НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.
Порядок № 1314 — Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.
Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.
Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины и Минфина Украины от 30.10.98 г. № 90.
Типовая инструкция № 447 — Типовая инструкция о порядке списания имущества бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 29.11.2010 г. № 447.
Инструкция № 64 — Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64.
Методрекомендации — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету библиотечных фондов, утвержденные приказом Министерства культуры и туризма Украины от 27.03.2008 г. № 321/0/16/-08.
Инструкция № 281 — Инструкция о порядке принятия, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденная приказом Министерства топлива и энергетики Украины, Министерства экономики Украины, Министерства транспорта и связи Украины, Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155.
Инструкции № 7 — Инструкция по учету молодняка животных, птицы и животных на откорме, утвержденная приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Украины от 15.01.97 г. № 7.
Постановление № 241 — постановление Госкомстата СССР «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г. № 241.
Положение № 158 — Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, приватизируемых (корпоратизируемых), а также имущества государственных предприятий и организаций, передаваемых в аренду (возвращаемых после окончания срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденное постановлением КМУ от 02.03.93 г. № 158.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Номенклатура бланков № 283 — Номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготавливаются по лицензии Минфина, утвержденная постановлением КМУ от 19.04.93 г. № 283.
Методика № 452 — Методика расчета выборов загрязняющих веществ и парниковых газов в воздух от транспортных средств, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.11.2008 г. № 452.
Инструкция № 747 — Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная приказом Минздрава СССР от 02.06.87 г. № 747.
Порядок № 73 — Порядок списания кредиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, утвержденный приказом Госказначейства Украины от 08.05.2001 г. № 73.
После того как инвентаризационной комиссией оформлены все инвентаризационные описи, можно приступить к проверке и оформлению результатов инвентаризации. Для этого нужно:
1) оформленные инвентаризационные описи сдать в бухгалтерию учреждения для проверки, выявления отклонений и отражения в учете результатов инвентаризации.
По сути, проверка инвентаризационных описей предполагает определение правильности подсчетов в них. При этом количественные и ценовые показатели по данным бухгалтерского учета проставляются в соответствующих строках. Таким образом, данные бухучета сопоставляются с данными о фактическом наличии, что позволяет обнаружить расхождения между ними.
Обнаруженные расхождения фиксируются в специальных ведомостях, а именно:
— Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств(приложение 2 к Инструкции № 90);
— Сличительной ведомости результатов инвентаризации нематериальных активов(приложение 4 к Инструкции № 90);
— Сличительной ведомости результатов инвентаризации прочих необоротных материальных активов и запасов(приложение 6 к Инструкции № 90).
Сличительные ведомости оформляются в одном экземпляре и по каждому материально ответственному лицу.
При этом результаты инвентаризации ценностей, принадлежащих другим организациям, с приложением копии отдельной описи сообщаются их владельцам. На последней странице такой описи также нужно сделать отметку о проверке цен, таксировке и подсчете результатов, подписанную лицами, проводившими такую проверку;
2) инвентаризационная комиссия проверяет правильность определения бухгалтерией результатов инвентаризации и свои выводы, предложения и заключения отражает в Протоколе инвентаризационной комиссии (приложение 12 к Инструкции № 90). В нем отражаются:
— результаты инвентаризации (излишки, недостачи);
— причины недостач, потерь и излишков, а также виновные в этом лица и меры, принятые относительно этих лиц.
В случае если в ходе инвентаризации было выявлено имущество, подлежащее списанию в связи с непригодностью, или объекты основных средств, на которые начислен износ в размере 100 %, но продолжающие функционировать, то инвентаризационная комиссия должна указать в протоколе свои предложения относительно дальнейшей эксплуатации таких объектов (списание, реализация, ремонт и пр.);
3) не позднее чем через 10 дней после окончания инвентаризации руководитель учреждения должен утвердить протоколы инвентаризационной комиссии. На основании утвержденных протоколов результаты инвентаризации (излишки, недостачи) отражают в бухгалтерском учете.
