Какая должна быть запись на копии трудовой что она верна

Заверяли ли вы когда-нибудь копию документа печатью “Копия верна”? Кажется, это простая операция, которую делают в любой организации ежедневно. Но что, если заверенная вами копия не будет принята из-за ошибки? Чтобы этого не произошло, давайте разберемся, как правильно использовать печать “Копия верна”. В этой статье вы найдете подробные инструкции и советы по заверению любых документов.

1. Что такое печать “Копия верна” и зачем она нужна

Печать “Копия верна” – это специальный штамп или надпись, которые ставятся на копии документа, чтобы подтвердить, что эта копия полностью соответствует оригиналу. Таким образом заверяется, что при копировании не было допущено никаких изменений или искажений информации. Заверенная копия, в отличие от простой копии без печати “Копия верна”, имеет юридическую силу. То есть такая копия приравнивается к оригиналу документа и ее можно использовать в официальных целях наравне с подлинником.

Печать “Копия верна” применяется в следующих ситуациях:

• При заверении копий документов для налоговых органов
• При подаче документов в суд
• Для заверения выписок из трудовых книжек и других кадровых документов по запросу сотрудников
• При передаче заверенных копий контрагентам
• Для внутреннего документооборота организации

Основное преимущество использования печати “Копия верна” в том, что заверенная таким образом копия не требует предъявления оригинала документа и имеет такую же юридическую силу. Это существенно экономит время и упрощает работу с документами.

2. Какие документы можно заверять печатью “Копия верна”

Печатью “Копия верна” можно заверять копии практически любых документов, в том числе:

• Кадровые документы: трудовые книжки, приказы, личные дела, справки о заработной плате;
• Финансовые документы: договоры, счета-фактуры, накладные, акты;
• Регистрационные документы: устав, учредительный договор, свидетельства;
• Внутренняя документация: протоколы, положения, инструкции, отчеты.

При заверении копий трудовых книжек и других кадровых документов важно указывать, по чьему запросу они выдаются. Например: “Копия верна. Выдана Иванову И.И. по запросу от 23.05.2022”.

Если копии документов предоставляются в госорганы или суд, нужно тщательно следить за правильностью их оформления. Лучше заранее уточнить требования к заверению копий в конкретной ситуации.

3. Кто может заверять копии документов в организации

Заверять копии документов от имени организации могут:

• Руководитель организации (генеральный директор, директор, индивидуальный предприниматель). Он имеет право заверять копии документов без доверенности.
• Сотрудники, уполномоченные заверять копии на основании доверенности, приказа или должностной инструкции.

Для заверения копий документов индивидуальный предприниматель использует свою подпись и печать ИП. Если печати нет, ставится только подпись.

Госорганы могут устанавливать особые требования к тому, кто может заверить предоставляемые им копии. Например, для налоговой инспекции копию финансового документа должен заверить главный бухгалтер.

4. Порядок заверения бумажных копий документов

При заверении бумажных копий документов следует придерживаться определенного порядка, установленного законодательством и ГОСТами:

1. Сделать качественную копию с оригинала документа на бумаге формата А4.
2. Разместить надпись “Копия верна” или штамп на свободном от текста месте.
3. Указать дату заверения копии.
4. Поставить подпись уполномоченного лица.
5. Поставить печать организации.

Если копия многостраничная, варианты заверения:

• Заверить каждую страницу
• Сделать заверительную надпись типа: “Всего в копии 8 листов, каждый лист заверен печатью”.

5. Электронный документооборот: как заверить копии

Для заверения электронных копий документов используются электронные подписи. Существует несколько видов электронных подписей:

• Простая электронная подпись (сочетание логина и пароля)
• Усиленная неквалифицированная подпись (электронная подпись с привязкой к физлицу)
• Усиленная квалифицированная подпись (наиболее надежный вид электронной подписи)

Для сдачи отчетности в налоговую и другие госорганы обычно требуется усиленная квалифицированная ЭП, которую можно получить в специализированном удостоверяющем центре.

Для заверения pdf и скан-копий документов используются те же реквизиты, что и для бумажных копий:

• Надпись или штамп “Копия верна”
• Дата заверения
• Подпись уполномоченного лица
• Печать организации

Существуют специальные программы и онлайн сервисы, которые позволяют быстро и удобно заверять электронные копии всех популярных форматов документов.

