Заявка на закупку по 44-ФЗ: образец формы, правила и порядок ее оформления

Порядок оформления заявки на закупку товара по требованиям 44-ФЗ и ее содержание

Победа участника в проводимых торгах по нормам 44-ФЗ во многом зависит от того, насколько правильно была составлена заявка на участие. Для корректного составления заявки на участие потенциальным поставщикам нужно понимать, какие сведения являются обязательными, а какие – нет, что нужно включать в цену контракта и когда важно перечислить все параметры и характеристики поставляемого товара и пр.

Что такое заявка на закупку по 44-ФЗ, и для чего она необходима

Когда поставщик или подрядчик подобрал для себя закупку с подходящими условиями, и у него возникла уверенность в том, что он сможет поставить необходимую заказчику продукцию, то он готовит заявку на тендер.

Подача заявки означает, что подрядчик согласен с условиями исполнения заказа. Заказчики предъявляют жесткие требования к поданным заявкам, поэтому от их правильной подготовки может зависеть результат торгов.

Также в заявке фиксируется предложенная участником цена исполнения контракта, которая выступает одним из ключевых условий выбора победителя.

По сути, заявка на закупку по 44-ФЗ представляет собой коммерческое предложение поставщика, а именно на каких условиях он готов выполнить государственный заказ. Для самого заказчика поданная заявка позволяет понять, насколько соответствует предложение подрядчика с позиции требований к поставщику, требований к поставляемой продукции и услугам, форме подачи заявки, а также прочим условиям (например, наличию у подрядчика нужного обеспечения).

Требования к заявке в обязательном порядке включаются в закупочную документацию заказчика. Поэтому прежде чем приступать к ее оформлению, подрядчику следует внимательно изучить представленную документацию по закупке.

В ходе проведения закупки требования к заявке могут быть изменены, поэтому есть вероятность, что ее придется корректировать.

Порядок оформления заявки на закупку товара

Согласно законодательным требованиям, заказчик не вправе прописывать в извещении о закупке и технической документации какие-либо требования к оформлению и форме подачи заявки по ч. 4 ст. 64 44-ФЗ.

Но в составе документации заказчик может включить и примерную форму заявки на участие или свои рекомендации по оформлению заявки, которых стоит придерживаться. Заполнение заявки по предложенной заказчиком форме может гарантировать, что участник пропишет все необходимые заказчику данные для принятия решения о победителе торгов, и заявка не будет отклонена.

Для участия в электронных закупках заявка подается в электронном формате и подписывается ЭЦП.

Для участия в открытом или двухэтапном конкурсе либо в конкурсе с ограниченным участием, а также в закупке в форме электронного аукциона или запросе котировок поставщику нужно указать ИНН, несмотря на то, что данная информация может дублироваться в выписке из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

Помимо ИНН, который присвоен компании, в закупочной заявке могут потребовать прописать ИНН ее учредителей или органа, созданного для участия в закупке.

В случае подачи заявки на участие в электронном аукционе участнику нужно в первой части дать свое согласие на выполнение поставки нужных товаров или определенных работ. Когда предметом закупки становятся определенные работы и услуги, то участнику достаточно просто предоставить согласие на условия контракта.

Если по лоту закупается определенный товар, то, помимо согласия, нужно прописать все его характеристики, составляющие, параметры и пр. Если информация о конкретном товаре в согласии отсутствует, то заявку от участника могут отклонить.

В отношении закупаемого товара участнику закупки следует привести такие сведения:

  • наименование поставляемого товара;
  • товарный знак (при наличии);
  • количество поставляемого товара;
  • показатели поставляемого товара, соответствующие установленным значениям (участник закупки может предложить только товары с улучшенными характеристиками, а не с теми, которые хуже запрашиваемых);
  • документы, которые подтверждают соответствие требованиям заказчика (например, с позиции гарантийных обязательств, условий поставки, описания выполняемых работ и пр.);
  • фотографии, эскизы, схемы товара – при необходимости.

Заявка на участие должна содержать указание на дату представления, а также номер контракта (ИКЗ), по которому она была оформлена.

Когда заявка подается для участия в электронном аукционе, то она состоит из двух частей. В первой части не должно содержаться никаких контактных сведений об участниках, она нужна для проверки соответствия требованиям поставляемых ими товаров. Так, если заказчик требует предоставить заявку на фирменном бланке, то это можно рассматривать как нарушение законодательства. Если первая часть заявки утверждается, то участник предоставляет вторую часть со своими данными.

Основные правила и требования к заполнению

При подаче заявок на участие нужно соблюдать установленные правила:

  1. Заявка должна быть подана в установленные сроки. Для разных способов закупки могут быть предусмотрены различные сроки для подачи заявок.
  2. При внесении изменений заказчиком в закупочную документацию нужно проверить соответствие заявки новым требованиям. При необходимости участник торгов может отозвать ранее поданную заявку и подать новую.
  3. При планировании участия в закупке нужно заранее учитывать временные затраты на подготовку дополнительных документов для участия в закупке.
  4. До подачи заявки на участие должно быть внесено обеспечение на участие в торгах.
  5. При заполнении заявки желательно придерживаться инструкции по заполнению, которая была разработана заказчиком (если такая имеется).
  6. При заполнении заявки стоит придерживаться общепринятых обозначений и наименований.
  7. Участнику стоит избегать формулировок с неоднозначной трактовкой. По возможности следует придерживаться формулировки по ГОСТу.
  8. Особое внимание следует уделить заполнению всех деклараций и заявлений в составе заявки.
  9. При заполнении заявки нужно внимательно изучить техническое задание. Если не включить в заявку важные технические параметры, то ее могут отклонить, или если не учесть все требования контракта, то исполнитель может получить убытки при работе с госзаказом.

Если придерживаться установленных правил, то можно снизить вероятность отклонения заявки.

Стоит отметить, что следующие ошибки и несоответствия не могут стать основанием для отклонения заявки:

  1. Если сведения из выписки из ЕГРЮЛ не соответствуют данным учредительных документов (они могут поменяться).
  2. Выписка из ЕГРЮЛ не содержит сведений о лицензиях компании, но участник предоставил копию действующей лицензии.
  3. ИНН в заявке указан с ошибкой, хотя в выписке предоставлены корректные данные.
  4. Заказчики запрашивают документы или сведения о компании, которые не прописаны в 44-ФЗ.
  5. В документации по закупке не обосновано отсутствие ссылок на ГОСТы, которым должен соответствовать товар.
  6. Требования к товарам или поставщикам являются уникальными и на практике ограничивают количество участников закупки или перечень товаров к закупке.
  7. Заказчики требуют указать какой-либо диапазон значений, хотя закупаемый товар обладает собственным уникальным значением по рассматриваемой характеристике.

Участнику не следует забывать о его праве на получение разъяснений от заказчика по конкурсной документации и обжалование его действий при необходимости. Такие запросы подаются до окончания срока для подачи заявок, а при отсутствии ответа на запрос от заказчика участник может обратиться в ФАС.

Перечень документов, который прилагается к заявке

К заявке прилагается платежное поручение, которое подтверждает внесение обеспечительных взносов (если по требованиям государственной закупки предусматривается обеспечение заявки). В некоторых закупках допускается внесение обеспечения в форме банковской гарантии, тогда вместо платежного поручения к поданной заявке прикладывается банковская гарантия. Главное, что участник торгов должен убедиться в том, что гарантия была включена в соответствующий реестр гарантий, который размещен в ЕИС.

Все необходимые сведения о компании в краткой форме обычно заполняются в форме анкеты.

Помимо этого, от участника торгов может быть запрошена следующая информация в форме заявления или декларации (которая подтверждает соответствие участника требованиям ст. 31 44-ФЗ):

  • подтверждение того, что компания не ликвидируется, либо ее деятельность не подлежит приостановке;
  • заявление об отсутствии недоимки по налоговым платежам и обязательным сборам;
  • заявление об отсутствии сведений о компании в реестре недобросовестных поставщиков;
  • заявление об отсутствии судимостей у руководителя компании, главного бухгалтера, членов исполнительного органа;
  • подтверждение о принадлежности компании к субъектам малого предпринимательства или некоммерческим организациям или выписка из реестра указанных компаний (если закупка проводится у компаний данного типа или им предоставляются льготы).

Участник закупки может приложить иные документы, подтверждающие указанные в заявлении сведения (при этом заказчику запрещено требовать такое подтверждение, как обязательное условие для участия в закупке).

Несмотря на декларативный характер подаваемых сведений, стоит понимать, что вся представленная участником информация будет проверяться, и выявление недостоверных сведений сможет стать основанием для включения информации об участнике в реестр недобросовестных поставщиков.

Также к заявке на участие может потребоваться приложить решение об одобрении крупной сделки, принятое уполномоченной инстанцией, либо дополнительные документы по технически сложным товарам.

Таким образом, заявкой на участие в торгах участник подтверждает свое согласие с предложенными условиями, а также предлагает свою цену исполнения контракта.

Заявка на участие в электронном аукционе по 44-ФЗ: образец и правила оформления

Что такое электронный аукцион

Электронный аукцион — это способ проведения закупок, где побеждает участник, который предложил самую низкую цену. Информацию об аукционах по 44-ФЗ заказчики размещают в ЕИС, сами аукционы проходят на федеральных электронных торговых площадках (ЭТП).

В форме электронного аукциона госзаказчики обязаны закупать товары, работы или услуги (ТРУ) из перечня распоряжения Правительства РФ от 21.03.2016 г. N 471-р. К таким товарам относится рыба, уголь, напитки, табак, компьютерное и электрическое оборудование, здания и работы по возведению зданий, почтовые, курьерские, транспортные услуги и прочее.

Как участвовать в аукционе

Чтобы участвовать в электронном аукционе, нужно получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) и зарегистрироваться в ЕИС. Получить КЭП можно за сутки. Регистрация в ЕИС может занять до 15 рабочих дней, поэтому лучше зарегистрироваться в ЕИС заранее, а потом выбирать закупку, в которой хотите поучаствовать.