Материалы инвентаризации и решения об урегулировании расхождений отражаются в том месяце, в котором окончена инвентаризация, а также в годовом отчете.
Расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются учреждениями с учетом требований п. 17.1 Инструкции № 90 в следующем порядке:
Расхождения
Порядок урегулирования
1
2
3
Излишки
Основные средства, ценные бумаги, денежные средства и другие материальные ценности
Подлежат оприходованию и зачислению на увеличение доходов по специальному фонду с дальнейшим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Объекты, обнаруженные в излишке, при оприходовании оцениваются по их реальной (действительной) стоимости, а износ определяется исходя из технического состояния. Если выявленные излишки не принадлежат учреждению (материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении и т. п.), и их наличие в учреждении подтверждено документально, то оснований для их оприходования в составе активов нет
Сумма выявленных излишков включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, которая подается в органы Госказначейства до окончания отчетного периода. Форма Справки приведена в приложении 43 к Порядку обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденному приказом Госказначейства от 25.05.2004 г. № 89.
Недостачи запасов в пределах норм естественной убыли
Запасы, приобретенные в текущем году
Списываются на фактические расходы учреждения
Запасы, приобретенные в прошлом году
Списываютсяна уменьшение результата исполнения сметы учреждения
Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач и после зачета недостачи ценностей избытками при пересортице. При отсутствии норм естественной убыли потеря рассматривается как недостача сверх нормы. Следует учесть, что Инструкция по учету запасов в бюджетных учреждениях, утвержденная приказом Госказначейства от 08.12.2000 г. № 125, не содержит требований об отдельном отражении в аналитическом учете запасов по годам поступления (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 8), поэтому логичнее списывать на фактические расходы текущего года как запасы, приобретенные в этом году, так и прошлогодние.
Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей
Виновные лица установлены
Недостачи списываются с баланса учреждения и относятся на счет виновных лиц
Взыскание с виновных лиц убытков, причиненных хищением, недостачей или потерей, осуществляется согласно Порядку № 116.
Виновные лица не установлены и дела находятся в следственных органах
Недостачи списываются с баланса учреждения и зачисляются на забалансовый счет 05 «Гарантии и обеспечения» до установления виновных лиц или до предоставления соответствующей информации следственными органами по этим делам. Для того чтобы списать такую недостачу с забалансового счета, учреждению необходимо иметь в наличии документ, подтверждающий, что уголовное дело, открытое следственными органами, было закрыто. Таким документом является протокол (постановление) о закрытии уголовного дела. Подробнее по этому вопросу см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 15. Если сведения о недостачах следственным органам не переданы и соответственно ими не расследуются, то на забалансовом счете 05 «Гарантии и обеспечения» недостачи материальных ценностей не отражаются
В документах, подаваемых для оформления списания сверх норм естественной убыли и потерь от порчи имущества, следует указать меры, принятые для предотвращения таких потерь (п. 10 Типовой инструкции № 447).
Материалы инвентаризации и решения относительно урегулирования расхождений отражаются в том месяце, в котором окончена инвентаризация, а также в годовом отчете.
Задолженность по суммам недостач и хищений средств и материальных ценностей, суммам убытков от порчи материальных ценностей, отнесенных на счет виновных лиц, и другим суммам, подлежащим удержанию в установленном порядке, отражают:
— в строке 184 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков» формы № 1 «Баланс»;
— в строке 080 «Задолженность по сумме возмещенных убытков, подлежащих перечислению в бюджет» Справки о суммах дебиторской и кредиторской задолженности учреждения по операциям, которые не отражаются в форме № 7д, 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам». При этом в самой форме № 7д, 7м «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» такая задолженность не отражается.
Кроме того, суммы выявленных недостач отражаются в годовой отчетности:
— № 9 «Отчет о результатах финансовой деятельности»;
— № 15 «Отчет о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей»;
— № 5 «Отчет о движении необоротных активов»;
— № 6 «Отчет о движении материалов и продуктов питания».
Информация о результатах проведенной инвентаризации в целом приводится также в пояснительной записке к годовому отчету.
