Как правильно заполнять внутреннюю опись документов дела в электронном виде

Аналогично и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф “Согласовано” с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Как правильно заполнять внутреннюю опись документов дела в электронном виде

ЭТО ВАЖНО! В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде, способные обеспечить их целостность, следует хранить идентичные по содержанию документы на бумажном носителе, которые должны быть в установленном порядке оформлены и подписаны. При невозможности получения бумажных оригиналов логично создавать заверенные копии документов в электронном виде на бумажном носителе.

Внутренняя опись документов в электронном виде ЭД служит подтверждением целостности метаданных (данные, описывающие сведения, позволяющие понять обстоятельства создания, получения и использования документа, содержание, структуру документов и процесс управления документами в течение времени, которыми может выступать совокупность реквизитов содержащихся в документе или информационно-поисковой системе) на уровне документа в электронном виде.

Как правильно заполнять внутреннюю опись документов дела в электронном виде бесплатно

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.).

Изучение документов, поступивших в арбитражный суд в электронном виде, осуществляется судьями и сотрудниками суда при помощи имеющихся в распоряжении суда технических средств. При необходимости по требованию судьи такие документы могут быть распечатаны его помощниками/специалистами судебного состава.

3.3.7. В случае если поступившие в арбитражный суд документы подлежат направлению в арбитражный суд вышестоящей инстанции для рассмотрения (часть 2 статьи 257, часть 2 статьи 275 и часть 2 статьи 222.2 АПК РФ), распечатанные в соответствии с пунктом 3.3.3 Инструкции документы вместе с делом направляются в соответствующий арбитражный суд по почте.

Главное – указать в описи передаваемые документы и предусмотреть поля для подписания формы ответственными лицами.

Почтовую опись вложения оформляют на специальном бланке по форме 107 (приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п).

Бланк документа можно получить бесплатно в любом отделении почты либо скачать в формате PDF после регистрации на официальном сайте «Почты России».

Заполняют опись заявлений в двух экземплярах, на которых сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату его принятия. Один экземпляр вкладывают в отправление, а второй возвращают отправителю.

В случае если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, разрешено заполнить несколько бланков с пометкой «лист 1», «лист 2».

3.3.1. Согласно части 1 статьи 41 АПК РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, путем заполнения форм документов, размещенных на официальном сайте суда в сети Интернет, в порядке, установленном в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Документы в электронном виде могут подаваться в арбитражный суд лишь способами, определенными “Порядком подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде”, утвержденным ВАС РФ (далее – Порядок подачи документов в электронном виде).

Во исполнение Порядка подачи документов в электронном виде Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации разработана и внедрена система электронной подачи процессуальных документов посредством сети Интернет (далее – сервис электронной подачи документов).

Для приказов по основной деятельности указываются номер, дата, заголовок и текст.

В описи исходящей корреспонденции приводятся данные об адресате, дате отправки, кратком содержании. Для входящей корреспонденции указывают отправителя и дату поступления.

Таким образом, внутренняя опись в каждом конкретном случае имеет свою специфику.

Типичные ошибки при составлении внутренней описи

Чтобы избежать ошибок, составители описей должны хорошо знать правила их заполнения. Рассмотрим типичные ошибки.

• Неверная последовательность документов.
• Отсутствие порядковых номеров.
• Неточное указание реквизитов.
• Орфографические ошибки в заголовках.
• Небрежное заполнение граф описи.

Такие ошибки снижают ценность описи как учетного документа.

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п).

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку;
• дата составления и подписания;
• номер документа;
• название документа;
• номера листов дела;
• примечания, например, можно указать копия это или оригинал.

Под таблицей прописью указывается должность специалиста, который составлял документ, его подпись и расшифровка.

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.