Если аукцион уже опубликован, то у вас есть 7 или 15 календарных дней, чтобы подать заявку:

7 днейНМЦ ⩽ 300 млн рублей
НМЦ ⩽ 2 млрд рублей в строительных закупках
15 днейНМЦ > 300 млн рублей
НМЦ > 2 млрд рублей в строительных закупках

Требования к участникам аукциона

Участник и его заявка должны соответствовать требованиям 44-ФЗ и документации аукциона. Согласно ст. 31 44-ФЗ, ко всем участникам госзакупок предъявляют единые требования:

  1. Участник имеет право поставлять товар, оказывать услуги. Например, у него есть лицензия, разрешение, членство в СРО и прочее.
  2. Он не находится в процессе ликвидации.
  3. Деятельность участника не приостановлена.
  4. Не имеет задолженности по налогам.
  5. У руководителя, учредителя, бухгалтера нет судимости по экономическим преступлениям.
  6. В течение двух лет не было административных правонарушений.
  7. Обладает правами на результаты интеллектуальной деятельности, если заказчик приобретает права на такие результаты.
  8. Руководители и учредители участника и заказчика не состоят в близких родственных связях.
  9. Не является офшорной компанией.
  10. Нет дополнительных ограничений для участия в закупках, установленных законодательством.

Кроме этого, к участникам закупок отдельных видов ТРУ (Постановление Правительства РФ от 04.02.2015 N 99) предъявляют дополнительные требования.

Например, чтобы участвовать в тендерах по реставрации музейных предметов, работам по строительству или капремонту, участник должен заранее подтвердить свое соответствие требованиям постановления №99. Для этого ему нужно отправить на ЭТП документы, указанные в постановлении. Документы проверят за пять рабочих дней. На всех площадках можно заказать ускоренную проверку за дополнительную плату. Эту информацию стоит уточнить у оператора ЭТП.

Также заказчик может потребовать, чтобы участники закупки отсутствовали в реестре недобросовестных поставщиков (РНП). Это требования касается не только юрлица, но и его учредителей и руководителя (ч.1.1. ст. 31 44-ФЗ). Иных требований к участникам устанавливать нельзя.

Подача заявки на участие в электронном аукционе

Перед подачей заявки надо позаботиться об ее обеспечении — переведите заранее нужную сумму на спецсчет либо оформите банковскую гарантию. Размер требуемого обеспечения будет указан в извещении об аукционе. Если нужной суммы не будет на спецсчете к моменту окончания подачи заявок, площадка в течение часа вернет вам заявку, и участвовать в аукционе вы не сможете.

Заявка на участие в аукционе всегда состоит из двух частей, которые нужно одновременно подавать на площадке.

Первая часть заявки должна содержать:

  • Согласие участника поставить товар, выполнить работы или оказать услуги.
  • Страну происхождения товара.
  • Конкретные характеристики товара в соответствии с техническим заданием.

Вторая часть заявки должна содержать:

  • Название, юридический и почтовый адреса, ИНН, номер телефона, ИНН учредителей, руководителя, коллегиального органа.
  • Документы, которые подтверждают право участника на поставку товара, оказание услуг. Например, лицензии или свидетельства СРО.
  • Копии документов на товар, если по законодательству к нему установлены требования. Например, регистрационные удостоверения на медицинскую технику.
  • Документы на товар в закупках с национальным режимом (ст.14 44-ФЗ).
  • Декларацию о соответствии единым требованиям закона (п.3 – 9 ч.1 ст.31 44-ФЗ).
  • Декларацию субъекта малого предпринимательства (СМП) или некоммерческой организации (СОНКО), если закупка проводится с преимуществом для СМП и СОНКО.
  • Решение об одобрении крупной сделки.
  • Учредительные документы.
Читайте также:  Реестр контрактов по 44-ФЗ: образец заполнения, порядок ведения, внесение сведений

Оформить заявку можно в свободной форме.

Как заполнить и оформить заявку для электронного аукциона

  1. Первая часть заявки

Сперва нужно согласиться со всеми условиями госконтракта и документацией — согласие формируется на ЭТП при подаче заявки. На некоторых площадках вы ставите «галочку» в нужном поле, на других — автоматически соглашаетесь поставить товар или оказать услуги заказчику, когда подаете заявку.

Если закупка на поставку товара, то в первой части заявки нужно указать его конкретные характеристики, которые соответствуют техническому заданию. Ранее это было главной сложностью для участников строительных закупок — им нужно было вставлять в первую часть заявки длинный список поставляемых товаров. Но с 1 июля 2019 года все эти параметры в строительных закупках прописывает заказчик в проектной документации, поставщику достаточно просто согласиться с документацией.

Вместе с техзаданием госзаказчик прикладывает инструкцию, в которой рассказывает, как читать документ. Например, в инструкции заказчик указывает номера ГОСТов, которым должен соответствовать товар, описывает, как в техзадании следует читать символы, знаки препинания, диапазоны, предлоги и союзы. Если невнимательно прочитать один символ или знак препинания, это приведет к неверному оформлению заявки и ее отклонению.

Например, в аукционе №0332200029720000002 на поставку мяса говядины одного из участников отклонили за то, что при заполнении первой части заявки он сослался не на тот ГОСТ. В частности, заказчик указал техзадании, что мясо должно соответствовать ГОСТу, в котором прописаны технические условия продукта: его масса, толщина жира, состояние мышц. Участник сослался на ГОСТ, в котором прописаны размеры, формы и внешние характеристики отрубов, на которое мясо должно быть разрублено.

