Приказ о выдаче денег на новый год в виде подарка

Если приказ не делали, сроки оговаривают в заявлении подотчетника.

Как выдают деньги под отчет

Для организаций новые правила подотчета в 2024 году представляют собой определенный алгоритм:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет или свое заявление за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
2. Подотчетникам разрешили выдавать деньги, даже если у них есть долг по ранее выданным авансам. Но поскольку отменили 3-дневный срок для авансового отчета, рекомендуется провести полную сверку взаиморасчетов перед выдачей денег.
3. К авансовому отчету надо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации.

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

Все организации, в соответствии с ч.
1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники.

Приказ о выдаче денег на новый год в виде подарка

По возможности – печать организации.

Стоит отметить, что акт на списание не будет иметь юридической силы без ведомости выдачи с подписями одаряемых.

Обязательно ли составлять договор

Договор дарения обязательно заключать в письменной форме с постановкой всех подписей и печатей, если цена презента (подарочного сертификата либо просто вручаемых денежных средств) превышает 3 тыс. рублей.

Если стоимость сувенирной продукции, цветов, парфюмерной продукции и прочего составляет менее 3 тыс. рублей на человека, то договор может составляться и в устной форме. Но остальная документация остается обязательным условием для возможности законного списания.

НДФЛ

Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей.

Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе.

Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Подробнее о том, кто такие подотчётные лица читайте в этом материале.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е.

Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014). О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо № 09-01-07/46781 от 21.07.2017). Но для этого надо закрепить локальный порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) проводятся безналично. Сделайте это:

• в своей учетной политике;
• в положении о расчетах с подотчетными лицами;
• в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности.

Безналичный перевод подотчетных средств отмечают дополнительным пунктом.

Подробнее: как перечислить подотчетные средства на банковскую карту сотрудника

Обязательно заявление на выдачу денег под отчет

Деньги выдают на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме.

Разбираемся, как выдать деньги подотчет.

Чем регулируется подотчет

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2024 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более.

При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

• номер и дату составления;
• наименование компании;
• полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
• максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
• цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.

Все они прописаны в 9 статье закона о бухучете.

В предлагаемых для скачивания бланке и образце документа присутствуют следующие части:

• Шапка. Она включает в себя: реквизиты компании в верхней части (в идеале акт печатается на бланке организации), наименование документа, его номер, дату подписания и город.
• Перечисление состава комиссии. Она должна насчитывать не менее пяти лиц, поставивших на бумаге свои подписи.
  Достаточно будет фамилии, инициалов и должности (если в состав комиссии входят сотрудники).
• Таблица с описанием подарков, их стоимости и тех, кому они были вручены.
• Повод для преподнесения презентов. В прилагаемом примере это Новый год.
• Сколько единиц выдано и на какую сумму.
• Упоминание о возможности списания перечисленных ценностей с учета.
• Подписи членов комиссии.

При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия.