Недостача — понятие, выявление, учет, проводки, оформление и взыскание
В нашей консультации мы расскажем о том, что такое недостача и как она выявляется. Кроме того, вы узнаете, как отражать недостачи в бухгалтерском и налоговом учете.
Понятие и причины возникновения недостачи
Недостача – это фактическое отсутствие денежных и материальных средств (включая ОС и товары), выявленное в ходе контрольных процедур, ревизии, инвентаризации.
Причины недостач могут быть разными, в частности, недостача может возникнуть в результате хищения или из-за безответственного отношения к хранению ценностей материально ответственным лицом.
Инвентаризация и недостача
Все организации обязаны периодически проводить инвентаризацию активов и обязательств (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ). К примеру, это нужно делать перед составлением годовой бухгалтерской отчетности или при смене материально ответственных лиц (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие тех или иных объектов бухгалтерского учета и сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ). И если в ходе инвентаризации обнаружено, что по данным регистров бухгалтерского учета какие-то активы у вас есть, а по факту они имеются в меньшем количестве или их нет вовсе, то значит, имеет место недостача. Правда, иногда случается, что ошибки допущены в самом бухгалтерском учете (например, несвоевременно списаны ценности). Поэтому, обнаружив недостачу, проверьте, нет ли ошибок в бухучете. И если они есть, исправьте их.
Выявленная в ходе инвентаризации недостача подлежит регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N402-ФЗ).
Оформление недостачи
При обнаружении недостачи необходимо оформить сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49). Вы можете разработать собственные сличительные ведомости, а можете воспользоваться унифицированными формами. Например, для документирования недостачи основных средств и нематериальных активов используется форма № ИНВ-18, а для документального оформления недостачи товарно-материальных ценностей – форма № ИНВ-19 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кстати, сличительные ведомости могут быть и частью инвентаризационной описи/инвентаризационного акта. Это предусмотрено в формах № ИНВ-15 и № ИНВ-16 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кроме того, имеет смысл оформить ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26). Во-первых, в этой ведомости можно отразить все выявленные недостачи. Во-вторых, руководителю организации будет удобнее изучать один документ, а не много разных бумажек. Напомним, что предложения об урегулировании выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухучета представляются на рассмотрение руководителю, и окончательное решение о зачете принимает именно он (п. 5.4 Методических рекомендаций по инвентаризации, утв. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49).
Затем инвентаризационной комиссии нужно провести заседание, в ходе которого в том числе формулируются:
- предложения по зачету излишков и недостач, выявленных в результате пересортицы;
- объяснения причин, по которым обнаруженные недостачи не отнесены на виновных лиц;
- предложения по списанию/уценке испорченного имущества.
Эти и другие предложения/объяснения фиксируются в протоколе заседания инвентаризационной комиссии, который оформляется в произвольной форме.
Далее передайте все документы руководителю организации для изучения и принятия окончательных решений, которые впоследствии должны быть отражены в приказе об утверждении результатов инвентаризации. В этом приказе, среди прочего, нужно отразить и решение руководителя относительно списания тех недостач, которые не устраняются путем исправления ошибок или зачетом излишков по пересортице.
Отражение недостач в бухгалтерском учете
Для отражения недостач в бухгалтерском учете предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). По дебету этого счета отражается сумма недостачи, по кредиту – списание недостачи в расходы. На 31 декабря счет 94 должен быть закрыт – сальдо по нему быть не должно.
Приведем примеры бухгалтерских проводок отражения недостачи.
Недостача в кассе.
Содержание операцииДебетКредитВыявлена в ходе инвентаризации недостача наличных денежных средств в кассе9450Сумма недостачи отнесена на кассира73-294Из зарплаты кассира произведено удержание суммы недостачи7073-2
Недостача ТМЦ.