А в аукционе №0318100072219000203 на поставку мебели и раздевальных мест для хоккеистов участник в первой части заявки скопировал техзадание в неизменном виде, не удалив слова «не менее», «не более». Заказчик отклонил его заявку — по инструкции в заявке нужно было указать конкретные показатели Например, «ширина дверцы — 50 см», что не менее 40 и не более 60 см.

Не забывайте указывать страну происхождения товара. Это требование стало обязательным с декабря 2019 года для всех госзакупок на поставку товара. Название страны нужно указывать по Общероссийскому классификатору стран мира. Допускается писать как краткое, так и полное наименование. Но, например, нельзя писать «Америка» или «США», правильно писать «Соединенные Штаты» или «Соединенные Штаты Америки».

Во второй части заявки данные вашей организации, адреса и телефоны можно оформить в виде анкеты и приложить ее в составе заявки. Учредительные документы, выписку ЕГРЮЛ, решение об одобрении сделки площадка направляет заказчику из вашего личного кабинета вместе со вторыми частями заявки. Позаботьтесь о том, чтобы эти документы были актуальны, и замените их при необходимости. Можно продублировать их, приложив к заявке.

Подавая заявку, вы должны продекларировать соответствие единым требованиям закона и свою принадлежность к СМП или СОНКО. Такие декларации формируются автоматически на площадке, вы просто ставите «галочку» в нужном разделе при подаче заявки. Оформлять их отдельным документом не надо. Все написанное в декларациях должно быть правдой. Госзаказчик может отклонить заявку на любом этапе закупки, если выяснит, что вы не соответствуйте требованиям закона.

Образец заявки на аукцион по 44-ФЗ

Порядок и сроки рассмотрения заявок

В какие сроки госзаказчик рассматривает заявки и как он взаимодействует с площадкой покажем на схеме:

Если вы считаете, что вашу заявку отклонили неправомерно, то можете пожаловаться в ФАС в течение 5 дней с даты публикации протокола. И даже если ФАС признает вашу жалобу необоснованной, можно пойти в суд. Бывает, что суды встают на сторону поставщиков в таких вопросах.

Например, компания «Трансвуд» пожаловалась в ФАС на неправомерное отклонение заявки в аукционе №0865300002418000247. Заказчик отклонил ее заявку, потому что паспортные данные учредителя в «Решении об одобрении крупной сделки» не соответствовали паспортным данным, указанным в уставе общества. ФАС признала жалобу необоснованной, а действия заказчика правомерными.
После этого «Трансвуд» обратилась в суд, который признал (А67-11893/2018), что «позиция антимонопольного органа основана на формальном подходе и противоречит целям и задачам проведения электронного аукциона». Суд отменил действие решения ФАС и признал, что госзаказчик неправомерно отклонил заявку.

Заявка, оформленная без ошибок, гарантирует ваше участие в аукционе, но не победу в нем. Победу получает тот, кто предложит наименьшую цену. В редких случаях в заявке победителя находят ошибку уже после проведения аукциона — тогда договор предлагают заключить участнику, занявшему второе место.

Подготовить заявку на участие в электронном аукционе без ошибок вам помогут специалисты ИС-Закупок.

Образец аукционной документации по 44-ФЗ

Аукционная документация — это пакет документов, который заказчик готовит и размещает в ЕИС, чтобы провести электронный аукцион по 44-ФЗ.

Скачать образец аукционной документации по 44 ФЗ 2020 года (с изменениями от 01.07.2019)

Что такое аукционная документация и информационная карта

Для проведения конкурентной закупки на основании Закона о контрактной системе (44-ФЗ) заказчику нужно иметь комплект обязательных документов с полной информацией о правилах, которые установлены для процедуры. Такое требование установлено в ч. 1 ст. 64 44-ФЗ. Таким образом, документация об аукционе представляет собой свод требований. И если потенциальный поставщик не готов выполнить их, он не сможет участвовать в закупке.

Заказчик предоставляет информацию с требованиями общего характера (в соответствии со ст. 59-71 44-ФЗ), а также ряд дополнительных условий для конкретной закупки. Закон не обязывает включать в образец документации по 44 ФЗ раздел «Информационная карта» (ИК). Но заказчики выделяют ее специально для удобства ознакомления с наиболее значимыми и определяющими данными.

Информационная карта близка по содержанию публикуемому в обязательном порядке извещению о закупке. При случайном расхождении данных в составе общей части аукционной документации и информационной карты преимущество имеют сведения в последней.

Подготовка аукционной документации

Ее заблаговременно составляет работник контрактной службы (либо контрактный управляющий). Подготовка основывается на тех показателях, которые включены в план закупок и план-график на текущий год. При этом закон не позволяет размещать аукционную документацию, если есть расхождения с запланированными ранее обязательствами (ч. 12 ст. 21 44-ФЗ), поэтому автоматически при загрузке в Единой информационной системе (ЕИС) отразится связь с позицией плана-графика.

