Как сформировать расчетный листок
Поскольку унифицированной формы нет, работодатель разрабатывает его, а также порядок выдачи сам и утверждает локальным нормативным актом. Формируют расчетный листок на основании документов бухгалтерии, которые отражают:
- порядок начисления заработной платы (например, расчетно-платежная ведомость);
- справочные данные о начисленных сотруднику суммах (например, карточка-справка).
При этом необходимо ориентироваться на требования ст. 136 ТК РФ, которые предъявляются к составу сведений о зарплате. Ее составные части перечислены в ст. 129 ТК РФ:
- вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей;
- компенсационные начисления;
- стимулирующие выплаты.
В вознаграждение за работу входят начисления:
- за отработанное время с учетом окладов и тарифных ставок, а также доплаты за классность по специальности, надбавки за стаж работы;
- за неотработанное время, сюда входят отпускные, компенсации за неиспользованный отпуск, доплаты сотрудникам, которые исполняли государственные или общественные обязанности;
- оплата жилья, питания.
К компенсационным начислениям относятся выплаты за особые условия труда, а именно за работу:
- с данными, являющимися государственной тайной, и шифрами;
- в опасных или вредных условиях:
- в сложных климатических условиях;
- сверхурочно;
- в выходные и праздники;
- в ночное время.
Стимулирующие выплаты отражают результаты работы, к ним относятся суммы:
- за большой стаж работы или выслугу лет;
- эффективные результаты;
- качество работы;
- премии по итогам периода.
Вся эта информация должна быть отражена в расчетном листке с расшифровкой. Кроме этого, нужно указать размер и основания всех удержаний из заработка:
- обязательные, к ним относятся НДФЛ, взносы в профсоюз, по предъявленным исполнительным документам;
- по заявлению сотрудника, это могут быть перечисления на накопительную пенсию, выплаты по кредиту, алименты и др.;
- по инициативе работодателя, например невозвращенные подотчетные суммы, излишне выплаченные сотруднику средства из-за счетных бухгалтерских ошибок.
В итоге необходимо отразить сумму, которую сотруднику выдадут на руки с учетом всех начислений и удержаний. Компенсация командировочных расходов начислением в составе зарплаты не является, поэтому в расчетном листке ее не отражают. Заверять листок печатью и подписью не нужно, поскольку законодательством такое требование не установлено, но можно сделать это по желанию сотрудника.
Форму расчетного листка по заработной плате скачать можно в начале статьи.
Образец заполнения расчетного листка подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и бесплатно переходите к образцу.
Скачать образец расчетного листка в «КонсультантПлюс» бесплатно.
Особенности выдачи расчетного листка
Периодичность сообщения сотрудникам информации о заработке Трудовым кодексом не установлена. Однако в ст. 136 ТК РФ говорится, что зарплату необходимо выплачивать 2 раза в месяц и работодатель обязан сообщать в письменном виде о начисленных суммах. Если толковать эту норму буквально, то расчетный листок следует формировать тоже 2 раза в месяц. На практике его выдают раз в месяц при выдаче зарплаты, это подтверждает и Роструд в Письме № ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021.
При этом возникает вопрос, нужно ли сообщать информацию о начисленных суммах в случаях, которые не являются выплатой заработка: оплата больничного, отпускных, выплаты при увольнении. Для ответа на него следует также руководствоваться ст. 136 ТК РФ, в которой говорится, что работодатель должен информировать сотрудников именно при выдаче зарплаты.
Например, отпускные не являются выплатой заработка, поэтому необязательно выдавать расчетный листок в этом случае, тем более что сумма отпускных будет отражена в информации, которую предоставят при выплате заработка. Больничный оплачивают в ближайший день выдачи зарплаты, отдельно об этих суммах информировать не нужно. А вот при увольнении расчетный листок нужно формировать обязательно, поскольку происходит окончательный расчет с сотрудником.
Порядок и способ выдачи сотрудникам информации о начисленной зарплате нужно закрепить локальным нормативным актом. Обычно его формируют на бумажном носителе, поскольку этого требует ст. 136 ТК РФ. В электронном формате его можно выдавать, если в организации введен электронный кадровый документооборот. Рассылать расчетные листки через различные мессенджеры можно, если этот способ зафиксирован в трудовом или коллективном договоре либо локальном нормативном акте. При этом сотрудник должен дать письменное согласие, в котором указан номер телефона и адрес электронной почты, на которую будут отправлять информацию.
Выдавать листки можно любым способом независимо от того, каким способом выплачивают зарплату. Трудовой кодекс РФ способ выдачи не регулирует, а только связывает его с самим фактом выплаты заработка.
В какой момент нужно выдать информацию о заработке сотрудникам, Трудовой кодекс также не определяет. Поэтому это также нужно зафиксировать в локальном нормативном акте, выдавать его можно в любой момент: до выплаты заработка или после нее.
Трудовая инспекция в Письме № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 17.09.2021 сообщает о том, что ТК РФ не фиксирует для работодателя обязанность закреплять факт выдачи информации о заработке документально, например, под подпись. Однако считает целесообразным выдавать расчетные листки так, чтобы можно было подтвердить при необходимости этот факт. За невыдачу расчетного листка административным кодексом установлена ответственность для работодателя.
Как подтвердить выдачу расчетного листка, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в материал.
Итоги
Таким образом, бумажную форму расчетного листка по заработной плате следует выдать под подпись лично сотруднику, а электронную форму отправлять в рамках установленного в учреждении электронного документооборота.
