То есть даже если работник пробыл в командировке месяц, два, полгода или год, за каждый рабочий день ему положен средний заработок, рассчитываемый в обычном порядке.
Но работодатель может предусмотреть в своем ЛНА повышенную оплату (доплату) в связи с длительностью командировки.
Также помните, что если речь идет о длительной командировке за границу, то работник может потерять статус налогового резидента. И тогда придется считать НДФЛ с его дохода по иным правилам.
- Расчеты с командированным работником
- Виды командировочных расходов: суточные, проезд, проживание
- Размер и нормы суточных за каждый день командировки
- Оформление расходов если работник едет в командировку на личном транспорте
- Как оформить использование личного транспорта в командировке
- Список документов
- Срок командировки: как посчитать
- Командировка в выходной день: как оплатить
Расчеты с командированным работником
Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Виды командировочных расходов: суточные, проезд, проживание
Как правило, во время командировки возникают следующие расходы:
- суточные;
- расходы на проезд и проживание;
- иные расходы, связанные с командировкой и возмещаемые работнику по согласованию с руководителем организации.
Рассмотрим порядок учета расходов подробнее.
Размер и нормы суточных за каждый день командировки
Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке).
Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст.
Оформление расходов если работник едет в командировку на личном транспорте
НК).
Если выплата компенсации за личное имущество не согласована с работодателем, то траты на ГСМ в данном случае могут быть возмещены работнику как командировочные расходы.
Отметим, что никаких ограничений в выборе вида ТС для проезда к месту командировки НК не установлено. Трудовой кодекс гарантирует возмещение фактически понесенных сотрудником расходов на проезд независимо от того, на каком виде транспорта он едет до места командировки и обратно.
Поэтому если по решению руководства сотрудника отправили в поездку на его машине, компания должна возместить ему всю сумму затрат на проезд (оплатить всю стоимость израсходованного бензина на основании документов (кассовых чеков), представленных работником).
1. Командировочное удостоверение о прибытии и убытии;
2. Служебное задание с отчётом о проделанной работе;
3.
Чеки с АЗС, места проживания, об иных расходах, связанных с поездкой;
4. Авансовый отчёт.
Если в процессе командировки приобретались запасные части для авто в связи со срочным ремонтом или автомобильное масло, то чеки также необходимо приложить.
Оплата расходов происходит путём наличного или безналичного расчёта.
При возмещении ГСМ необходимо руководствоваться распоряжением № АМ-23-р.
При расчёте учитываются расстояние до пункта назначения и обратно, стоимость топлива, объём двигателя, список поездок по рабочим моментам, оговоренным в служебной записке.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи.
В соответствии со статьей 188 ТК РФ, обязательно согласование данного момента с работодателем.
Как оформить использование личного транспорта в командировке
Если по согласованию сторон работник направляется в командировку на личном транспорте, то он выполняет функции водителя. Перед поездкой необходимо пройти медосмотр.
В документе нужно указать все суммы компенсации за использование личного автомобиля.
Также требуется чётко определить размер суммы, подлежащей возмещению. При возникновении форс-мажорных ситуаций в период командировки работодатель также возмещает внеплановый ремонт транспортного средства.
Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок.
Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ, в двойном размере.
После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Список документов
Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки.
ТК РФ):
- женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
- работники-инвалиды;
- матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки: как посчитать
Срок служебной командировки – это период со дня выезда в командировку по день возвращения из нее (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Этот срок определяет работодатель.
При этом командировка может быть и однодневной, и очень длительной (месяц, полгода, год и т.д.).
Но важное условие – руководитель должен установить конечный срок командировки, поскольку командировка – это поездка на определенный срок. Причем день окончания командировки устанавливается до начала командировки.
Ведь работнику необходимо выплатить определенные авансовые суммы на поездку.
День выезда в командировку – это дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. День приезда – это дата прибытия транспортного средства в указанное место (п. 4 Положения, утв.
Поэтому если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить (письмо Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).
Помимо выплаты компенсации, работодатели должны возмещать сотрудникам траты, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, в частности, затраты на топливо (ст. 188 ТК РФ). Компенсация и возмещение стоимости ГСМ — это две различные выплаты, одна из которых не исключает другую.
При учете их в качестве командировочных компания вправе принять затраты на бензин в обычном порядке – на основании путевых листов и чеков АЗС. Данные суммы учитывают в расходах в полном размере, поскольку для них в НК лимиты не установлены (пп. 12 п. 1 ст.
Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019№ 14-1/ООГ-4422).
Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п.
6 ст. 255 НК РФ).
Командировка в выходной день: как оплатить
Как недавно отметил Роструд, если в свой выходной день работник, будучи в командировке, отдыхал, то за этот день ему положены только суточные (Телеграм-канал Роструда (информация от 21.09.2023)).
А вот если командированный работал или был в пути (выехал в командировку или возвращался домой), то этот день надо оплатить как работу в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020№ 14-1/ООГ-1110). А это означает, что возможны 2 варианта (ст.