С 01.07.2019 не позднее 1 дня до размещения закупки в ЕИС заказчик имеет возможность внести окончательные коррективы в план-график. Это указано в ч. 6 ст. 2 71-ФЗ.

Перед согласованием документа ответственный работник включает в содержание актуальные для каждой отдельной закупки даты и сроки. Утверждает аукционный документ руководитель организации или лицо, которое обладает полномочиями принять такое решение.

После утверждения ее размещают в ЕИС. От этого дня отсчитываются все дальнейшие сроки процедуры закупки (дата публикации фиксируется в журнале событий закупки).

Содержание аукционной документации

Информацию, которую заказчик должен включить в состав документа, определяет ст. 64 44-ФЗ.

В состав необходимо включить:

  • наименование и описание объекта закупки (по правилам ст. 33) — оформляется, как правило, в виде раздела Технического задания;
  • обоснование начальной (максимально) цены контракта;
  • проект контракта.

В информационной карте необходимо указать:

  • адрес электронной площадки, на которой проходит процедура;
  • способ определения поставщика;
  • наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона заказчика, его ответственного лица, а также специализированной организации (при наличии);
  • идентификационный код закупки;
  • начальная (максимальная) цена контракта, источник финансирования, цена за единицу;
  • размер и условия обеспечения заявки на участие;
  • размер и условия обеспечения исполнения контракта, а также необходимость банковского сопровождения;
  • место доставки и количество товара, сроки поставки;
  • преимущества участнику на основании ст. 28-30;
  • требования к участникам и перечень документов, в соответствии со ст. 31;
  • ограничения на участие;
  • условия, запреты и ограничения допуска товаров из иностранных государств.

С июля 2020 года произошла реформа закупок «без объема». Если не можете определить количество и объем товара, то учтите, что:

  • до 01.10.2019 покупать лекарства по цене единицы (начальной сумме единиц, максимальному значению цены контракта) нельзя. Это указано в ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 71-ФЗ от 01.05.2019;
  • в госконтракт нужно включить порядок определения количества и объема товара на основании заявок заказчика по ч. 1 ст. 34 закона о контрактной системе;
  • если вместо НМЦК применяете максимальное значение цены контракта, то рассчитывайте размера обеспечения заявки, исполнения контракта по максимальному значению стоимости сделки. Это закреплено в ч. 24 ст. 22 44-ФЗ;

В требованиях к заявке на участие обязательно уточните:

  • требования к содержанию и составу (при этом закон не допускает произвольных требований к оформлению и форме);
  • дата и время завершения подачи;
  • дата окончания рассмотрения.

В документах обязательно укажите:

  • дата проведения аукциона;
  • информация о валюте при формировании контракта и расчетах;
  • порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю;
  • размер обеспечения исполнения контракта, срок и порядок предоставления обеспечения;
  • возможность изменить условия контракта;
  • возможность одностороннего отказа от исполнения контракта;
  • информация о контрактной службе, контрактном управляющем, ответственных за контракт, срок подписания контракта;
  • порядок, дата начала и окончания предоставления заказчиком разъяснения положений документации об электронном аукционе.

Документация и разъяснения размещаются во вкладке «Документы закупки» в ЕИС.

Разъяснение документации

Любой участник после регистрации в ЕИС и аккредитации на электронной площадке может направить заказчику запрос на разъяснение по аукционной документации по 44-ФЗ. У него есть три попытки получить комментарии на вопросы. Ответ заказчика не должен нарушать указанной в документе информации. Окончание срока подачи разъяснений аукционной документации ограничивает возможность направить запрос не позднее трех дней до установленной даты.

Заказчик после получения запроса на разъяснение, равно как и по собственной инициативе, может внести изменения не позднее чем за два дня до срока окончания подачи заявок. Эти изменения не могут касаться объекта закупки и размера обеспечения заявок в сторону увеличения.

Первая часть заявки по 44-ФЗ для участия в электронном аукционе: правила подготовки, сроки рассмотрения, типичные ошибки

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Грамотное заполнение первой части заявки для участия в электронном аукционе по 44-ФЗ является камнем преткновения для большинства участников закупок. Именно на этапе рассмотрения первых частей заявок многие из них отклоняются Заказчиками за несоответствие установленным требованиям. Поэтому в данной статье мы подробно рассмотрим, какие требования к подготовке заявки установлены Федеральным законом №44-ФЗ, а также какие ошибки совершают участники закупок при подготовке данного документа. ( Примечание: настоящая статья актуализирована 29.02.2020 г.).

Содержание

1. Требования 44-ФЗ к подготовке первой части заявки

Заявка на участие в электронном аукционе состоит из двух частей: первая часть (она же “Форма 2”) и вторая часть — стандартный набор информации и документов. Требования к аукционной заявке и порядок ее подачи установлены в ст.66 44-ФЗ.

Содержание первой части заявки напрямую зависит от предмета закупки, т.е. от того, что именно закупает Заказчик.

  • поставка товара;
  • выполнение работ или оказание услуг на условиях, указанных в документации;
  • выполнение работ (оказание услуг) с использованием товара.

Давайте теперь подробно рассмотрим, какую информацию необходимо указывать в первой части в каждом конкретном случае.

Содержание первой части заявки при поставке товара

Что нужно указать участнику в своей заявке:

  1. Согласие на поставку товара или его эквивалента на условиях, предусмотренных документацией ( Примечание: Такое согласие дается участником с использованием программно-аппаратных средств самой электронной площадки. Здесь не нужно прикладывать каких-либо дополнительных документов, достаточно просто подписать это согласие своей квалифицированной электронной подписью);
  2. Конкретные показатели товара , соответствующие значениям, установленным в техническом задании ( Примечание: Конкретные показатели товара необходимо указывать в нескольких случаях. Первый случай — в техническом задании отсутствует указание на товарный знак. Второй случай — участник предлагает к поставке эквивалентный товар с другим товарным знаком);
  3. Товарный знак ( Примечание: Товарный знак необходимо указывать при его наличии. У некоторых товаров товарного знака может и не быть, в этом случае в заявке можно написать следующую формулировку — “Товарный знак отсутствует”);
  4. Наименование страны происхождения товара ( Примечание: Ранее закон №44-ФЗ требовал указания наименования страны происхождения товара в случаях, когда Заказчиком были установлены условия, запреты, ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства, в соответствии со ст.14 44-ФЗ. С 1 января 2020 года указывать страну происхождения товара в заявке нужно всегда!)

Содержание первой части заявки при выполнении работ (оказании услуг) на условиях, указанных в документации

Если Заказчик проводит закупку на выполнение работ или оказание услуг, при выполнении которых не требуется использование товара, то участнику в первой части достаточно дать лишь свое согласие на выполнение этих работ (оказание услуг). Как было сказано выше, такое согласие дается с помощью технических средств электронной площадки. Никаких дополнительных документов прикладывать не нужно.

Читайте также:  ФАС России: задачи, функции, полномочия и поиск решений Федеральной антимонопольной службы

Содержание первой части заявки при выполнении работ (оказании услуг) с использованием товара

Что нужно указать участнику в своей заявке:

  1. Согласие на выполнение работ или оказание услуг на условиях, предусмотренных документацией ( Примечание: Согласие дается участником с использованием технических средств электронной площадки);
  2. Конкретные показатели товара , которые будут использоваться участником при выполнении работ (оказании услуг) и которые соответствуют значениям, установленным в техническом задании ( Примечание: По отношению к конкретным показателям в данном случае применяются те же требования, что и при поставке товара) ;
  3. Товарный знак ;
  4. Наименование страны происхождения товара ( Примечание: По отношению к указанию страны происхождения товара в данном случае применяются те же требования, что и при поставке товара).

Согласно ч.4 ст.66 44-ФЗ первая часть заявки также может содержать эскиз, рисунок, чертеж, фотографию, иное изображение товара, на поставку которого заключается контракт.

Часто участники закупок задают мне такой вопрос: “Заказчик в ТЗ разместил чертежи (фотографии) товара. Нужно ли нам указывать их в своей заявке?”.

Чаще всего Заказчики размещают графические изображения товара в дополнение к указанным техническим характеристикам. Это делается для того, чтобы участники лучше понимали, что именно нужно Заказчику. В любом случае заявка участника будет проверяться Заказчиком на соответствие указанным характеристикам, а не фотографии (см. решение Арбитражного суда Ставропольского края от 15 января 2016 года № А63-9452/2015). Поэтому копировать чертежи (фотографии) товара в свою заявку не обязательно.

Чаще всего первая часть заявки (Форма 2) представляет собой таблицу с перечнем товаров (материалов) и их характеристиками. Образец заполнения первой части заявки по 44-ФЗ вы можете увидеть ниже.

Важный момент! По смыслу 44-ФЗ первая часть заявки должна быть анонимной для того, чтобы оценка заявок была максимально объективной. Соответственно, в заявке нельзя указывать наименование участника закупки и его контактные данные. Однако оформление Формы 2 на фирменном бланке участника не является поводом для отклонения такой заявки Заказчиком.

2. Причины отклонения по первым частям заявок?

Согласно ч.4 ст.67 44-ФЗ первая часть заявки участника отклоняется по следующим причинам:

  1. Непредоставление информации, предусмотренной ч.3 ст.66, или предоставление недостоверной информации;
  2. Несоответствие информации, предусмотренной ч.3 ст.66, требованиям документации о таком аукционе.

Если объяснить это более понятным языком, то это звучит так. Если вы не предоставили полную информацию (согласие, характеристики, товарный знак, страну), допустили ошибку в технических характеристиках товара или наименовании товарного знака (производителя), указали несуществующие характеристики товара или вовсе не указали конкретные показатели товара, то вашу заявку отклонят.

В случае отклонения заявки Заказчик обязательно должен сослаться на пункт закона на основании которого такая заявка отклонена.

Важный момент! Отказ в допуске к участию в электронном аукционе по причинам, не предусмотренным ч.4 ст.67, не допускается. В случае отклонения заявки участника по основаниям не предусмотренным 44-ФЗ Заказчику грозит штраф в размере 5-30 тыс. рублей (ч.2 ст.7.30 КоАП РФ).

