Документы налогового учета по исчислению НДС, в том числе исправленный и корректировочный счет-фактура, выставленные продавцами или исполнителями и полученные покупателями или заказчиками, должны регистрироваться. Для этого используются книга покупок и книга продаж.
Рассмотрим, как провести исправления. Регистрацию исправленного корректировочного счета-фактуры нужно производить с учетом того периода, в котором вносятся поправки.
Продавец или поставщик аннулирует ошибочный и регистрирует исправленный документ в книге продаж. Если книгу продаж нужно корректировать за текущий квартал, то после того, как ошибочный документ будет аннулирован, необходимо зарегистрировать исправленный счет-фактуру. Для этого производят следующие действия (пп. 7, 11 правил ведения книги продаж):
- аннулируют счет-фактуру в книге продаж, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 13а–19;
- в графе 4 книги продаж прописывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного счета-фактуры. Если регистрируют исправленный корректировочный счет-фактуру, то номер и дату его исправления из строки 1а указывают в графе 6;
- в графах 13а–19 и 22–23 отражают показатели исправленного документа с положительными значениями;
- в остальных графах прописывают оставшиеся показатели исправленного счета-фактуры.
Если нужно внести правки в книгу продаж за уже истекший квартал, потребуется заполнить дополнительный лист книги за этот период. В нем аннулируют ошибочный документ, а затем регистрируют исправленный счет-фактуру в следующем порядке (пп. 3, 11 правил ведения книги продаж, пп. 3, 4 правил заполнения дополнительного листа книги продаж):
- аннулируют счет-фактуру в книге продаж, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 13а–19;
- в графе 4 дополнительного листа показывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа. Если регистрируют исправленный корректировочный счет-фактуру, номер и дату его исправления из строки 1а указывают в графе 6;
- в графах 13а–19 и 22–23 прописывают показатели исправленного документа с положительными значениями. При регистрации исправленного счета-фактуры на аванс графы 14–16 и 19–23 не заполняются;
- в остальных графах этой строки нужно прописать оставшиеся данные исправленного документа.
В строке «Всего» рассчитывают и указывают итоговые значения по графам 14–19 (п. 5 правил заполнения дополнительного листа книги продаж).
Покупатель аннулирует ошибочный и регистрирует исправленный документ налогового учета в книге покупок. Порядок регистрации зависит от того, когда была получена от продавца исправленная документация.
Если правки вносятся в текущем квартале, то вначале аннулируют ошибочный счет-фактуру, а затем регистрируют исправленный документ таким образом (пп. 6, 9 правил ведения книги покупок):
- аннулируют счет-фактуру в книге покупок, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 14 и 15;
- в графе 4 книги покупок прописывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа;
- в графе 6 указывают данные по исправленному корректировочному счету-фактуре, ставя номер и дату его исправления из строки 1а;
- в графах 14 и 15 отражают показатели исправленного счета-фактуры с положительными значениями;
- в оставшиеся графы переносят оставшиеся данные исправленного счета-фактуры.
Если же правки вносятся после завершения квартала, то заполняют дополнительный лист книги покупок за тот квартал, в котором был зарегистрирован ошибочный документ (пп. 4, 9 правил ведения книги покупок). В дополнительном листе аннулируют ошибочный документ, а затем регистрируют исправленный счет-фактуру следующим образом (пп. 3, 4, 6, 9 правил заполнения дополнительного листа книги покупок):
- аннулируют счет-фактуру в книге покупок, регистрируя его повторно с отрицательными показателями в графах 14 и 15;
- в графе 4 указывают номер и дату исправления из строки 1а исправленного документа. По исправленному корректировочному счету-фактуре номер и дату исправления из строки 1а прописывают в графе 6;
- в графах 14 и 15 отражают показатели исправленного счета-фактуры с положительными значениями;
- в остальных графах показывают оставшиеся данные исправленного документа.
При регистрации исправленного документа налогового учета, выставленного на сумму аванса, графы 8 и 16–19 не заполняются.
В строке «Всего» рассчитывают разницу по графе 15. Сначала из показателей строки «Итого» вычитают показатели неверного счета-фактуры. Затем к полученному результату прибавляют данные исправленного документа.
Исправленный документ налогового учета нужно отразить в декларации по НДС. Способ отражения будет зависеть от того, когда исправленный документ был зарегистрирован в книге продаж, книге покупок или в дополнительных листах к ним.
Если он зарегистрирован до сдачи декларации по налогу на добавленную стоимость, то продавец заполняет раздел 9 или приложение 1 к разделу 9 за отчетный квартал. Покупатель, в свою очередь, должен заполнить раздел 8 или приложение 1 к разделу 8.
Если правки в книгу продаж или книгу покупок внесены за прошлый период, декларация за который уже сдана и в результате итоговые показатели книг изменились, нужно сдать уточненную декларацию. Если же уточненная сумма к уплате получится больше, чем в первичной декларации, придется доплатить налог, а также пени (пп. 1, 4 ст. 81 НК РФ).