6. Ошибки при заверении копий документов

При заверении копий документов часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Одна из частых ошибок – отсутствие полного комплекта обязательных реквизитов на заверенной копии: даты, подписи, печати. Такая копия не будет иметь юридической силы.

Также нередко копии заверяются лицами, не имеющими на то полномочий в организации. Либо вместо собственноручной подписи используется факсимиле.

Неаккуратное расположение надписи “Копия верна” или ее низкое качество – еще одна распространенная ошибка.

Чтобы избежать подобных ошибок, стоит заранее определить ответственных за заверение копий лиц и выдать им соответствующие полномочия. Также важно использовать качественные расходные материалы и следить за четкостью оттиска.

7. Изготовление и использование штампа “Копия верна”

Для удобства заверения большого количества копий часто используют специальный штамп “Копия верна”.

При выборе штампа стоит обратить внимание на материал изготовления, размер, тип оснастки. Различают автоматические и ручные штампы.

На штамп можно нанести наименование организации, должность и ФИО лица, заверяющего копии. Хранить штамп нужно в сейфе или запираемом шкафу.

Правильный уход позволяет продлить срок службы штампа. Рекомендуется очищать его от чернил, промывать спиртом, 1-2 раза в месяц прокатывать по специальной подушке.

8. Рекомендации по организации процесса заверения копий

Для оптимизации процесса заверения копий документов рекомендуется:

• Разработать регламент и инструкцию по заверению;
• Закрепить ответственных сотрудников с соответствующими полномочиями;
• Использовать автоматизированные системы для учета и хранения заверенных копий;
• Ввести систему контроля качества заверенных копий.

Следование четким внутренним регламентам и правилам позволит исключить ошибки при заверении копий и повысит эффективность этого процесса в целом.

9. Порядок заверения копии паспорта

Заверение ксерокопии паспорта имеет свои особенности:

• Копируются и заверяются только страницы с фотографией, личными данными, отметкой о регистрации по месту жительства.
• На копии делается надпись: “Верно. Копия паспорта принадлежит Иванову И.И.”.
• Указывается цель изготовления копии, например: “Для предоставления в банк”.

Копию паспорта заверяет сам владелец паспорта. Ее можно использовать только в тех целях, которые указаны при заверении.

10. Куда ставить печать “Копия верна”

Печать “Копия верна” ставится в свободном от текста месте заверяемого документа. Чаще всего ее располагают под подписями и печатями, имеющимися на копируемом документе.

На многостраничных документах печать можно ставить:

• На каждом листе копии
• Только на последнем листе
• На каждом листе в углу

Главное правило – печать должна быть хорошо видна и читаема, и не перекрывать важную информацию документа.

11. Образец печати “Копия верна”

Стандартный образец печати “Копия верна” включает следующие элементы:

• Надпись “Копия верна” или “Верно”
• Наименование организации
• Место для даты
• Место для подписи
• Место для расшифровки подписи (ФИО и должность)

Размер печати обычно составляет 40-50 мм. Надпись делается на русском языке. Цвет, как правило, синий или фиолетовый.

Такая стандартная печать позволяет быстро и правильно заверять большое количество копий документов в организации.

12. Заверение ксерокопии документа

При заверении ксерокопии документа важно соблюдать следующие правила:

1. Копировать документ нужно полностью, без пропусков информации
2. Использовать бумагу формата А4, качественно откопировать все реквизиты подлинника
3. Сделать заверительную надпись с датой, подписью, печатью на свободном поле
4. При многостраничном документе проверить правильность нумерации и последовательность листов

Ксерокопия считается заверенной, если на ней присутствуют все обязательные реквизиты, соответствующие оригиналу.

13. Заверение копий документов нотариусом

В некоторых случаях законодательство требует обязательного нотариального заверения копий документов, например:

• Копии учредительных документов организации
• Копии доверенностей на совершение крупных сделок
• Копии документов, подаваемых в суд

Нотариус сравнивает копию с оригиналом документа, заверяет ее и ставит свою подпись и печать. Такая заверенная копия приобретает особую юридическую силу.

14. Образец заверенной копии документа

Копия содержит заверительную надпись на каждом листе, подпись, печать, сквозную нумерацию страниц.

Такая заверенная копия будет иметь полную юридическую силу и ее можно использовать в качестве официального документа.