3. Порядок рассмотрения первых частей заявок

Порядок рассмотрения первых частей заявок выглядит следующим образом. Не позднее одного рабочего дня после окончания срока подачи заявок оператор площадки направляет Заказчику на рассмотрение первые части заявок участников.

Срок рассмотрения первых частей заявок Заказчиком не должен превышать 7-мь дней с даты окончания срока подачи заявок. А в том случае, если начальная (максимальная) цена контракта не превышает 3 млн. рублей, срок рассмотрения не должен превышать одного рабочего дня .

По итогам рассмотрения Заказчик формирует протокол рассмотрения первых частей заявок. Этот протокол не позднее даты окончания срока рассмотрения заявок направляется Заказчиком оператору площадки и размещается в ЕИС.

В течение одного часа после получения протокола от Заказчика оператор площадки уведомляет всех участников о результатах рассмотрения их заявок.

Содержание протокола рассмотрения первых частей заявок

  1. Идентификационные номера заявок участников;
  2. Информация о допуске или отказе в допуске к участию в аукционе по каждому участнику с обоснованием решения комиссии;
  3. Решение каждого члена комиссии в отношении каждого участника закупки;
  4. Информация о наличии среди предложений участников закупки, признанных участниками электронного аукциона, предложений о поставке товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами ( Примечание: В случае, если условия, запреты, ограничения допуска товаров, работ, услуг были установлены Заказчиком в документации, в соответствии со ст.14 44-ФЗ).

Если по итогам рассмотрения 1-х частей ваша заявка допущена до аукциона, то в назначенный день и час вы должны зайти на площадку и принять участие в электронном аукционе.

Если же заявка не допущена, то нужно разобраться в причинах ее отклонения. В случае незаконного отклонения вашей заявки необходимо подготовить и подать жалобу в ФАС.

4. Типичные ошибки при составлении первой части заявки

Ошибка 1 — Указание согласия на выполнение работ (оказание услуг), для которых используется товар, без указания конкретных показателей такого товара

Некоторые участники невнимательно читают ТЗ и забывают указывать конкретные показатели товаров (материалов), которые необходимы для выполнения работ (оказания) услуг.

Ошибка 2 — Неверное указание показателей товара

В аукционной документации в обязательном порядке должна содержаться инструкция по заполнению заявки. Это тот “путеводитель” для участника, в котором должны быть указаны требования Заказчика к знакам препинания, союзам, математическим знакам, фразам “не более”, “не менее”, “должно быть” и так далее. На практике же Заказчики впадают в две крайности. Либо размещают в аукционной документации формальную инструкцию из 44-ФЗ, либо очень объемную и запутанную. Поэтому новичку не всегда понятно, как интерпретировать то или иное требование Заказчика.

Ошибка 3 — Бездумное копирование показателей товара из столбца “Требования Заказчика” в столбец “Предложение участника”

Многие участники, зная о том, что необходимо указывать конкретные показатели товаров, просто копируют указанные требования из одной колонки в другую, а затем убирают фразы “не более”, “не менее”, “от”, “до” и так далее. При этом не подбирают конкретный товар и не удосуживаются проверить реальное существование такого товара.

Ошибка 4 — Неверное указание товарного знака или наименования производителя

Часто банальная ошибка в названии товарного знака или наименования производителя может привести к отклонению заявки участника.

Ошибка 5 — Указание в заявке фразы “или эквивалент”

Если вы указываете в своей заявке конкретные показатели товара и его товарный знак, то фразу “или эквивалент” нужно убрать. В противном случае ваша заявка будет отклонена.

Ошибка 6 — Использование готовых шаблонов из Интернета

Некоторые участники находят в Интернете готовые шаблоны первых частей заявок и копируют из них показатели товаров или используют их в качестве образца для заполнения. Это полная утопия. Во-первых, вы не знаете, правильно ли указаны показатели товара и была ли допущена такая заявка до аукциона. Во-вторых, у Заказчиков могут быть разные инструкции по заполнению заявки. Например, в одном случае крайние значения диапазонов можно указывать в заявке, а в другом нет.

Ошибка 7 — Исправление требований Заказчика

Если вы не согласны с требованиями Заказчика, то не нужно самостоятельно вносить изменения в заявку. Для этого необходимо воспользоваться запросом на разъяснение документации. По одному аукциону можно направить не более 3-х запросов на разъяснение.

5. Как грамотно подготовить первую часть заявки на аукцион?

Как вы уже поняли, подготовка первой части заявки для участия в электронном аукционе по 44-ФЗ это очень важный и ответственный этап, так как от него зависит конечный результат вашего участия в данной процедуре.

Если вашу заявку отклонят на этапе рассмотрения, то все ваши усилия по поиску закупки, ее анализу и просчету будут напрасны. А это не только впустую потраченное время, но и упущенная прибыль.

Одни участники самостоятельно готовят свои заявки, другие обращаются за помощью к сторонним специалистам. Цены за подготовку “Формы 2” на рынке начинаются от 3000 рублей. Цена зависит не только от количества товаров (материалов), но и от сложности инструкции по заполнению такой заявки. Поэтому в Интернете вы можете встретить разные предложения. Кто-то будет указывать цену за количество знаков в заявке, кто-то за количество листов в ТЗ, а кто-то за количество товаров.

