо прописать: порядок заполнения заявки на участие в конкурсе, требования к ее оформлению, в частности, язык составления заявки, способ указания предлагаемой цены контракта, количество экземпляров заявки.

Важно помнить, что при описании предложений участники должны использовать общепринятые обозначения и наименования, сведения, содержащиеся в заявке, не должны допускать двусмысленного толкования. Документы, представляемые участниками закупки, должны быть заполнены по всем пунктам, предусмотренным формой заявки.

Аукцион и аукционная документация

В составле аукционной документации есть извещение, аукционную документацию — информационную карту, техническое задание на ТРУ, форму заявки для участия в электронном аукционе с инструкцией по ее заполнению (как правило, разработку этих документов берет на себя электронная площадка), проект контракта.

Закон не прописывает структуру документации об аукционе. При этом в ст. 64 приводится перечень информации, которая в обязательном порядке должна быть отражена.

Аукцион проводится в том случае, если заказчик закупает ТРУ, поименованную в перечне, установленном Распоряжением правительства РФ от 21.03.2016 № 471-р.

Извещение о проведении аукциона

В извещении о проведении электронного аукциона указываются следующие сведения:

• адрес электронной площадки
• сроки приема и рассмотрения заявок
• дата проведения аукциона
• размер обеспечения заявок и контракта
• требования и исчерпывающий перечень документов для участников
• информация об объекте закупки и условиях контракта

Аукционная документация — информационная карта

Раскрывает все детали будущей закупки, поэтому включает много уточняющей информации:

• сведения о заказчике
• сведения об электронной площадке
• сведения об объекте закупки — предмете контракта
• НМЦК приводится в соответствии с расчетом и обоснованием заказчика
• форма, срок и порядок оплаты контракта, выплата аванса
• требования к участникам закупки
• сроки подачи заявок на участие в аукционе
• сроки рассмотрения первых частей заявок и вторых частей заявок
• дату проведения аукциона
• требования к составу заявки на участие в электронном аукционе
• размер обеспечения заявок на участие в аукционе
• сведения об обеспечении исполнения контракта

Котировочная документация

Отличается от конкурсной и аукционной тем, что в запросе котировок выкладывается сразу вся информация. Форма заявки для участия в запросе котировок разрабатывается заказчиком и входит в котировочную документацию.

Содержит запрос котировок, форму заявки для участия в запросе котировок, проект контракта.

В запросе котировок должны быть отражены:

• сведения о заказчике и контрактной службе, источник финансирования
• форма котировочной заявки
• наименование, характеристики и количество поставляемых товаров, объем выполняемых работ, оказываемых услуг, требования к качеству, техническим характеристикам, к безопасности, к функционалу и потребительским свойствам, размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели
• требования к предоставлению гарантий, к монтажу и наладке, к обучению
• место и сроки доставки товаров, выполнения работ, оказания услуг
• сведения о НМЦК, расходах на перевозку, страхование, уплату налогов
• место и срок подачи котировочных заявок
• срок и условия оплаты поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг
• срок подписания победителем контракта
• информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта
• преимущества для определенных участников
• требование об отсутствии в РНП
• документы, подтверждающие соблюдение национального режима

В том случае, если участникам требуются пояснения по закупочной документации или они обнаруживают какие-то несоответствия, неточности и ошибки, они вправе обратиться к заказчику за дачей разъяснений. Порядок, возможности и сроки обращения за разъяснениями в каждом способе закупки свои. Но заказчик обязан отвечать на запросы в установленные сроки.

Контракты

Задача контракта заключается в достижении цели осуществления закупки ТРУ. Он может быть как в электронной, так и в бумажной форме.

О проекте контракта и его содержании рассказывает Юлия Межникова, ведущий вебинара «Закупочная документация: рекомендации для заказчиков по 44-ФЗ»:

–

Приемка товара

На приемку товара, как важнейшее условие контракта, следует обратить особое внимание. Юлия Межникова разъясняет некоторые ошибки, которые допускают заказчики на этом этапе.

Все самое интересное о бизнесе — на нашем канале в Telegram . Присоединяйтесь!