Содержание операцииДебетКредитВыявлена в ходе инвентаризации недостача ТМЦ9410 (41, 43 и др.)Списана недостача ТМЦ в пределах норм естественной убыли20 (44 и др.)94Списана недостача ТМЦ сверх норм естественной убыли91-294
Также об отражении недостач читайте отдельную консультацию.
Отражение недостач в налоговом учете
Сумма недостачи товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли включается в состав материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814).
Что же касается недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли, недостачи по товарно-материальным ценностям, по которым не установлены такие нормы, а также недостачи ОС и иных ценностей, то суммы таких недостач можно списать во внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ). При этом нужно иметь в виду следующее:
- если установлено виновное в недостаче лицо и оно возмещает ущерб (самостоятельно/по решению суда), то сумму возмещения нужно включить в состав внереализационных доходов (Письмо Минфина России от 27.04.2020 N03-03-06/1/34033);
- если недостача возникла в результате чрезвычайной ситуации (стихийного бедствия, пожара, аварии и т.д.), то для списания суммы недостачи в расходы у вас должны быть документы, подтверждающее эту чрезвычайную ситуацию (см., например, Письмо Минфина России от 15.11.2017 N03-03-06/1/75493);
- если виновные в недостаче лица не установлены, то для учета недостач в налоговых расходах необходимы документы уполномоченного органа госвласти, подтверждающие отсутствие виновных лиц (см., например, Письмо Минфина России от 27.04.2020 N03-03-07/34451).
Также важно отметить, что НДС при недостаче восстанавливать вам не придется (Письмо ФНС России от 21.05.2015 NГД-4-3/8627@).
Особенности взыскания недостач с виновных лиц
Чтобы удержать из зарплаты работника сумму недостачи, выявленную в ходе инвентаризации, нужно предпринять следующие действия.
- Провести служебное расследование (ст. 247 ТК РФ).
Для этого может быть создана специальная комиссия. Правда, как правило, расследование проводится инвентаризационной комиссией на этапе подготовки для руководителя организации предложений по урегулированию выявленных расхождений.
В ходе служебного расследования, в том числе устанавливаются:
- причины возникновения недостачи. Не забудьте затребовать с работника письменные объяснения для установления причин возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ). А если работник откажется давать такие объяснения, составьте соответствующий акт;
- наличие/отсутствие вины работника в возникновении недостачи;
- размер ущерба;
- наличие обстоятельств, исключающих вину работника. Напомним, что материальная ответственность работника исключается в случаях, когда ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости/ необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
По результатам расследования оформите акт служебного расследования по факту причинения работником материального ущерба либо отразите эти результаты в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
- Издать приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты работника.
Приказ нужно издать не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ст. 248 ТК РФ). В приказе укажите сумму ущерба, которая подлежит удержанию из зарплаты работника. Имейте в виду, что по общему правилу эта сумма не может превышать средний месячный заработок работника (ст. 241, 248 ТК РФ). Правда, если сумма ущерба больше среднего месячного заработка работника, можно попробовать договориться с работником о полном возмещении ущерба или частичном, но в размере, превышающем средний месячный заработок. В этом случае возьмите с работника письменное обязательство (ст. 248 ТК РФ).
- Удержите сумму ущерба из зарплаты работника.
Здесь важно помнить о правилах удержания. Так, в общем случае размер всех удержаний при каждой выплате работнику не может превышать 20% от начисленной зарплаты после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). При этом удержание по исполнительным листам нужно производить в первую очередь. Следовательно, если, к примеру, из зарплаты работника удерживаются по исполнительному листу алименты на одного ребенка (25%), то удержать сумму ущерба в виде недостачи уже не получится. Однако на основании заявления работника из зарплаты (за вычетом НДФЛ, а также обязательных удержаний) можно удерживать любые суммы без учета вышеупомянутого ограничения.
Кстати, взыскание с работника ущерба – право, а не обязанность работодателя. Он может простить сумму ущерба полностью или частично (ст. 240 ТК РФ). При этом у работника не возникает дохода, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 20.10.2017 N03-04-06/68917).