Если же вам понадобится моя помощь в подготовке “Формы 2”, то можете оставить свою заявку здесь .

На мой взгляд, постоянно зависеть от сторонних специалистов и тендерного сопровождения не самый лучший вариант, так как научиться грамотно готовить свои заявки по силам каждому. Для этого потребуется немного времени и желания. Если вы хотите самостоятельно разобраться в этом вопросе и сэкономить приличные деньги на оплату услуг сторонних экспертов, тогда вам сюда .

Здесь я дам лишь несколько ключевых рекомендаций, которые помогут вам в подготовке ваших заявок.

Во-первых , внимательно изучите всю аукционную документацию и приложения к ней.

Во-вторых , найдите и изучите инструкцию по подготовке заявки.

В-третьих , уточняйте у Заказчика все, что вызывает у вас вопросы. Научитесь грамотно готовить и направлять запросы на разъяснение положений документации.

В-четвертых , подбирайте реальный товар и указывайте реальные характеристики, чтобы не иметь проблем с приемкой на этапе исполнения контракта.

В-пятых , следите за изменениями и разъяснениями документации на сайте ЕИС.

В-шестых , перед тем, как отправить заявку, проверьте ее несколько раз.

В-седьмых , отстаивайте свои законные права и интересы в ФАС. Не бойтесь жаловаться на Заказчика, если он не прав.

6. Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Нужно ли указывать в первой части заявки наименование участника?

Ответ: Нет, указывать наименование и контактную информацию участника в первой части заявки не нужно. Однако указание такой информации не является поводом для отклонения заявки.

Вопрос №2 Нужно ли указывать товарный знак в первой части заявки, и как быть, если его нет?

Ответ: Товарный знак указывать нужно при его наличии. Если товарного знака нет, то в заявке необходимо указать “Товарный знак отсутствует”.

Вопрос №3 — Обязательно ли указывать страну происхождения товара в первой части заявки?

Ответ: С 1 января 2020 года, страну происхождения товара нужно указывать всегда. Ранее страну происхождения товара необходимо было указывать в случаях, когда Заказчиком устанавливались условия, запреты, ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства, в соответствии со ст.14 44-ФЗ.

Вопрос №4 Необходимо ли в первой части заявки указывать сведения о сертификации и прикладывать соответствующие документы?

Ответ: В первой части вы можете указать следующую информацию: “Товар сертифицирован” или “Товар не подлежит сертификации”. А вот сами сертификаты передаются Заказчику вместе с товаром. Если же это регистрационное удостоверение, то оно в обязательном порядке прикладывается участником ко второй части заявки.

Вопрос №5 Имеет ли право Заказчик отклонить заявку участника, если она будет выполнена не по форме Заказчика?

Ответ: Нет, не имеет. Образец первой части заявки (Формы 2), которую Заказчик прикладывает в составе аукционной документации носит сугубо рекомендательный характер. Поэтому участник может подготовить заявку по форме отличной от формы Заказчика. Однако я рекомендую вам все-таки придерживаться формы Заказчика.

Вопрос №6 — Имеет ли право Заказчик требовать в первой части заявки подтверждения опыта выполнения аналогичных работ?

Ответ: Нет. Перечень информации, указываемых участником в первой части заявки является закрытым. Устанавливать иные требования к участникам запрещено. За это нарушение для Заказчиков предусмотрен штраф в размере 3000 рублей (п.4.2 ст.7.30 КоАП РФ).

И напоследок, предлагаю вам посмотреть видео о том, почему не стоит подавать заявку на участие в электронном аукционе в самый последний момент.

На этом у меня все. Если статья была для вас полезной, поддержите ее лайком.

Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

Что входит в документацию о закупке?

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки. Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

  • сведения о заказчике и его местонахождении;
  • краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
  • начальная (максимальная) цена контракта;
  • источник финансирования;
  • идентификационный код закупки;
  • ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
  • способ определения поставщика;
  • срок, место и порядок подачи заявок;
  • размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
  • размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.
Читайте также:  Разъяснения положений документации об электронном аукционе по 44-ФЗ: формирование запроса, порядок и сроки ответа

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции. В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

  • запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
  • закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
  • открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
  • электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты. Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

  • метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
  • нормативный метод;
  • тарифный метод;
  • проектно-сметный метод;
  • затратный метод.

Образцов форм и шаблонов. В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта. Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых, вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых, в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих, в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых, во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

  • за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
  • за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
  • за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
  • за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

Заявка на поставку товара

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

  • стройматериалы,
  • канцелярские принадлежности,
  • хозяйственные товары,
  • мебель,
  • технику,
  • оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

  1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
  2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
  3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

  1. В «шапку» вписываются:
    • название той фирмы, которой она адресована,
    • название компании–заказчика,
    • дата, номер и место составления документа,
    • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
  2. Далее в документ нужно внести:
    • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
    • их количество,
    • размер,
    • вес,
    • тару,
    • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

  • Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.
  • При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

    На что обратить внимание при оформлении заявки

    Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

    Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

    Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

    Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

    Добавить комментарий